Norma Legal Oficial del día 30 de Noviembre del año 1999 (30/11/1999)
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NORMAS LEGALES
MORDAZA, martes 30 de noviembre de 1999
auditores externos una fuente de informacion sobre el funcionamiento del sistema contable y los controles internos relaciones, asi como sobre la existencia de riesgos financieros y operativos significativos en la entidad. · La auditoria interna como elemento del ambiente de control La existencia de una funcion efectiva de auditoria interna es un aspecto importante del ambiente de control. Supervisar las actividades de auditoria interna puede reducir el riesgo que la gerencia viole otros controles internos, los empleados pueden ser mas conscientes al llevar a cabo los procedimientos de control y se puede reducir el riesgo de manipulacion de la estructura de control interno. · Evidencia de auditoria obtenida por auditoria interna La evidencia de auditoria comprende el trabajo realizado por auditoria interna para evaluar y probar la efectividad operativa de los controles o para realizar pruebas detalladas de transacciones y saldos. Si el trabajo de auditoria interna proporciona evidencia sobre las aseveraciones de los estados de rendicion de cuentas, podemos depositar confianza en el, siempre que satisfaga con la calidad de dicho trabajo. Se puede decidir reflejar este trabajo en nuestras MPA para evitar la duplicacion de esfuerzos. El auditor tiene dos opciones cuando evalua la calidad del trabajo realizado por auditoria interna: una revision global del departamento, o una revision de la calidad del trabajo realizado en asignaciones especificas. Normalmente es mas eficiente realizar una evaluacion global del departamento, lo que permite confiar en su trabajo en una serie de unidades operativas y componentes del negocio. De esta manera, se obtiene satisfaccion que auditoria interna posee politicas y procedimientos adecuados para asegurar la independencia y competencia de sus auditores, y existe un control de calidad adecuado sobre la integridad de los papeles de trabajo e informes, en general no habra necesidad de revaluar estos factores para cada unidad operativa y componente. Por otra parte, una revision global del departamento de auditoria interna puede brindar un importante servicio al beneficiario. El conocimiento del beneficiario puede indicar que la funcion de auditoria interna es debil y que una confianza global no esta garantizada. Sin embargo, cuando se considera que existen asignaciones especificas en las que la calidad del trabajo es adecuada o fuerte, podemos aplicar un enfoque especifico para evaluar su trabajo. Este enfoque tambien puede ser eficiente cuando se preve confiar en la auditoria interna en una cantidad limitada de areas. En esta revision, se considera la objetividad y competencia del personal a cargo de la asignacion especifica, asi como la MORDAZA de integridad (suficiencia de la planificacion de la revision de los papeles de trabajo e informes). Como parte de la revision de la oficina de auditoria interna para determinar la confianza en su trabajo, se puede identificar areas en las que se puede y debe mejor la calidad o la efectividad de su trabajo. Las recomendaciones que surjan normalmente se comunican al jefe de la oficina de auditoria interna y, de corresponder, a la gerencia superior y al directorio o al comite de auditoria. El alcance de la confianza en el trabajo de los auditores internos depende de la evaluacion sobre la calidad de dicho trabajo. Para ello se considera los siguientes factores: · Su independencia · Su competencia y experiencia · Lo adecuado de sus papeles de trabajo e informes · Seguimiento e implantacion de las recomendaciones surgidas de sus informes PLANIFICACION GENERAL 4. ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE A. NORMAS DE AUDITORIA APLICABLES a. MORDAZA de Auditoria Gubernamental 2.40 Archivo Permanente "Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el Archivo Permanente".
B. COMENTARIOS a. En concordancia con lo establecido en la NAGU 2.40 y en la Guia de Papeles de Trabajo, la Contraloria General de la Republica ha definido y difundido el contenido del Archivo Permanente, el mismo que se describe a continuacion. La actualizacion del archivo permanente, es referido al Programa / Proyecto, en lo que fuera aplicable, salvo que por el MORDAZA de entidad y la naturaleza del Proyecto se requiera de informacion institucional.
CODIGO P.1 P.2 P.3 P.4 P.5 P.6 P.7 P.8 P.9 P.10 P.11 P.12 P.13 P.14 P.15 P.16 P.17 P.18 P.19 P.20 CONTENIDO LeyOrganicadelaentidadynormaslegalesqueregulansufuncionamiento. Organigramaestructuralaprobado ReglamentodeOrganizacionyFunciones-ROFaprobado. ManualdeOrganizacionyFunciones-MOFaprobado. ManualdeProcedimientosaprobado. Flujogramasdelasprincipalesactividadesdelaentidad. PlanOperativoInstitucional. PresupuestoInstitucionalincluyendomodificacionesyevaluaciones. Estadosderendiciondecuentas. Informesdeauditoria. Denuncias. PlanAnualdeAuditoria,incluyendoreprogramaciones(OAI). InformedeevaluaciondelPlanAnualdeAuditoria. ResumendelasdecisionesmasimportantesadoptadasporlaAlta Direccion. ResolucionesyDirectivasemitidasporlaEntidad. ConveniosyContratosTrascendentes. Memoria. RelaciondeFuncionariosdelaEntidad Donaciones Licitacionesyconcursospublicosrealizados.
b. Cabe senalar que la Oficina de Informatica ha desarrollado sistemas informaticos que procesan informacion relativa a las actividades desarrolladas por las entidades; dicha informacion debe ser consultada a efectos de actualizar el archivo permanente y considerarla en las siguientes fases de la etapa de planificacion. c. Asimismo, resulta conveniente coordinar con la Oficina de Imagen Institucional, con la finalidad de obtener MORDAZA de las publicaciones periodisticas que mantengan en sus archivos y que se encuentran relacionados con la entidad; dicha informacion debe ser archivada en la seccion "Denuncias" del Archivo Permanente. C. ACCIONES A DESARROLLAR No obstante que la descripcion del contenido del Archivo Permanente precisa los documentos que deben formar parte de el, a continuacion se dan a conocer algunas consideraciones que deben tomarse en cuenta a efectos de mantener uniformidad en el orden de los documentos que lo conforman: a. Debe contener informacion correspondiente a los dos ultimos anos, adicionalmente al ano en curso; toda la documentacion anterior debe archivarse en un "Archivo Permanente Pasivo". b. Es necesario coordinar con todos los organos de linea de la Contraloria General a efectos de obtener la informacion que por su naturaleza se encuentra a cargo de cada una de ellas. c. Se debe evaluar la posibilidad de efectuar coordinaciones previas con el Jefe de la Oficina de Auditoria Interna, para que prepare la documentacion que no se encuentra en los archivos, de tal forma que la misma este disponible cuando se instale la Comision de Auditoria en las oficinas de la entidad. d. Existen documentos que por su naturaleza resultan voluminosos y que no necesariamente deben ser incluidos fisicamente en el Archivo Permanente (por ejemplo: informes de acciones de control de las Oficinas de Auditoria Interna, informes de auditoria preparados por Sociedades de Auditoria, Planes Anuales de Auditoria, Planes Operativos del Convenios, etc.), en tales casos se debe evaluar la posibilidad de archivar resumenes de los aspectos importantes de sus contenidos, manteniendo el expediente en el "Archivo Tecnico" del Area de Auditoria, a efectos de consultarlo cuando sea necesario.