Norma Legal Oficial del día 30 de Noviembre del año 1999 (30/11/1999)

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NORMAS LEGALES

MORDAZA, martes 30 de noviembre de 1999

bajo los terminos del convenio, e identificar areas donde hayan ocurrido o pudieran haber ocurrido irregularidades y actos ilicitos como resultado de controles inadecuados. Como minimo, el auditor debe: 1. Revisar costos directos e indirectos cargados a y reembolsados por USAID y costos incurridos pero pendientes de reembolso por USAID, identificando y cuantificando cualquier costo cuestionado. Todos los costos que no esten respaldados con documentacion adecuada o no esten de acuerdo con los terminos del convenio deben reportarse como cuestionados. Los costos cuestionados que esten pendientes de reembolso por parte de USAID deben ser identificados en las notas al estado de rendicion de cuentas como no reembolsados por USAID. Los costos cuestionados deben ser presentados en el estado de rendicion de cuentas en dos categorias separadas: (a) costos inelegibles que son explicitamente cuestionados porque son irracionales, prohibidos por los convenios o las leyes y regulaciones aplicables, o no se relacionan con el programa; y (b) costos no documentados que no estan documentados adecuadamente o no tienen las aprobaciones o autorizaciones previas requeridas. Todos los costos cuestionados resultantes de instancias de incumplimiento con terminos del convenio y leyes y regulaciones aplicables deben ser incluidos como hallazgos en el informe sobre cumplimiento. Ademas, las notas al estado de rendicion de cuentas deben describir los costos cuestionados y deben ser referenciados a los hallazgos correspondientes en el informe de cumplimiento. 2. Revisar el libro mayor y libros del programa para determinar si los costos incurridos fueron registrados adecuadamente. Conciliar los costos directos cargados a, y reembolsados por, USAID contra los registros del programa y libro mayor. 3. Revisar los procedimientos usados para controlar los fondos, incluyendo su canalizacion a instituciones financieras u otras unidades ejecutoras contratadas. Revisar las cuentas de banco y los controles sobre esas cuentas. Efectuar confirmacion positiva de saldos, si fuera necesario. 4. Determinar si los anticipos de fondos fueron justificados con documentacion, incluyendo conciliaciones de los fondos anticipados, desembolsados y disponibles. El auditor debe asegurarse que todos los fondos recibidos por el beneficiario de USAID fueron registrados apropiadamente en los registros contables del beneficiario y que esos registros fueron periodicamente conciliados con informacion provista por USAID. 5. Determinar si los ingresos y reembolsos del proyecto, si los hay, que representen recuperaciones de costos directos e indirectos, son registrados como ingresos o creditos a las cuentas de costos del proyecto. Si el beneficiario obtuvo algun ingreso con los fondos del proyecto, los montos deben ser cuestionados en el estado de rendicion de cuentas si no son acreditados como reducciones a los costos del proyecto o usados para alcanzar los objetivos del proyecto. 6. Revisar los procedimientos de compra para determinar si se han aplicado practicas comerciales sanas, incluyendo competencia, precios razonables, y adecuados controles sobre la calidad y cantidades recibidas. 7. Revisar los cargos directos por sueldos y determinar si las tasas son razonables para la posicion, de acuerdo con aquellas aprobadas por USAID, cuando la aprobacion de USAID es necesaria, y documentada con nominas adecuadas. Determinar si tiempo extra es cargado al programa y si es aceptable segun los terminos del convenio. Determinar si las bonificaciones y beneficios sociales recibidos por los empleados estan de acuerdo con los convenios y leyes y regulaciones aplicables. Los cargos no permisibles deben ser cuestionados en el estado de rendicion de cuentas. 8. Revisar los cargos por gastos de viaje y transporte y determinar si estan debidamente documentados y aprobados. Los cargos por viajes sin adecuada documentacion de respaldo o que no esten de acuerdo con convenios y regulaciones deben ser cuestionados en el estado de rendicion de cuentas. 9. Revisar bienes (i.e., suministros, materiales, vehiculos, equipos, productos alimenticios, etc.) comprados por el beneficiario asi como tambien aquellos comprados directamente por USAID para uso del beneficiario. Determinar si: (a) los bienes adquiridos han sido contabilizados; (b) existen procedimientos de control y estos se han

puesto en practica para salvaguardar adecuadamente los bienes; y (c) los bienes se han utilizado para los propositos establecidos en los convenios. Como parte de los procedimientos para determinar si los bienes se usaron para los establecidos, el auditor debe realizar revisiones de "usofinal" para una muestra apropiada de todos los bienes con base en la evaluacion de riesgo de control. Las revisiones de "uso-final" pueden incluir visitas al lugar del programa para verificar que los bienes existen o fueron utilizados para los propositos establecidos de acuerdo a los terminos de los convenios. Los costos de todos los bienes no contabilizados o no usados de acuerdo con los convenios deben ser cuestionados en el estado de rendicion de cuentas. 10. Revisar las contrataciones de asistencia tecnica y de servicios realizadas por el beneficiario asi como tambien aquellas efectuadas directamente por USAID para el beneficiario. El auditor debe determinar si la asistencia tecnica y los servicios fueron: (a) adecuadamente documentados por el beneficiario como lo requieren los terminos de los convenios; y (b) contabilizados apropiadamente. El costo total de la asistencia tecnica y los servicios no contabilizados o no usados de acuerdo con los convenios debe ser cuestionado en el estado de rendicion de cuentas. Ademas de los procedimientos de una auditoria mencionados arriba, si la asistencia tecnica y los servicios fueron contratados por el beneficiario con un contratista no estadounidense, el auditor debe efectuar pasos adicionales de auditoria de la asistencia tecnica y los servicios, a menos que el beneficiario MORDAZA contratado separadamente una auditoria para estos costos. Cuando se MORDAZA las pruebas de cumplimiento con los terminos de los convenios y leyes y regulaciones aplicables, el auditor no solo debe considerar los convenios entre el beneficiario y USAID, sino tambien los acuerdos entre el beneficiario y el contratista no estadounidense de los asistencia tecnica y los servicios. Los acuerdos entre el beneficiario y el contratista no estadounidense deben auditarse usando los mismo pasos de auditoria descritos, incluyendo todas las pruebas necesarias para determinar especificamente que los costos incurridos son permisibles, asignables, razonables, y respaldados bajo los terminos del convenio. Si la asistencia tecnica y los servicios no fueron contratados por el beneficiario con contratistas no estadounidenses, el auditor todavia es responsable de efectuar los pasos de auditoria enumerados en 10 (a) y (b), mencionados anteriormente. Sin embargo, el auditor no es responsable de efectuar los pasos adicionales de auditoria para los costos incurridos por concepto de asistencia tecnica y servicios ya que USAID o una agencia gubernamental de los EUA es responsable de contratar auditorias para estos costos. 11. Revisar el metodo de asignacion utilizado para determinar que las agrupaciones de costos indirectos y la base de distribucion incluyen solamente rubros que esten de acuerdo con los terminos del convenio y las regulaciones aplicables cuando los costos indirectos se cargaron a USAID usando tasas provisionales. Las tasas de costos indirectos deben ser calculadas despues que todos los ajustes se hayan hecho a la agrupacion indirectos y la base. 12. Cuando se realiza una auditoria de cierre, revisar los anticipos no liquidados al beneficiario y los reembolsos pendientes de USAID. Asegurarse que el beneficiario ha devuelto cualquier exceso de efectivo a USAID. Tambien, asegurarse que todos los activos (inventarios, activo fijo, bienes, etc.) adquiridos con fondos de los programas han sido dispuestos de acuerdo con los terminos de los convenios. El auditor debe presentar como anexo al estado de rendicion de cuentas: los saldos y detalles de los inventarios finales de propiedad permanente adquirida bajo los convenios. Este inventario debe indicar cuales articulos fueron titulados al Gobierno de los EUA y cuales a nombre de otras entidades. El estado de rendicion de cuentas debe divulgar separadamente la informacion financiera (ingresos, costos, etc.) por cada convenio, y debe identificar las misiones de USAID que proveyeron los fondos para cada convenio. Esto es particularmente importante en auditorias de beneficiarios que cubren convenios con mas de una mision de USAID. Cada mision puede identificar sus convenios en el informe de auditoria para resolver con el beneficiario los hallazgos y recomendaciones. Estos mismos principios para informes se aplican si la auditoria cubre solo un convenio con USAID.