Norma Legal Oficial del día 15 de Agosto del año 2008 (15/08/2008)


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TEXTO DE LA PÁGINA 37

El Peruano MORDAZA, viernes 15 de agosto de 2008

NORMAS LEGALES
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articulos y una Disposicion Transitoria, de conformidad con el Anexo que forma parte integrante de la presente Resolucion. Registrese, comuniquese y publiquese. MORDAZA MORDAZA MORDAZA Superintendente Nacional (a.i.)
ANEXO PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS QUE SE TRAMITEN ANTE LA SUNAT

Articulo 1º.- DEFINICIONES

Para efectos del presente procedimiento, se entendera por:

y documentaria de archivos, en el sistema de tramites documentarios, el Sistema de Control Administrativo de Documentos (SCAD), Sistema Integrado de Gestion y Administracion Documentaria (SIGAD), la determinacion de si el Expediente ha sido remitido a otras areas, si se encuentra adjunto a los papeles de trabajo de otro Expediente, si ha sido remitido al archivo (Plan Anual de Eliminacion y Transferencias de Documentos) u otras instituciones (Poder Judicial, Ministerio Publico o Tribunal Fiscal), entre otras acciones. Si el Expediente fuera ubicado, el Encargado informara al Jefe, segun corresponda, del hallazgo mediante Informe. Si realizada la investigacion no se ubica el Expediente, el Encargado informara ello, documentando tal hecho, de ser el caso, y lo presentara al Jefe para el inicio del procedimiento de reconstruccion del mismo. En caso de siniestro del Expediente, se seguira el mismo procedimiento MORDAZA senalado, teniendo en cuenta que: · En los casos que el siniestro involucre la perdida de no mas de cinco (5) expedientes por unidad organizacional, el Encargado debera incluir en su informe las razones y causas que han originado el siniestro y el grado de deterioro ocasionado al(los) Expediente(s), y debera adjuntar la MORDAZA policial, la comunicacion ante la Oficina de Seguridad de la SUNAT, o la que corresponda a la naturaleza del siniestro, emitida por la entidad competente y que acredite el caso fortuito o fuerza mayor, asi como la documentacion que verifique la preexistencia del Expediente y detalles del mismo. Asimismo, debera adjuntarse el Expediente siniestrado, de ser posible. · Cuando se MORDAZA afectado mas de cinco (5) expedientes, por unidad organizacional, a lo MORDAZA senalado se debera anadir un inventario fisico, en el cual se detallara la etapa y condicion de los Expedientes incursos en el siniestro, precisando de ser posible, el grado de deterioro de los mismos. El inventario constara en una acta, la misma que sera suscrita por todos los Trabajadores involucrados. En caso el Trabajador detecte el robo o hurto del Expediente, debera informar dicha situacion al Jefe mediante un informe en el que precisara el estado del expediente, asi como las circunstancias probables en las que se habria producido el robo o el hurto parcial o total. A dicho informe, debera adjuntarse la MORDAZA policial que acredite la denuncia del robo o hurto parcial o total del Expediente. El tramite de la respectiva denuncia, asi como lo referente al procedimiento a seguirse, debera realizarse previa coordinacion con la Division Penal de la Gerencia Procesal y Administrativa de la Intendencia Nacional Juridica. Articulo 3º.- DELEGACION Para efectos del Procedimiento de Reconstruccion del Expediente, el Jefe, mediante memorandum, podra delegar la firma de las Resoluciones que correspondan expedirse en dicho Procedimiento, a los titulares de los organos o unidades administrativas que de ellos dependan. Quien firme por delegacion lo MORDAZA con la anotacion "por", seguido del nombre y cargo del delegante. Articulo 4º.PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCION DEL EXPEDIENTE El procedimiento de reconstruccion del expediente se iniciara con la Resolucion emitida por el Jefe que declara el extravio, siniestro, robo o sustraccion del expediente, segun corresponda, y ordena su reconstruccion. Se emitira una resolucion por cada expediente salvo que estos correspondan a un mismo administrado, en cuyo caso podra emitirse una sola resolucion.

a) Procedimiento administrativo: Al conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes a la emision de un acto administrativo que produzca efectos juridicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados. b) Expediente: Al conjunto de documentos, actuaciones, solicitudes, recursos o escritos, vinculados a un procedimiento administrativo a cargo de las dependencias de la SUNAT, en ejercicio de sus facultades, conforme a lo previsto en las normas procedimentales respectivas. Este termino comprende ademas a aquellos documentos y actuaciones que son objeto de custodia o archivo. c) Extravio: A la perdida total o parcial del Expediente. d) Siniestro: Al dano o destruccion del Expediente por caso fortuito o fuerza mayor. e) Robo o Hurto: Al apoderamiento ilegitimo de un Expediente, habiendose sustraido del lugar que se encuentra con violencia o sin ella. f) Deterioro: Al menoscabo parcial o total del contenido del expediente, debido al desgaste u otras circunstancias. g) Administrado: Se considera respecto de algun Procedimiento Administrativo concreto a quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legitimos individuales o colectivos, o a aquellos que, sin haber iniciado el procedimiento, posean derechos o intereses legitimos que pueden resultar afectados por la decision a adoptarse. h) Jefe : A la persona quien tiene la competencia para tramitar y resolver el expediente o quien es responsable de la custodia del mismo, o a quien se le MORDAZA delegado la firma para efectos de la resolucion que declara el extravio, siniestro, robo o hurto de los expedientes, asi como su reconstruccion. i) Encargado: Al funcionario o trabajador asignado para la realizacion de las investigaciones y acciones de reconstruccion de expedientes. j) Trabajador: A la persona que se encontraba en uso o a cargo del Expediente al momento de su extravio, siniestro, robo o hurto. Articulo 2º.- PROCEDIMIENTO PREVIO AL INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCION DEL EXPEDIENTE Si luego de un requerimiento del administrado o de oficio el trabajador constata el extravio del expediente, debera poner el hecho en conocimiento del Jefe mediante un Informe. El Jefe a traves de memorandum designara al Encargado para el caso especifico, el cual debera iniciar inmediatamente las investigaciones pertinentes, por un plazo MORDAZA de cinco (5) dias habiles contados desde su designacion, las que consistiran en la revision fisica

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