Norma Legal Oficial del día 28 de Julio del año 2011 (28/07/2011)


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TEXTO DE LA PÁGINA 21

El Peruano MORDAZA, jueves 28 de MORDAZA de 2011

NORMAS LEGALES
· Nota de Elevacion
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3.6. Decreto Supremo Nº 056-2008-PCM, Dictan normas sobre informacion a ser consignada en la documentacion oficial de los Ministerio del Poder Ejecutivo y los Organismos Publicos adscritos a ellos. 3.7. Decreto Supremo Nº 015-2006-MIMDES, declaran los anos 2007 al 2016 como el "Decenio de las Personas Discapacitadas en el Peru". 3.8. Decreto Supremo Nº 001-2011-DE, Reglamento de Organizacion y Funciones del Ministerio de Defensa. 3.9. Resolucion Ministerial N° 524 DE/SG, que aprueba la Directiva General N° 001-2008/MINDEF/SG/ VRD/DGGAD ­ Normas para la Formulacion, Tramite, Aprobacion y Actualizacion de Directivas. 3.10. Resolucion Ministerial Nº 362-2011 DE/SG, que aprueba la Directiva General Nº 008-2011 MINDEF/ SG-UAIP que regula los procedimientos para el Acceso, Clasificacion, Reclasificacion, Desclasificacion, Archivo y Conservacion de la Informacion del Sector Defensa. 3.11. Resolucion Ministerial Nº 611-2011-DE/SG, se aprobo la Directiva que implementa el Sistema Integrado de Atencion al Ciudadano del Ministerio de Defensa SIAC ­ MINDEF. IV. ALCANCE La presente Directiva General es de aplicacion obligatoria en todos los organos, direcciones y oficinas del Pliego 026: Ministerio de Defensa. V. DE LA OFICINA GENERAL DE GESTION DOCUMENTARIA. La Oficina General de Gestion Documentaria es el organo dependiente de la Secretaria General, encargado de normar y aplicar los sistemas de tramite documentario y los procesos de atencion al ciudadano, adoptando los principios administrativos de oportunidad, eficiencia, eficacia y reserva de ser el caso. Sus funciones se encuentran establecidas en el articulo 21º del Reglamento de Organizacion y Funciones del Ministerio de Defensa aprobado por Decreto Supremo Nº 001-2011-DE. El horario para recibir documentos por parte de la Oficina de Gestion Documentaria sera hasta las 12 horas. La entrega o derivacion a cada una de las personas o areas encargadas de la tramitacion del documento se efectuara hasta las 18.00 horas como maximo. VI. DE LOS DOCUMENTOS. 6.1 Todo documento que ingresa o remite el Ministerio de Defensa, debe ser registrado por la Oficina de Gestion Documentaria quien MORDAZA de derivarlo al organo responsable de su tramitacion, debera ingresar la informacion en el documento Hoja de Tramite y en el Sistema Informatico de Tramite Documentario. 6.2 Toda documentacion oficial de caracter externo e interno que emita el Ministerio de Defensa, debera consignar en la parte superior del documento, la denominacion "Decenio de las Personas con Discapacidad en el Peru", independientemente de la denominacion que se adopte cada ano mediante Decreto Supremo. 6.3 El Ministerio de Defensa cuenta con los siguientes documentos oficiales: 6.3.1 Documentos oficiales de caracter externo.Son todos los oficios u oficios multiples que cursa la alta direccion, direcciones, y otras dependencias del Ministerio de Defensa a los organismos e instituciones publicas y/o privadas, asi como a personas naturales. 6.3.2 Documentos oficiales de caracter interno.Son todos los que se cursan entre los organos, direcciones, oficinas y unidades, a excepcion de las Instituciones Armadas y el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, dentro del Ministerio de Defensa para tratar asuntos de su competencia. Estos documentos son los siguientes: · Directiva · Oficio · Oficio Multiple · Memorando · Informe · Resumen Ejecutivo · Ayuda Memoria · Exposicion de motivos

6.3.3 Documentos clasificados.- Los documentos clasificados son aquellos que tienen la calidad de secreto, confidencial o reservado, de acuerdo al Texto Unico de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica, su Reglamento y la Directiva General Nº 008-2011 MINDEF/SG-UAIP, aprobada por Resolucion Ministerial Nº 392-2011 DE/SG de 28 de MORDAZA de 2011. VII. DEL TRAMITE DE LOS DOCUMENTOS. 7.1. Tramite de documentos dentro del Ministerio. 7.1.1 La Hoja de Tramite del Sistema de Tramite Documentario del Ministerio de Defensa (Anexo Nº 1) es el unico documento que servira para dar tramite y curso a los documentos remitidos a los diferentes organos, unidades, direcciones y oficinas del Ministerio de Defensa, de acuerdo a las funciones asignadas por el Reglamento de Organizacion y Funciones y demas disposiciones legales aplicables. 7.1.2 Esta hoja reemplaza a todos los documentos oficiales internos (decretos, hojas de tramitacion, hojas de respuesta, entre otros), utilizados por cada una de las areas para efectuar una derivacion entre funcionarios o entre oficinas dentro del Ministerio. Esto permitira simplificar los tramites, ahorrar tiempo, esfuerzo, y optimizara los recursos humanos y materiales del Ministerio. Asimismo, constituye una herramienta importante, por cuanto permite uniformizar y simplificar el tramite interno a traves de un solo documento en el que se observaran todas las indicaciones que este MORDAZA recibido. 7.1.3 El procedimiento para el uso de la Hoja de Tramite es el siguiente: a) Una vez ingresado el documento a la oficina receptora con la hoja de tramite, el servidor o servidora encargada de la recepcion de documentos, ingresara la informacion en el Sistema Informatico de Tramite Documentario, para el seguimiento respectivo. Se encuentra terminantemente prohibido reproducir y/o fotocopiar la citada hoja, ni colocar una numeracion distinta a la que aparece en el numero de registro. b) Luego del ingreso al Sistema, efectuado por el servidor o servidora de la oficina receptora, se derivara el documento a la persona o area que corresponda, adjuntando los documentos tecnicos o anexos adjuntos al expediente, debiendo especificar el numero de folios con los que cuenta. Los funcionarios o servidores publicos que requieren una MORDAZA de la elaboracion del informe o accion asumida, deberan presentar a la Secretaria de su despacho, una MORDAZA del documento elaborado, para el sello de recepcion con la fecha presentada, informacion que ademas debe ser colocada en el rubro que corresponde de la hoja de tramite (Ejemplo: indicacion u observacion). El documento con el sello de recepcion constituye el cargo y la verificacion de la entrega del documento original por parte del funcionario o servidor publico, lo cual deja MORDAZA que dicho documento ha sido atendido y continua su tramite correspondiente. c) Por su parte, el personal encargado de registrar la informacion debera contar con un cuaderno de cargo que sera utilizado como registro formal y, a su vez, registrara en el Sistema Informatico de Tramite Documentario para el descargo de las acciones a realizar con relacion a los documentos, con la descripcion de sus anexos, si los tuviese, lo que permitira realizar su seguimiento virtual. d) La informacion en el Sistema debe ser actualizada permanentemente por el personal a cargo, de manera que exista coherencia entre la hoja de tramite y la informacion virtual. Cabe precisar que, para que el documento sea aceptado por el destinatario, se debera realizar la derivacion virtualmente para que la recepcion conste tanto en la hoja de ruta como en el sistema informatico, ambos deberan contener la misma informacion. e) La hoja de tramite es un documento interno del Ministerio de Defensa, en tal sentido no debe remitirse a otra entidad o sector como anexo de los documentos tramitados en el Ministerio.

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Documento mediante el cual, los Funcionarios de la Alta Direccion se dirigen al Ministro de Defensa. (Anexo 2)

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