Norma Legal Oficial del día 28 de Julio del año 2011 (28/07/2011)

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TEXTO DE LA PÁGINA 22

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7.2. Tramite de documentos externos.

NORMAS LEGALES

El Peruano MORDAZA, jueves 28 de MORDAZA de 2011

7.2.1 Si el documento versa sobre un MORDAZA preexistente, la Oficina de Gestion Documentaria o quien genere el MORDAZA registro, debera vincularlo, en el Sistema Informatico al documento primigenio, para evitar la dispersion documental y contar con un expediente unico que permita consolidar la informacion. 7.2.2 Si erroneamente se crea un MORDAZA registro de uno preexistente, la Oficina de Gestion Documentaria debera eliminar el primero, recuperando la informacion relevante que sera incorporada en el expediente primigenio. 7.2.3. Ningun servidor publico del Ministerio de Defensa puede recibir documentacion en forma directa. Excepcionalmente, y cuando por razon de la naturaleza de la informacion contenida en el documento y otras razones conexas, podra recibir en forma directa, siendo obligacion del servidor receptor, solicitar que la Oficina de Gestion Documentaria genere una hoja de tramite e ingrese la informacion en el Sistema Informatico de Tramite Documentario. 7.2.4 Cuando una dependencia del Ministerio recibe faxes o correos electronicos que dan origen a un MORDAZA expediente, el responsable de la oficina que recibe el documento, debera disponer su registro en la Oficina de Gestion Documentaria. 7.2.5 Cuando se trate de documentos clasificados conforme a la Directiva N° 008-2001 MD/SG-UAIP, se debera ingresar los documentos en dos sobres y colocar un sello en tinta roja con la denominacion SECRETO, RESERVADO O CONFIDENCIAL, segun corresponda. VIII. CONTENIDO DE LA HOJA DE TRAMITE. La hoja de tramite tiene tres (3) rubros y se desarrolla de la siguiente manera: (1) Datos principales: En este rubro se consignara el nombre de la oficina que emite el primer documento que da origen al expediente. (a) Numero de registro: Es el numero que identifica al documento desde el inicio hasta el final del tramite dentro del Ministerio. No puede variar por cuanto permite mantener el registro y la sistematizacion adecuada de la informacion. (b) Fecha y hora del registro: En este espacio se coloca la fecha de ingreso del documento a Mesa de Partes, Tramite Documentario o de alguna de las oficinas del Ministerio que lo MORDAZA generado. La hora de registro precisa el momento de MORDAZA del documento, debiendo respetar el horario de atencion del Ministerio. (c) Clasificacion: En este espacio se consigna la clasificacion otorgada al documento, la cual puede ser: comun; ordinario; o clasificado (Secreto, Reservado o Confidencial). (d) Procedencia: En este rubro, se coloca el nombre del solicitante, pudiendo ser: Organismo publico, organismo privado, ciudadano promotor, oficina interna u otros, que da inicio al tramite. Por ejemplo: Asociacion de Discapacitados de las Fuerzas Armadas; Direccion de Apoyo al Desarrollo, etc. (e) MORDAZA de documento: Se debera indicar el MORDAZA de documento. Este puede ser: Oficio, memorandum, informes, resoluciones, pedidos, dictamenes, entre otros. (f) Numero de documento y fecha: Es el numero y fecha que se senala en el documento ingresado por Mesa de Partes o a una de las oficinas del Ministerio de Defensa. En caso se trate de una solicitud sin numero, se consignara la siguiente informacion: "Solicitud de fecha...". (g) Dirigido a: Se indicara el nombre del funcionario, servidor o dependencia a la que esta dirigido el pedido. (h) Remitente: Se indicara el nombre de la persona que suscribe el documento, con la finalidad de identificar a la persona con quien se efectuaran las coordinaciones vinculadas a la tramitacion del documento presentado.

En caso el documento provenga de otras entidades o sociedad civil, se consignara el numero de documento de identidad. (2) Asunto: Este rubro debe contener la sumilla del pedido o contenido del documento que da origen al expediente. Debe ser breve, conciso y preciso a fin de facilitar su adecuada derivacion y tramite. (3) Ruta del documento: El tercer rubro de la hoja de tramite muestra la ruta que sigue un documento desde el momento que ingresa o genere por alguno de los organos del Ministerio para su derivacion a otra entidad, conclusion o disposicion de archivo definitivo. Se debe llenar la informacion tomando en cuenta los siguientes items: (a) Derivar a: En este rubro se indica el area o nombre de la persona a la que se entregara el documento para su tramitacion. (b) Prioridad de Atencion: En la parte final izquierda de la hoja de tramite se observan 3 formas de atencion del documento. 1) NORMAL, es cuando el documento o expediente debe tramitarse respetando los plazos generales establecidos en la legislacion vigente. 2) URGENTE, supone dar prioridad al documento por cuanto requiere celeridad en su tramitacion. 3) MUY URGENTE, en este caso debera tramitarse y efectuar la accion correspondiente dentro de las 24 horas de recibido el documento hasta el plazo MORDAZA de 72 horas, de acuerdo a su naturaleza. (c) Para: En la parte final derecha del documento se senalan 27 items sobre el tramite que corresponde a este. El items 28 es utilizado para describir otras acciones que no se encuentran dentro de las anteriores. En este espacio se puede senalar una o dos acciones como maximo. En caso se considere otras acciones adicionales que se precisara en la linea de "indicacion u observacion". (d) Fecha de derivacion: Se indicara la fecha en la cual, el jefe de la oficina que tiene el documento, MORDAZA o rubrico la hoja de tramite, disponiendo correr traslado al area o funcionario correspondiente, para que continue con el tramite. (e) Folios: Se indicara el numero de paginas del expediente o documento en el momento de realizar la derivacion respectiva. (f) Indicacion u observacion: Se precisaran las indicaciones y/observaciones que se tenga sobre el documento para hacer de conocimiento al area a derivar para que adopte la accion que corresponda de acuerdo a lo indicado. (g) Fecha de devolucion: Se indicara la fecha cuando el servidor encargado del tramite documentario hace entrega fisica del expediente, indicando en la MORDAZA "Derivar A" el nombre de la dependencia o persona a quien se remite. (h) V° B° de Atencion: Es el Visto MORDAZA del funcionario o servidor publico que dispone la derivacion del documento. En este rubro se consignara la rubrica y sello del mencionado servidor o funcionario, quien, ademas, puede colocar el sello respectivo del area que efectua la derivacion. En caso se requiera otra hoja adicional para registrar el movimiento del expediente dentro del Ministerio, se podra imprimir una MORDAZA hoja conteniendo los mismos datos principales del original para garantizar el seguimiento interno al tramite, sin generar un MORDAZA numero de ingreso. Para precisiones en el llenado del contenido de la Hoja de Tramite, se coordinara directamente con la Oficina General de Gestion Documentaria, quien brindara la orientacion y las pautas necesarias para su adecuada implementacion. Asimismo, la Oficina General de Telecomunicaciones, Informatica y Estadistica debera mantener actualizado y operativo el Sistema Informatico de Tramite Documentario y coordinar permanentemente con los servidores encargados del tramite documentario en cada una de las oficinas, direcciones y unidades del Ministerio para garantizar el flujo documental.