Norma Legal Oficial del día 02 de julio del año 1998 (02/07/1998)

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TEXTO DE LA PÁGINA 40

02. El registro inmediato de la informacion es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacion. Este criterio es valido para todo el ciclo de MORDAZA de una operacion y comprende: inicio y autorizacion, los aspectos de la operacion mientras se ejecuta y, anotacion final en los registros contables pertinentes, 03. La clasificacion apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la direccion disponga de informacion confiable. Una clasificacion apropiada implica organizar y procesar la informacion, a partir de la cual son elaborados los reportes y los estados financieros de la entidad. 04. La informacion financiera que formulan las entidades obligadas a llevar contabilidad gubernamental, debe ser presentada oportunamente en los plazos senalados por la autoridad competente. Su cumplimiento es responsabilidad de los funcionarios comprometidos con la funcion financiera. 05. El incumplimiento en la MORDAZA de informacion financiera o el retraso en el cumplimiento del plazo de MORDAZA compromete la responsabilidad del titular de la entidad, el jefe de administracion y finanzas o el que haga sus veces y el Contador. 300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestion institucional, debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades. Su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades. La verificacion periodica de los bienes, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifique riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen practicas que salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen los controles internos de esta area. Estas normas describen los controles internos mas importantes que son requeridos para el funcionamiento del MORDAZA de abastecimiento en las entidades, asi como respecto al uso, conservacion, custodia y proteccion de bienes. CONTENIDO 300-01 300-02 300-03 300-04 300-05 300-06 300-07 300-08 300-01 Criterio de economia en la compra de bienes y contratacion de servicios. Unidad de almacen. Toma de inventario fisico. Baja de bienes de activo tijo. Mantenimiento de bienes de activo fijo. Acceso, uso y custodia de los bienes. Control sobre vehiculos oficiales del Estado. Proteccion de bienes de activo fijo. CRITERIO DE ECONOMIA EN LA COMPRADEBIENESY CONTRATACION DE SERVICIOS En toda transaccion de bienes o servicios, asi como en las demas actividades de gestion, debera tenerse presente, el criterio de economia. Comentario: 01, En su sentido mas amplio economia en la gestion de una entidad publica, significa, administracion recta y prudente de los recursos publicos. Es decir,, orden en el gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dmero, buena distribucion de tiempo y otros asuntos. 02. La adquisicion economica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada. y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los costos operativos minimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados. 03. Corresponde a la administracion impartir las politicas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisicion de bienes y prestacion de servicios adoptar la aplicacion del criterio de economia en sus actividades.

300-02

UNIDAD DE ALMACEN Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar fisicamente a traves de la Unidad de Ahnacen, MORDAZA de ser utilizados.

Comentario: 01. Unidad de Almacen, significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a traves de almacen, aun cuando la naturaleza fisica de los mismos requiera su ubicacion directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitira un control efectivo de los bienes adquiridos. 02. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, debenestar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio fisico necesario, que permita el arreglo y disposicion conveniente de los bienes, asi como el control e identificacion de los mismos. 03. Las personas a cargo del almacen tienen la responsabilidad de acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones tecnicas solicitadas por las dependencias de la institucion), asi como los que salen. 04. Los directivos estableceran un sistema apropiado para la conservacion, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. 05. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de estos, por unidades de iguales caracteristicas. Solo las personas que laboran en el almacen deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes segun requerimiento. 06. Hay bienes que por sus caracteristicas especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilizacion. En estos casos, el encargado de almacen tendra que efectuar la verrfkacion directa y la tramitacion de la documentacion correspondiente. 300-03 TOMA DE INVENTARIO FISICO Cada entidad debe practicar anualmente inventarios fisicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia fisica y estado de conservacion. Comentario: 01. La toma de inventario, es un MORDAZA que consiste en verificar fisicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La toma de Inventarios permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso. Este procedimiento debe cumplirse por lo menos, una vez al ano. 02. Para efectuar una adecuada toma fisica de inventarios, es necesario que la gerencia o quien haga sus veces, emita previamente por escrito. procedimientos MORDAZA y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos facilmente por el personal que participa en este proceso. 03. El personal que interviene en la toma de inventarios fisicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificacion. 04. Las diferencias que se obtengan durante el MORDAZA de inventario de bienes y conciliacion con la informacion contable, deben investigarse, y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorizacion del funcionario responsable. 05. La Gerencia o quien haga sus veces debe aprobar los procedimientos que permitan a los responsables del manejo de los bienes, emitir reportes respecto al estado de uso y conservacion de estos, lo que fortalecera el control interno y mejorara la eficiencia en su utilizacion. Esta debe mostrar en todo momento una actitud responsable y positiva, respecto al control de los bienes con que cuenta la entidad, mediante la practica de inventarios parciales. 06. Cuando la entidad contrate los servicios de una firma privada para llevar a cabo la toma de inventarios fisicos, el producto final presentado asi como la base de datos debe tener la conformidad del area contable, en forma previa a la cancelacion de dicho servicio.

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