Norma Legal Oficial del día 30 de Noviembre del año 1999 (30/11/1999)

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TEXTO DE LA PÁGINA 96

MORDAZA, martes 30 de noviembre de 1999

NORMAS LEGALES

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demas entidades ejecutoras del proyecto financiado por USAID. 8. Es conveniente, para la entidad auditada, designar un coordinador que centralice y coordine todos los requerimientos de la comision de auditoria, asi como las devoluciones de documentos y otros. 9. Tambien se debera hacer conocer a la comision, los procedimientos establecidos para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehiculos y otros equipos, asi como los horarios de trabajo y otros. 10. Las comisiones de auditoria no estan autorizadas a requerir: · Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad. · Vehiculos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades. · Servicio telefonico a larga distancia, excepto llamadas oficiales previamente convenidas. · Alojamiento o alimentacion, excepto cuando las condiciones asi lo ameriten, en cuyo caso abonaran a la administracion el precio regular de los mismos. 11. La fase de planeamiento de una auditoria comprende el desarrollo de una estrategia global para entender la entidad beneficiaria y las actividades que lleva a cabo y la conduccion del examen, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar, de modo de permitir al equipo identificar las areas mas importantes y los problemas potenciales de la entidad beneficiaria. La naturaleza y alcance del planeamiento pueden variar de acuerdo al tamano de la entidad, el volumen de sus operaciones y la experiencia del equipo en relacion a la entidad. 12. La entidad beneficiaria participa en el planeamiento proporcionando a la comision toda la documentacion que le sea requerida, previa solicitud de esta al coordinador designado. Asimismo, facilitara los servicios de fotocopiado, cuyas ordenes deberan estar firmadas por el auditor encargado. 13. La entidad beneficiaria proporcionara al inicio del trabajo de MORDAZA el estado de rendicion de cuentas, la cedula de costos compartidos, notas al estado de rendicion de cuentas y a la cedula de costos compartidos, por el periodo bajo examen, debidamente aprobado por los niveles pertinentes. 14. La entidad facilitara el acceso de la comision a los registros e informes, proporcionando la informacion adicional que le sea requerida. El acceso a la informacion contenida en el sistema de computo sera coordinado y proporcionado via copias (diskette) o listados. 15. La entidad beneficiaria debe asegurarse que todos los registros esten disponibles a la comision de auditoria, todas las partidas contables y ajustes que se hayan efectuado, y todos los pasos necesarios que permitan a los auditores terminar su trabajo. 16. Cuando sea requerida, la entidad beneficiaria MORDAZA a la comision de auditoria las explicaciones, orales o escritas, que MORDAZA necesarias para permitir satisfacerse en cuanto a los requerimientos de informacion. 17. La demora o negativa a facilitar la informacion requerida significa una limitacion al alcance del examen, lo que sera merituado por la comision auditora e incluira este incidente en su informe final. Durante la ejecucion 18. Durante la fase ejecucion, la comision auditora profundizara sus pruebas en las areas o transacciones seleccionadas en la fase planeamiento. La entidad beneficiaria bajo examen, debera continuar facilitando la documentacion, informes, registros y explicaciones orales y escritas que le MORDAZA solicitadas.

19. Durante esta fase, la entidad beneficiaria bajo examen recibira las comunicaciones escritas mediante las cuales la comision auditora transmite los Hallazgos de auditoria a las personas comprendidas en los mismos para que, en el plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados para su evaluacion. 20. Los Hallazgos de auditoria se refieren a presuntas deficiencias identificadas como resultado de la aplicacion de los procedimientos de auditoria. 21. Los hallazgos comunicados deberan contener los atributos de condicion, criterio, causa y efecto. 22. La condicion esta referida a la descripcion de la deficiencia identificada, cuyo grado de desviacion debe ser demostrado. 23. El criterio esta constituido por las normas no cumplidas y son de caracter legal, operativo o de control que regulan el accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la MORDAZA del hallazgo debe citar especificamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma. 24. La causa es el origen de la condicion y el efecto, la trascendencia de la condicion. 25. La entidad beneficiaria bajo examen y los funcionarios comprendidos en los hallazgos de auditorias deben tener en cuenta que estos solo pueden ser desvirtuados por: · La MORDAZA de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepcion de la condicion, causa y efecto observados. · La demostracion de la aplicacion equivoca del criterio de auditoria. · La existencia de normas especificas no consideradas en el momento de la estructuracion del criterio de auditoria. · La demostracion que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comision debera trasladar este hallazgo a tal persona. 26. Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentacion presentada anteriormente no modificara el hallazgo comunicado. 27. Asimismo, todo hallazgo de auditoria no respondido sera considerado en el informe final. 28. Concluida la fase ejecucion, la entidad beneficiaria cautelara que le sea devuelta la documentacion examinada y los equipos de oficina concedidos en calidad de prestamo. 29. De merituarlo, la entidad beneficiaria solicitara una reunion de salida de la auditoria, debiendo notificarse de esta reunion a la Mision de USAID designada, para que sus representantes puedan estar presentes, si se considera necesario. 30. El titular de la entidad beneficiaria examinada, debe entregar a la comision auditora la carta de representacion, que debera firmar como reconocimiento de haber puesto a disposicion de la comision auditora, la informacion requerida, asi como cualquier hecho significativo ocurrido durante el periodo bajo examen y hasta la fecha de terminacion del trabajo de campo. A la recepcion del informe 31. A la recepcion del informe final, la entidad beneficiaria debera cautelar que las partes correspondientes del mismo, se distribuyan a los funcionarios comprendidos en las observaciones, para la formulacion de los descargos a que hubiera lugar, asi como para la implantacion de las recomendaciones formuladas. Para este fin, resulta conveniente que la entidad que ha sido auditada, efectue un seguimiento de la implantacion de las recomendaciones. 14804