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/G50/GE1/G67/G2E/G20 /G32/G35/G39/G36/G39/G37 /G4E/G4F/G52/G4D/G41/G53/G20/G4C/G45/G47/G41/G4C/G45/G53 Lima, miércoles 14 de enero de 2004 3. La designación de representantes plenamente au- torizados para firmar solicitudes de adelantos y liqui- daciones, así como para mantener el control presu- puestal de los fondos de donación, presentando a US-AID el nombre y el facsímil de la firma de las personas autorizadas. Adelantos de Fondos USAID proporcionará adelantos de fondos mensua- les. Para recibir los adelantos de fondos, el PVD-MTC deberá presentar los requerimientos presupuestales de la Actividad para tres meses. La determinación de lasnecesidades reales del flujo de caja de cada mes será el monto del adelanto que se proporcionará. Para facilitar el proceso de los adelantos, las tres solicitudes de fondos en Nuevos Soles, para los ade- lantos arriba mencionados, deberán ser presentadas simultáneamente un mes antes de la fecha en que searequerido el primer adelanto. Los adelantos serán pro- cesados individualmente, la segunda semana del mes que precede al mes para el que se requiere el adelanto. El monto de adelanto solicitado comprenderá aque- llas actividades aprobadas por USAID y que serán pa- gadas durante el mes para el cual el adelanto es solici- tado. En caso de que se anticipe alguna modificación en los requerimientos de efectivo de un mes, ésta de- berá ser solicitada por escrito a USAID a fin de ajustarel monto del adelanto de fondos del período correspon- diente. Aunque los pedidos de adelantos de fondos serán denominados y pagados en Nuevos Soles, los regis- tros de USAID los reflejarán en su equivalente en dóla- res, a la tasa de cambio efectiva para la Misión en lafecha en que el adelanto sea procesado. La liquidación de un adelanto será procesada por USAID a la misma tasa de cambio que el adelanto. Los adelantos en ex-ceso pueden ser devueltos a USAID en moneda local por el valor en dólares americanos no liquidado. La documentación requerida para solicitar un adelanto de fondos se detalla a continuación: a. Un comprobante de pago de USAID (SF-1034) en original y tres copias (Formato Nº 1 para Adelanto); b. Una certificación para Adelanto (remesa) de fondos firmada por el representante autorizado de PVD-MTC, in- dicando el monto requerido para el mes correspondiente.(Formato Nº 2 para Adelanto); y c. Un programa actualizado de desembolsos por 3 me- ses, que muestre los gastos mensuales proyectados, porcomponente, de acuerdo con el presupuesto autorizado en el Plan de Trabajo (Formato Nº 3 para Adelanto). A menos que USAID acuerde lo contrario, por escrito, el último adelanto de fondos será efectuado a más tardar 60 días antes de la fecha de expiración de la Carta de En- tendimiento, con el entendimiento de que este adelantoservirá solamente para cubrir los costos de bienes a ser adquiridos y/o gastos por servicios a ser provistos a la Actividad hasta esa fecha, inclusive. PVD-MTC deberá asumir total responsabilidad y ren- dir cuenta de todos los fondos recibidos de USAID y utilizados para el financiamiento de costos elegibles ypermisibles bajo la Actividad. PVD-MTC deberá mante- ner también registros contables adecuados para contro- lar la recepción y desembolso de los fondos en NuevosSoles. Liquidación de Fondos (Rendición de Cuentas)Los adelantos deberán ser liquidados cada tres meses presentando la información de gastos elegibles pagadosdurante el trimestre. El cumplimiento de este procedimiento es indispensable para continuar recibiendo adelantos pos- teriormente. PVD-MTC preparará y remitirá a USAID sus liquida- ciones trimestrales dentro de los 15 días siguientes al tri- mestre cubierto por la liquidación. A continuación se des-cribe la documentación requerida que deberá adjuntarse a cada liquidación trimestral: a. Comprobante de pago de USAID (SF-1034) en origi- nal y tres copias (Formato Nº 1 para Liquidación);b. Solicitud para Rendición de Cuentas del represen- tante autorizado de PVD-MTC y su certificación que los fondos se utilizaron de acuerdo con la documentación re- querida y de conformidad con las regulaciones de USAID(Formato Nº 2 para Liquidación); y c. Resumen de los gastos de la actividad por compo- nente, de acuerdo al presupuesto autorizado en el PlanOperativo (Formato Nº 3 para Liquidación). El resumen de gastos sólo debe incluir gastos efectivamente pagados durante el trimestre, excluyendo entregas a rendir cuenta yadelantos a subdonatarios, por no constituir un gasto en ese momento. Sólo cuando los adelantos y/o entregas a rendir cuenta sean rendidos por terceros, se deberán re-portar como gastos en el período correspondiente. PVD- MTC es responsable del control adecuado de estos mon- tos. La relación detallada de gastos efectuados durante el período liquidado deberá ser enviada al Programa de Desarrollo de la Región Fronteriza Perú-Ecuador paracontrol interno y deberá estar disponible, junto con su documentación sustentatoria, para la revisión de elegibi- lidad y auditoría por parte de USAID, en cualquier mo-mento. Asimismo, considerando que el Impuesto General a las Ventas (IGV) no es un gasto elegible bajo el Conve-nio, PVD-MTC deberá reembolsar, a la cuenta banca- ria especial de la Actividad, por todos los pagos reali- zados por concepto de IGV con fondos de la donación,dentro de un período de 40 días calendario contados a partir de la fecha en que tales impuestos se pagaron. Informe Financiero Final Al final de la actividad, el donatario deberá elaborar un Informe Financiero Final denominado "Estado de Rendi-ción de Cuentas" que refleje el estado de los fondos pro- gramados para el tiempo de vigencia del convenio, recibi- dos como adelantos, y gastados durante dicho período. Esteinforme deberá ser presentado a la Oficina de Contraloría de USAID dentro de los 60 días posteriores al cierre de la Actividad. La información contenida en este informe deberá haber sido previamente conciliada con USAID. Sólo este informe deberá ser elaborado tanto en moneda local como en dóla-res Americanos. Informe de la Contribución del PVD-MTC Al final de la actividad, el PVD-MTC deberá enviar a USAID un cuadro de las contribuciones realizadas como parte del compromiso establecido en la Carta de Enten-dimiento. Este informe deberá ser entregado a la Oficina de Contraloría para su revisión dentro de los 60 días pos- teriores al cierre de la Actividad. Cualquier consulta sobre estos procedimientos será atendida por funcionarios de la Oficina de Contraloría de esta Misión. Copia de este Anexo deberá ser entregado alas personas responsables del mantenimiento de los re- gistros financieros y contables de la Actividad. Formato Nº 2 para Adelanto CERTIFICACIÓN PARA REMESA DE FONDOS ACTIVIDAD: "APOYO A LA CONSTRUCCIÓN DEL PUENTE SOBRE EL RÍO NIEVA" DONACIÓN Nº 527-0858 Serie Nº De conformidad con la Donación Nº 527-0858 de la Actividad "Apoyo a la Construcción del Puente sobre el Río Nieva", por medio de la presente se solicita y certifica losiguiente: 1. El Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Departamental - Provías Departamental del Ministerio de Transportes y Comunicaciones (PVD-MTC) solicita a US- AID desembolsar la suma de S/.________________________ para la ejecución de la Acti-