Norma Legal Oficial del día 13 de marzo del año 1999 (13/03/1999)
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TEXTO DE LA PÁGINA 16
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NORMAS LEGALES
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MORDAZA, sabado 13 de marzo de 1999
Los expedientes de cada paquete deben ser registrados en un formulario de inventario o listado de expedientes, el que debe ser elaborado por triplicado y debe contener algunos de los datos que se consigna en la caratula del expediente y que se detalla en el punto 1. Identificacion de expedientes; estos datos son (Ver Anexo 03 para archivo definitivo y Anexo 04 para deposito transitorio):
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Numero de Orden MORDAZA de Expediente (Principal o Cuaderno) En el caso que se trate de un cuaderno, la informacion correspondiente al numero de orden que le corresponde en el listado y el MORDAZA de incidente respectivo debe ser registrado en el reverso del formulario correspondiente. Numero Correlativo del expediente. Ano Judicial. Apellidos y nombre o razon social de las partes Materia o delito Numero de Folios del Expediente Fecha de Conclusion del MORDAZA o Fecha de Ingreso al Archivo Estado del MORDAZA Nombre y firma del Magistrado Nombre y firma del Secretario o Especialista Legal
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El Archivo Central de la Corte sera previamente dividido en dos areas o zonas, que corresponderan al Archivo Definitivo y al Deposito Transitorio. Cada una de estas areas se organizaran numerando los anaqueles en forma correlativa empezando por el numero uno (01), dentro de ellos se identificaran lugares segun fila (balda) y columna (cuerpo). Cada fila del anaquel se numera en forma ascendente empezando de la fila inferior hacia las superiores, y las columnas de izquierda a derecha. A continuacion se procedera a colocar en los anaqueles, los paquetes conteniendo expedientes, los que seran identificados como ya se menciono en el punto 2: Inventario y Traslado, por la Tarjeta de Identificacion del Paquete, en la que registrara ademas de los datos ya consignados, la ubicacion topografica (anaquel, fila y columna) del paquete en el archivo. Los grupos o paquetes de expedientes se colocaran unos a continuacion de otros, empezando por la fila inferior del anaquel y siguiendo el orden ascendente.
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Un oficio de atencion en duplicado al Jefe del Archivo Central de la Corte (Ver Anexo 05), dando cuenta del traslado de expedientes y proporcionando informacion de los mismos en forma separada, segun correspondan al archivo definitivo o al deposito transitorio, indicando ademas la cantidad de expedientes por paquete y el total de expedientes que se estan remitiendo al archivo. Este documento debe consignar asimismo, una relacion de los expedientes que contienen titulos valores (recaudos). La informacion contenida en este oficio sera cotejada minuciosamente con los expedientes, al momento de la recepcion de los mismos en el Archivo Central.
3 RECEPCION El MORDAZA de recepcion de expedientes en el Archivo Central de la Corte, consiste en realizar un minucioso chequeo de los mismos, verificando que la informacion de los listados coincida con la de los expedientes del paquete; seguidamente, MORDAZA del oficio de atencion y uno de los tres listados que acompanan al paquete se devuelven como cargo de recepcion al Organo Jurisdiccional remitente, el MORDAZA listado queda en el paquete y el tercero pasara a formar parte de un libro indice, que es elaborado por cada Secretario o Especialista Legal de cada Organo Jurisdiccional. Los paquetes que no tengan los mencionados listados seran devueltos al Organo Jurisdiccional de origen. Seguidamente debe registrarse en todas las paginas del libro indice (listados de expedientes) los datos referidos al lugar o ubicacion topografica que ocupan dichos expedientes en el archivo (Anaquel, fila y columna), asi como el numero de paquete al que pertenecen, de modo que se facilite la ubicacion de los expedientes en el mencionado archivo. En cuanto a los expedientes que obran en Archivo Central de la corte y que han sido trasladados MORDAZA de la aplicacion de este documento, deben ser sometidos a un MORDAZA de inventario en los formularios del Anexo 03 y 04, chequeando la informacion de los mismos, con la del listado que debe obrar en el paquete respectivo. Para el efecto se procedera a registrar los datos en dicho formulario, el que debe ser elaborado en duplicado, y que incluira ademas el nombre y firma del inventariador. Un ejemplar de este listado quedara en el paquete y el otro pasara a formar parte del libro indice correspondiente. En el caso que se encuentre paquetes de expedientes sin dicho listado o su estado de conservacion es malo, se procedera de igual forma. 4 ORDENAMIENTO FISICO DE EXPEDIENTES El ordenamiento fisico de los expedientes se MORDAZA de acuerdo a las siguientes pautas: