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Pág. 156127 NORMAS LEGALES Lima, viernes 2 de enero de 1998 terio de Pesquería; quedando prohibida cualquier otra forma de ingreso y/o salida de documentos de los órganos y del personal del Ministerio de Pesquería. 5.2 La OAD para el cumplimiento de sus funciones dispondrá como mínimo del equipo siguiente: - Equipo computarizado - Fechador automático - Numerador - Sellos 5.3 La OAD proporcionará a los usuarios los formularios correspondientes a los procedimientos contemplados en el TUPA para cada actividad pesquera. 5.4 La OAD es el único órgano autorizado a brindar información a los interesados, sobre la situación de los documentos y/o expedientes que se tramitan en el Ministe- rio, cuando éstos lo soliciten, quedando absolutamente prohibido bajo responsabilidad, que los demás órganos y personal de la Institución lo realicen. De este modo, queda restringido el ingreso de los usuarios a las dependencias del Ministerio de Pesquería que no sea la OAD, salvo lo dis- puesto en el punto siguiente. 5.5 En el caso que un particular y/o su abogado debida- mente acreditados en el proceso requiera revisar un expe- diente en trámite, deberá solicitarlo por escrito a la OAD y, por la misma vía se le comunicará el día y la hora para el acceso solicitado, para cuyo efecto se pondrá a disposición del interesado el expediente en un ambiente de la Oficina General de Auditoría Interna. En los demás casos, se observará lo prescrito en la Resolución Ministerial Nº 779-97-PE. Asimismo, exceptúese del procedimiento previsto en estas normas a las consultas de carácter técnico sobre cualquiera de las áreas de la actividad pesquera que requie- ran efectuar los interesados ante cualquiera de las Direccio- nes Nacionales, siempre que se trate de una cita debida- mente solicitada a través de la OAD y que cuente con la autorización expresa del Director Nacional respectivo. 6. DE LAS ETAPAS DEL TRAMITE DOCUMENTA- RIO Las etapas del trámite documentario son: - Recepción de documentos. - Codificación. - Derivación. - Registro del trámite. - Preparación final del expediente. 6.1 DE LA RECEPCION DE DOCUMENTOS La recepción es el acto de verificación y conformidad del ingreso de los documentos presentados y está a cargo de la OAD. Las personas encargadas de la recepción son respon- sables de que la documentación que conste como recibida se encuentre en el expediente presentado. 6.1.1 RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA LA REALIZACION DE PROCEDIMIENTOS ADMINIS- TRATIVOS ENMARCADOS EN EL TUPA a) La OAD a través de su personal encargado, al recibir el expediente presentado por el usuario verificará que a la solicitud presentada se anexe la documentación exigida por el TUPA y se cumplan los requisitos establecidos en el Artículo 62º del Decreto Supremo Nº 002-94-JUS, de acuer- do al procedimiento a que se refiere, del mismo modo revisará el foliado del expediente. Verificado todo esto se procederá a imprimir el sello “Recibido” indicando la fecha y hora en el original de la solicitud y en la copia del interesado. b) En caso que la OAD advierta que la solicitud y/o sus anexos adolezcan de alguno de los requisitos establecidos en los citados dispositivos legales, recibirá el expediente bajo condición de ser subsanado dentro de los dos (2) días útiles siguientes, anotándose en el escrito y en la copia dicha circunstancia. Transcurrido dicho plazo sin que el defecto u omisión fuera subsanado, se tendrá por no presen- tado y será devuelto al interesado. 6.1.2 RECEPCION DE RECURSOS IMPUGNATO- RIOS Y OTROS DOCUMENTOS a) En el caso de recursos impugnatorios: - La OAD a través de su personal encargado, verificará que se cumplan los requisitos establecidos en los Artículos62º y 101º del Decreto Supremo Nº 002-94-JUS, que se anexe al recurso impugnatorio la documentación que en el mismo se señale, revisará el foliado del expediente. Verifi- cado todo esto se procederá a imprimir el sello “Recibido” indicando la fecha y hora en el original de la solicitud y en la copia del interesado. - En el caso que el recurso impugnatorio no cumpla con alguno de los requisitos establecidos en los citados disposi- tivos legales se recibirá el documento, bajo condición de ser subsanado dentro de los dos (2) días útiles siguientes, anotándose en el escrito y en la copia dicha circunstancia. Transcurrido dicho plazo sin que el defecto u omisión fuera subsanado, se tendrá por no presentado y será devuelto al interesado. b) En el caso de otros documentos: - La OAD a través de su personal encargado, revisará que en el documento presentado consten los datos generales (indicación expresa del destinatario, el nombre o razón social del interesado, documento de identidad, firma, etc.), asimismo, verificará que se adjunten los anexos que en el documento se señale y el foliado del expediente. Verificado todo esto se procederá a imprimir el sello “Recibido” indican- do la fecha y hora en el original de la solicitud y en la copia del interesado. - En el caso que el documento presentado no consignase los datos generales mencionados se recibirá, bajo condición de ser subsanado dentro de los dos (2) días útiles siguientes, anotándose en el escrito y en la copia dicha circunstancia. Transcurrido dicho plazo sin que el defecto u omisión fuera subsanado, se tendrá por no presentado y será devuelto al interesado. 6.2 DE LA CODIFICACION Inmediatamente después de recibidos los expedientes, los recursos impugnatorios u otros documentos, la OAD a través de su personal encargado registrará en la computa- dora los datos correspondientes (nombre o razón social del interesado, materia de la solicitud, número de folios, docu- mentación adjunta, etc.), asignándole un código a cada documento recibido, el cual se consignará en el cargo del interesado. Asimismo, se anotarán las observaciones que hubiere. El Código asignado a los expedientes por la OAD es el único que aplicará el MIPE hasta la culminación del proce- dimiento, salvo los casos en que el interesado varíe su solicitud. Las Direcciones están prohibidas de utilizar un sistema de identificación de expedientes distinto. 6.3 LA DERIVACION La OAD remitirá los documentos y/o expedientes en el día: - En el caso de solicitudes para la realización de proce- dimientos administrativos enmarcados en el TUPA, a la unidad orgánica señalada en el mismo. - En el caso de recursos impugnatorios y otros documen- tos, a la unidad orgánica a la cual están dirigidos. 6.4. DEL REGISTRO DEL TRAMITE a) Cada unidad orgánica del Ministerio de Pesquería que reciba documentos y/o expedientes deberá inmediata- mente proceder a foliarlos e ingresar en el sistema la dependencia a la cual sea derivado, debiendo ésta a su vez registrar en el sistema mediante su terminal la recepción del documento y/o expediente. b) El órgano que de acuerdo a su competencia asuma el análisis del expediente deberá bajo responsabilidad mante- ner actualizado en el sistema la situación y observaciones que hubiere, en base a lo cual únicamente la OAD brindará las informaciones que requieran los interesados. 6.5 PREPARACION FINAL DEL EXPEDIENTE a) Corresponde a los órganos competentes proyectar la resolución que decide sobre el procedimiento administrati- vo que conoce y, cuando corresponda, la remitirán con todos sus antecedentes a la Oficina General de Asesoría Jurídica para la opinión legal y visación correspondiente. b) Las resoluciones emitidas una vez firmadas por el funcionario competente, se remitirán conjuntamente con el expediente y con la conformidad de la Oficina General de Asesoría Jurídica, a la Secretaría General del Ministerio, para su numeración, transcripción, notificación y publica- ción, cuando ésta corresponda. Una vez notificada la