Norma Legal Oficial del día 30 de marzo del año 2006 (30/03/2006)

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NORMAS LEGALES

MORDAZA, jueves 30 de marzo de 2006

Articulo 23º.- El Archivo Central de esta comuna solamente extendera copias fedatizadas de los documentos que MORDAZA solicitados por los administrados, Gerencias o Subgerencias, conservandose el original en el Archivo Central, para cualquier verificacion correspondiente. TITULO III ORGANIZACION DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL Articulo 24º.- Realizada la transferencia de la documentacion al Archivo Central, el responsable procedera de acuerdo a la disponibilidad del espacio fisico, para determinar la conservacion en la estanteria de acuerdo a las secciones correspondientes orientadas por la estructura organica de la Municipalidad Distrital de La Perla. Articulo 25º.- El responsable del Archivo agrupara los documentos recibidos por asuntos o tipos de documentales considerando las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones de cada Gerencia. Articulo 26º.- Los documentales que conforman cada serie debera ser ordenadas mediante sistemas mas conveniente alfabetico, numerico o mixto. TITULO IV PROCEDIMIENTO DE ELIMINACION O TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Articulo 27º.- La eliminacion de documentos es un procedimiento archivistico que consiste en la destruccion de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nacion. Articulo 28º.- El Archivo Central de esta comuna elaborara el Cronograma Anual de Eliminacion de Documentos y los remitira al Archivo General de la Nacion. Articulo 29º.- Los archivos de gestion, perifericos y desconcentrados de nuestra Institucion, cuentan con documentos que por sus caracteristicas y naturaleza pierden valor o importancia, estos son depurados y propuestos para su eliminacion de conformidad con las disposiciones del Archivo General de la Nacion. Articulo 30º.- El Subgerente de Tramite Documentario, solicitara la oficializacion del Comite de Evaluacion de Documentos, via resolucion, de conformidad con las normas impartidas por el Archivo General de la Nacion. Articulo 31º.- El responsable del Archivo Central de esta comuna en coordinacion con el Gerente de cada unidad organica cuya documentacion sera evaluada separara los documentos posible de eliminar o de transferencia, elaborando el inventario y extraera una muestra documental. Articulo 32º.- El Comite de Evaluacion de Documentos sera designado por la mas alta autoridad institucional, es el encargado de conducir el MORDAZA de formulacion del programa de control de documentos de esta comuna. Articulo 33º.- El responsable del Archivo Central de esta comuna, elaborara un informe dirigido al Jefe Inmediato que sustente la propuesta de eliminacion o transferencia considerando los antecedentes, analisis y conclusiones. Articulo 34º.- El Subgerente de Tramite Documentario revisara el informe para luego ser elevado al Presidente del Comite Evaluador de Documentos, quien determinara la procedencia o improcedencia de la eliminacion o transferencia. Articulo 35º.- En el caso de ser procedente el Presidente del Comite de Evaluacion de Documentos, solicitara la autorizacion para la eliminacion o transferencia de los documentos, remitiendo el oficio acompanando con el inventario en original y dos copias y las muestras documentales correspondientes al Archivo General de la Nacion.

Articulo 36º.- Una vez confirmada la procedencia de la eliminacion o transferencia de documentos por el Archivo General de la Nacion se procedera a elaborar el acta de entrega de documentos. Articulo 37º.- El Comite de Evaluacion de Documentos, redactara el acta de procedencia de eliminacion o transferencia de documentos. Articulo 38º.- Recibida la autorizacion de eliminacion o transferencia de documentos se MORDAZA entrega al Archivo General de la Nacion, la documentacion a eliminar o transferir firmando el acta de entrega respectiva quedandose con un ejemplar. Articulo 39º.- Los casos no previstos en el presente Manual seran de aplicacion las normas emitidas por el Archivo General de la Nacion. TITULO V PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS - PCD Articulo 40º.- El Programa de Control de Documentos - PCD, es un documento de gestion archivistica, que establece las series documentales que producen la comuna como resultado de sus actividades precisando el numero de anos que deben conservarse y los periodos de retencion en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nacion. Articulo 41º.- Para la formulacion del Programa del Control de Documentos se tendra en cuenta los valores temporal y permanente de los documentos. - Los documentos de valor temporal.- Son aquellos documentos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo. - Los documentos de valor permanente.- Son los relativos a asuntos administrativos, fiscales, legales, financieros, estructura organica, los planes operativos y otros indispensables para la entidad. Articulo 42º.- El Programa de Control de Documentos, estara conformado por el inventario de las series documentales, la tabla de retenciones de documentos y el indice alfabetico de las series documentales. Articulo 43º.- Los Gerentes de las Unidades Organicas de esta comuna en coordinacion con el encargado del Archivo Central, elaboraran el inventario de las series documentales correspondiente a su unidad y lo remitira al Comite de Evaluacion de Documentos para su aprobacion. Articulo 44º.- Los inventarios de las series documentales seran analizados por el CED fin determinar el valor de cada una de las series e indicar sus periodos de retencion en los niveles del archivo correspondiente. Articulo 45º.- El indice del PCD sera utilizado para anotar en orden alfabetico los nombres de las series documentales, el MORDAZA principal y el codigo respectivo. Articulo 46º.- La Tabla de Retencion de Documentos sera utilizada para registrar esquematicamente los asuntos principales de la serie documental, codigo, titulo de la serie documental, periodos de retencion del total de anos. Articulo 47º.- La Tabla de Retenciones de Documentos de la Municipalidad Distrital de La MORDAZA, sera aprobada mediante Resolucion. TITULO VI

DISPOSICION FINAL Y TRANSITORIA Unica.- Las Gerencias o Subgerencias de esta comuna, que posean documentos originales o expedientes, tiene un plazo de veinte dias habiles, para su devolucion al Archivo Central, en caso de incumplimiento se aplicara el articulo 22º de la presente resolucion. 05679