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PÆg. 315781 NORMAS LEGALES Lima, jueves 30 de marzo de 2006 consideración que es política de esta administración regular la buena organización y funcionamiento con lafinalidad de facilitar un buen servicio a los administradoses conveniente aprobar normas que regulen los serviciosque presta el Archivo Central; Estando a lo expuesto y en el uso de las facultades conferidas en el artículo 9º inciso 8) de la Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y con el voto UNÁNIMEde los (as) señores (as) regidores (as) y con la dispensade lectura y aprobación del acta ha dado la siguiente: ORDENANZA Artículo Primero.- APROBAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL ARCHIVOCENTRAL de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LAPERLA, que comprende (6) SEIS TÍTULOS, (47) artículosy (01) Disposición Final y Transitoria, que forma parte integrante de la presente Ordenanza. Artículo Segundo.- Encargar a la Gerencia Municipal el cumplimiento de la presente ordenanza. Artículo Tercero.- Encargar a la Gerencia de la Secretaría General la publicación de la presenteordenanza. Regístrese, comuníquese, publíquese y cúmplase. PEDRO JORGE LOPEZ BARRIOS Alcalde MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL ARCHIVO CENTRAL TÍTULO I TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL Artículo 1º. - La transferencia de documentos es un procedimiento archivístico que consiste en el trasladode los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los períodos de retención establecidos en los programas de control de documentos. Artículo 2º.- El Archivo Central de esta comuna elaborará el Cronograma Anual de Transferencia deDocumentos. Artículo 3º.- Toda transferencia de documentos deberá efectuarse utilizando el formulario de transferencia de documentos en original y una copia. Artículo 4º.- El inventario consta de dos partes: 4.1.-Inventario de transferencia de documentos contiene: a.- Información General: - Nombre de la entidad y de la unidad orgánica cuya documentación se va transferir. - Indicar el código de identificación de la unidad orgánica remitente: año del envío y el número secuencial. - Descripción general de documentos a transferir.- Metros lineales de documentos a transferir.- Fecha, nombre apellidos y firma del remitente y receptor 4.2.- Inventario registro de documentos contiene: - Número de orden. - Descripción de la serie documental: número de documento o expediente nombre y apellidos o razónsocial, folios. - Fechas extremas indicando la fecha más antigua y más reciente de cada una de las series. - Observaciones. Artículo 5º.- Para transferir los documentos al Archivo Central de esta comuna, se tendrá en cuenta la Tabla General de Retenciones de Documentos de la Municipalidad Distrital de La Perla. Artículo 6º.- Los funcionarios públicos sea cual fuera su nivel no podrán conservar en su poder documentosgenerados en el ejercicio de sus funciones, están obligados a remitir al Archivo Central de esta comuna,cuando ha concluido con el procedimiento administrativodefinitivo. Artículo 7º.- Está prohibido remitir documentación al Archivo Central de esta comuna cuando no ha concluido con el trámite administrativo. Artículo 8º.- Para proceder a la transferencia de documentos al Archivo Central de esta comuna, cadaGerencia o Subgerencia, deberá cumplir con losrequisitos que establece el artículo 4º, 5º del presenteManual. Artículo 9º. - El Subgerente de Trámite Documentario, recepcionará y verificará el contenido de los documentosde las distintas Gerencias o Subgerencias, que setransfieren al Archivo Central, dando su conformidadcon sello y firma de recepción. Artículo 10º. - El Subgerente de Trámite Documentario, remitirá los documentos al Archivo Central, que hace referencia el artículo precedente previa verificación conel responsable del Archivo, para lo cual se firmarán loscargos respectivos de la recepción. TÍTULO II DESARCHIVAMIENTO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL Artículo 11º. - El Archivo Central presta el servicio archivístico de desarchivamiento que es un proceso que consisten en poner a disposición la documentación requerida por los administrados o de las distintasGerencias o Subgerencias de la Institución por un plazodeterminado. Artículo 12º. - Cuando los usuarios requirieran el desarchivaniemto de algún expediente que se encuentre en el Archivo Central se solicitará por escrito presentando en mesa de partes de esta comuna paralo cual abonará el derecho de pago de acuerdo al Textoúnico de Procedimientos Administrativos - TUPA. Artículo 13º.- La solicitud del administrado deberá fundamentar el motivo del desarchivamiento con los requisitos: nombres y apellidos o razón social, el número del documento o expediente. Artículo 14º.- En el caso de ser solicitado por las Gerencias o Subgerencias, el desarchivamiento de algúnExpediente, será por escrito dirigido al Subgerente deTrámite Documentario, fundamentando el motivo del petitorio. Con los requisitos que establece el artículo precedente. Artículo 15º.- El plazo máximo que tienen las Gerencias o Subgerencias para devolver un Expedienteal Archivo Central es de quince (15) días hábiles. Artículo 16º.- La Subgerencia de Trámite Documentario, solicitará al Archivo Central por escrito indicando el número del expediente el motivo deldesarchivamiento. Artículo 17º.- La persona encargada del Archivo Central, informará por escrito del resultado de la búsquedade los documentos. Artículo 18º.- Las Gerencias o Subgerencias realizarán la devolución de los Expedientes al ArchivoCentral, con un documento por escrito a través de laSubgerencia de Trámite Documentario, para su revisióny posterior conformidad. Artículo 19º.- Devuelto el expediente original al Archivo Central se incorpora a su lugar de origen. Artículo 20º.- Los expedientes desarchivados no deben de sufrir ninguna clase de modificación, alteraciónni retención de ningún documento del expediente, encaso de no estar conforme de inmediato se informa a laGerencia o Subgerencia, donde se remitió el documento a fin que subsane de inmediato en el plazo de dos días hábiles. Artículo 21º.- En caso de no subsanar el funcionario o servidor público que refiere el artículo precedente, seaplicarán las sanciones administrativas de conformidadcon las normas legales vigentes. Artículo 22º.- El incumplimiento del plazo por parte del funcionario o servidor público que establece elartículo 15º será de aplicación las sanciones deconformidad con las normas legales vigentes.