Norma Legal Oficial del día 30 de marzo del año 2006 (30/03/2006)

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TEXTO DE LA PÁGINA 103

MORDAZA, jueves 30 de marzo de 2006

NORMAS LEGALES

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consideracion que es politica de esta administracion regular la buena organizacion y funcionamiento con la finalidad de facilitar un buen servicio a los administrados es conveniente aprobar normas que regulen los servicios que presta el Archivo Central; Estando a lo expuesto y en el uso de las facultades conferidas en el articulo 9º inciso 8) de la Ley Nº 27972, Ley Organica de Municipalidades y con el MORDAZA UNANIME de los (as) senores (as) regidores (as) y con la dispensa de lectura y aprobacion del acta ha dado la siguiente: ORDENANZA Articulo Primero.- APROBAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL ARCHIVO CENTRAL de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LA MORDAZA, que comprende (6) SEIS TITULOS, (47) articulos y (01) Disposicion Final y Transitoria, que forma parte integrante de la presente Ordenanza. Articulo Segundo.- Encargar a la Gerencia Municipal el cumplimiento de la presente ordenanza. Articulo Tercero.- Encargar a la Gerencia de la Secretaria General la publicacion de la presente ordenanza. Registrese, comuniquese, publiquese y cumplase. MORDAZA MORDAZA MORDAZA MORDAZA MORDAZA MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL ARCHIVO CENTRAL TITULO I TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL Articulo 1º.- La transferencia de documentos es un procedimiento archivistico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los periodos de retencion establecidos en los programas de control de documentos. Articulo 2º.- El Archivo Central de esta comuna elaborara el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos. Articulo 3º.- Toda transferencia de documentos debera efectuarse utilizando el formulario de transferencia de documentos en original y una copia. Articulo 4º.- El inventario consta de dos partes: 4.1.-Inventario de transferencia de documentos contiene: a.- Informacion General: - Nombre de la entidad y de la unidad organica cuya documentacion se va transferir. - Indicar el codigo de identificacion de la unidad organica remitente: ano del envio y el numero secuencial. - Descripcion general de documentos a transferir. - Metros lineales de documentos a transferir. - Fecha, nombre apellidos y firma del remitente y receptor 4.2.- Inventario registro de documentos contiene: - Numero de orden. - Descripcion de la serie documental: numero de documento o expediente nombre y apellidos o razon social, folios. - Fechas extremas indicando la fecha mas antigua y mas reciente de cada una de las series. - Observaciones. Articulo 5º.- Para transferir los documentos al Archivo Central de esta comuna, se tendra en cuenta la Tabla General de Retenciones de Documentos de la Municipalidad Distrital de La Perla. Articulo 6º.- Los funcionarios publicos sea cual fuera su nivel no podran conservar en su poder documentos

generados en el ejercicio de sus funciones, estan obligados a remitir al Archivo Central de esta comuna, cuando ha concluido con el procedimiento administrativo definitivo. Articulo 7º.- Esta prohibido remitir documentacion al Archivo Central de esta comuna cuando no ha concluido con el tramite administrativo. Articulo 8º.- Para proceder a la transferencia de documentos al Archivo Central de esta comuna, cada Gerencia o Subgerencia, debera cumplir con los requisitos que establece el articulo 4º, 5º del presente Manual. Articulo 9º.- El Subgerente de Tramite Documentario, recepcionara y verificara el contenido de los documentos de las distintas Gerencias o Subgerencias, que se transfieren al Archivo Central, dando su conformidad con sello y firma de recepcion. Articulo 10º.- El Subgerente de Tramite Documentario, remitira los documentos al Archivo Central, que hace referencia el articulo precedente previa verificacion con el responsable del Archivo, para lo cual se firmaran los cargos respectivos de la recepcion. TITULO II DESARCHIVAMIENTO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL Articulo 11º.- El Archivo Central presta el servicio archivistico de desarchivamiento que es un MORDAZA que consisten en poner a disposicion la documentacion requerida por los administrados o de las distintas Gerencias o Subgerencias de la Institucion por un plazo determinado. Articulo 12º.- Cuando los usuarios requirieran el desarchivaniemto de algun expediente que se encuentre en el Archivo Central se solicitara por escrito presentando en mesa de partes de esta comuna para lo cual abonara el derecho de pago de acuerdo al Texto unico de Procedimientos Administrativos - TUPA. Articulo 13º.- La solicitud del administrado debera fundamentar el motivo del desarchivamiento con los requisitos: nombres y apellidos o razon social, el numero del documento o expediente. Articulo 14º.- En el caso de ser solicitado por las Gerencias o Subgerencias, el desarchivamiento de algun Expediente, sera por escrito dirigido al Subgerente de Tramite Documentario, fundamentando el motivo del petitorio. Con los requisitos que establece el articulo precedente. Articulo 15º.- El plazo MORDAZA que tienen las Gerencias o Subgerencias para devolver un Expediente al Archivo Central es de quince (15) dias habiles. Articulo 16º.- La Subgerencia de Tramite Documentario, solicitara al Archivo Central por escrito indicando el numero del expediente el motivo del desarchivamiento. Articulo 17º.- La persona encargada del Archivo Central, informara por escrito del resultado de la busqueda de los documentos. Articulo 18º.- Las Gerencias o Subgerencias realizaran la devolucion de los Expedientes al Archivo Central, con un documento por escrito a traves de la Subgerencia de Tramite Documentario, para su revision y posterior conformidad. Articulo 19º.- Devuelto el expediente original al Archivo Central se incorpora a su lugar de origen. Articulo 20º.- Los expedientes desarchivados no deben de sufrir ninguna clase de modificacion, alteracion ni retencion de ningun documento del expediente, en caso de no estar conforme de inmediato se informa a la Gerencia o Subgerencia, donde se remitio el documento a fin que subsane de inmediato en el plazo de dos dias habiles. Articulo 21º.- En caso de no subsanar el funcionario o servidor publico que refiere el articulo precedente, se aplicaran las sanciones administrativas de conformidad con las normas legales vigentes. Articulo 22º.- El incumplimiento del plazo por parte del funcionario o servidor publico que establece el articulo 15º sera de aplicacion las sanciones de conformidad con las normas legales vigentes.