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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 3 de noviembre de 2006 332152 direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales. /D LQIRUPDFLyQ QR VROR VH UHODFLRQD FRQ ORV GDWRV JHQHUDGRV LQWHUQDPHQWH VLQR WDPELpQ FRQ VXFHVRVDFWLYLGDGHV\FRQGLFLRQHVH[WHUQDVTXHGHEHQWUDGXFLUVHDODIRUPDGHGDWRVRLQIRUPDFLyQSDUDODWRPDGHGHFLVLRQHV$VLPLVPRGHEHH[LVWLUXQDFRPXQLFDFLyQHIHFWLYDHQVHQWLGRDPSOLRDWUDYpVGHORVSURFHVRV\QLYHOHVMHUiUTXLFRVGHODHQWLGDG /D FRPXQLFDFLyQ HV LQKHUHQWH D ORV VLVWHPDV GH LQIRUPDFLyQ VLHQGR LQGLVSHQVDEOH VX DGHFXDGDWUDQVPLVLyQDOSHUVRQDOSDUDTXHSXHGDFXPSOLUFRQVXVUHVSRQVDELOLGDGHV &RQWHQLGR)XQFLRQHV\FDUDFWHUtVWLFDVGHODLQIRUPDFLyQ ,QIRUPDFLyQ\UHVSRQVDELOLGDG&DOLGDG\VX¿FLHQFLDGHODLQIRUPDFLyQ6LVWHPDVGHLQIRUPDFLyQ)OH[LELOLGDGDOFDPELR$UFKLYRLQVWLWXFLRQDO&RPXQLFDFLyQLQWHUQD&RPXQLFDFLyQH[WHUQD &DQDOHVGHFRPXQLFDFLyQ NORMAS BÁSICAS PARA LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.1. Funciones y características de la informaciónLa información es resultado de las actividades RSHUDWLYDV ¿QDQFLHUDV \ GH FRQWURO SURYHQLHQWHVdel interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situación existente en un determinado momento UHXQLHQGR ODV FDUDFWHUtVWLFDV GH FRQ¿DELOLGDGRSRUWXQLGDG\XWLOLGDGFRQOD¿QDOLGDGTXHHOXVXDULRdisponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de gestión. &RPHQWDULRV /DLQIRUPDFLyQGHEHVHU¿GHGLJQDFRQORVKHFKRVTXH GHVFULEH(QHVWHVHQWLGRSDUDTXHODLQIRUPDFLyQUHVXOWHUHSUHVHQWDWLYDGHEHVDWLVIDFHUUHTXLVLWRVGHRSRUWXQLGDGDFFHVLELOLGDG LQWHJULGDG SUHFLVLyQ FHUWLGXPEUHUDFLRQDOLGDGDFWXDOL]DFLyQ\REMHWLYLGDG /RVÀXMRVGHLQIRUPDFLyQGHEHQVHUFRKHUHQWHVFRQOD QDWXUDOH]DGHODVRSHUDFLRQHV\GHFLVLRQHVTXHVHDGRSWHQHQ FDGD QLYHO RUJDQL]DFLRQDO 3RU HOOR GHEH GLVWLQJXLUVHTXH HQ ORV QLYHOHV LQIHULRUHV JHQHUDOPHQWH VH UHDOL]DQDFWLYLGDGHV SURJUDPDGDV TXH UHTXLHUHQ LQIRUPDFLyQ GHFDUiFWHU RSHUDFLRQDO (Q FDPELR HQ OD PHGLGD TXH VHDVFLHQGHHQORVQLYHOHVVHUHTXLHUHGLVSRQHUGHRWURWLSRGHLQIRUPDFLyQRULHQWDGDDOORJURGHORVREMHWLYRVHVWUDWpJLFRV\GHJHVWLyQ3RUHOORUHTXLHUHVHUVHOHFFLRQDGDDQDOL]DGDHYDOXDGD \ VLQWHWL]DGD SDUD UHGXFLU ORV JUDGRV GHLQFHUWLGXPEUHTXHFDUDFWHUL]DQDODDFWLYLGDGJHUHQFLDOHQODWRPDGHGHFLVLRQHVUHÀHMDGDHQODHOHFFLyQGHGLYHUVDVDOWHUQDWLYDVSRVLEOHV /DLQIRUPDFLyQGHEHVHUXVDGDSDUDODFUHDFLyQGH FRQRFLPLHQWRHQODHQWLGDGVLHQGRQHFHVDULRHOHVWDEOHFLPLHQWR GHXQVLVWHPDGHJHVWLyQGHOFRQRFLPLHQWRTXHSHUPLWDHODSUHQGL]DMHRUJDQL]DFLRQDO\ODPHMRUDFRQWLQXD 4.2. Información y responsabilidadLa información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser FDSWDGRV LGHQWL¿FDGRV VHOHFFLRQDGRV UHJLVWUDGRVestructurados en información y comunicados en tiempo y forma oportuna. &RPHQWDULRV (OWLWXODU\IXQFLRQDULRVGHEHQHQWHQGHUODLPSRUWDQFLD GHO URO TXH GHVHPSHxDQ ORV VLVWHPDV GH LQIRUPDFLyQSDUD HO FRUUHFWR GHVDUUROOR GH VXV GHEHUHV PRVWUDQGRXQDDFWLWXGFRPSURPHWLGDKDFLDpVWRV(VWDDFWLWXGGHEHWUDGXFLUVHHQDFFLRQHVFRQFUHWDVFRPRODDVLJQDFLyQGHUHFXUVRVVX¿FLHQWHVSDUDVXIXQFLRQDPLHQWRH¿FD]\RWUDVTXHHYLGHQFLHQODDWHQFLyQTXHVHOHRWRUJD /DREWHQFLyQ\FODVL¿FDFLyQGHODLQIRUPDFLyQGHEHQ RSHUDUVHGHPDQHUDGHJDUDQWL]DUODDGHFXDGDRSRUWXQLGDGGHVXGLYXOJDFLyQDODVSHUVRQDVFRPSHWHQWHVGHODHQWLGDG SURSLFLDQGRTXHODVDFFLRQHVRGHFLVLRQHVTXHVHVXVWHQWHQHQODPLVPDFXPSODQDSURSLDGDPHQWHVX¿QDOLGDG &DOLGDG\VX¿FLHQFLDGHODLQIRUPDFLyQ El titular o funcionario designado debe asegurar OD FRQ¿DELOLGDG FDOLGDG VX¿FLHQFLD SHUWLQHQFLDy oportunidad de la información que se genere y comunique. Para ello se debe diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno. &RPHQWDULRV /D LQIRUPDFLyQ HV IXQGDPHQWDO SDUD OD WRPD GH GHFLVLRQHVFRPRSDUWHGHODDGPLQLVWUDFLyQGHFXDOTXLHUHQWLGDG 3RUHVDUD]yQHQHOVLVWHPDGHLQIRUPDFLyQVHGHEHFRQVLGHUDUPHFDQLVPRV\SURFHGLPLHQWRVFRKHUHQWHVTXHDVHJXUHQTXHODLQIRUPDFLyQSURFHVDGDSUHVHQWHXQDOWRJUDGRGHFDOLGDG7DPELpQ GHEH FRQWHQHU HO GHWDOOH DGHFXDGR VHJ~Q ODVQHFHVLGDGHVGHORVGLVWLQWRVQLYHOHVRUJDQL]DFLRQDOHVSRVHHUYDORUSDUDODWRPDGHGHFLVLRQHVDVtFRPRVHURSRUWXQDDFWXDO \IiFLOPHQWHDFFHVLEOHSDUDODVSHUVRQDVTXHODUHTXLHUDQ /D LQIRUPDFLyQ GHEH VHU JHQHUDGD HQ FDQWLGDG VX¿FLHQWH\FRQYHQLHQWH(VGHFLUGHEHGLVSRQHUVHGHODLQIRUPDFLyQQHFHVDULDSDUDODWRPDGHGHFLVLRQHVHYLWDQGRPDQHMDUYRO~PHQHVTXHVXSHUHQORUHTXHULGR 4.4. Sistemas de información Los sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello deberá ajustarse a las características, necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas. &RPHQWDULRV /DHQWLGDGGHEHLPSOHPHQWDUVLVWHPDVGHLQIRUPDFLyQ TXHVHDGHFXHQDODHVWUDWHJLDJOREDO\DODQDWXUDOH]DGHODVRSHUDFLRQHVGHODHQWLGDGSXGLHQGRVHULQIRUPiWLFRVPDQXDOHVRXQDFRPELQDFLyQGHDPERV 3XHGHQ RULHQWDUVH DO PDQHMR SUHSDUDFLyQ \ SUHVHQWDFLyQ GH OD LQIRUPDFLyQ HFRQyPLFD ¿QDQFLHUDFRQWDEOH SUHVXSXHVWDULD \ RSHUDFLRQDO HQWUH RWUDV GHPDQHUDLPSDUFLDO\REMHWLYD'HEHQHVWDUHQSRVLELOLGDGGHEULQGDULQIRUPDFLyQFRQUHVSHFWRD 0LVLyQSODQHVREMHWLYRVQRUPDV\PHWDVLQVWLWXFLR QDOHV 3URJUDPDFLyQHMHFXFLyQ\HYDOXDFLyQGHDFWLYLGDGHV FRQH[SUHVLRQHVPRQHWDULDV\ItVLFDV 1LYHOHV DOFDQ]DGRV HQ HO ORJUR GH ORV REMHWLYRV HVWUDWpJLFRV\RSHUDWLYRV (VWDGRVGHVLWXDFLyQHFRQyPLFDFRQWDEOH\¿QDQFLHUD SRUSHUtRGRV\H[SXHVWRVFRPSDUDWLYDPHQWH *HVWLyQ DGPLQLVWUDWLYD SUHVXSXHVWDO \ ORJtVWLFD GH OD HQWLGDG HQ FRQVRQDQFLD FRQ OD QRUPDWLYD VREUHWUDQVSDUHQFLD¿VFDO\DFFHVRS~EOLFRDODLQIRUPDFLyQ 2WURV UHTXHULPLHQWRV HVSHFt¿FRV GH RUGHQ OHJDO WpFQLFRXRSHUDWLYR /RVVLVWHPDVGHLQIRUPDFLyQGHEHQHVWDURULHQWDGRV DLQWHJUDUODVRSHUDFLRQHVGHODHQWLGDGGHSUHIHUHQFLD\GHSHQGLHQGRGHOFDVRHQWLHPSRUHDO/DFDOLGDGGHORVVLVWHPDVGHLQIRUPDFLyQGHEHDVHJXUDUVHSRUPHGLRGHODHODERUDFLyQGHSURFHGLPLHQWRVGRFXPHQWDGRV 4.5. Flexibilidad al cambio Los sistemas de información deben ser revisados periódicamente, y de ser necesario, rediseñados FXDQGR VH GHWHFWHQ GH¿FLHQFLDV HQ VXV SURFHVRV \productos. Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia, políticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones necesarias. &RPHQWDULRV /DUHYLVLyQGHORVVLVWHPDVGHLQIRUPDFLyQGHEH OOHYDUVH D FDER SHULyGLFDPHQWH FRQ HO ¿Q GH GHWHFWDUGH¿FLHQFLDVHQVXVSURFHVRV\SURGXFWRV\FXDQGRRFXUUHQ