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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 3 de noviembre de 2006 332153 FDPELRVGUiVWLFRVHQHOHQWRUQRRHQHODPELHQWHLQWHUQR GHODHQWLGDG(QFRQVHFXHQFLDSURGXFWRGHODHYDOXDFLyQUHDOL]DGD VH GHEH GHFLGLU SRU HIHFWXDU FDPELRV HQ VXVSDUWHVXRSWDUSRUHOUHGLVHxRGHOVLVWHPD /DÀH[LELOLGDGDOFDPELRGHEHFRQVLGHUDUHQIRUPD RSRUWXQDVLWXDFLRQHVUHIHUHQWHVD &DPELRVHQODQRUPDWLYDTXHDOFDQFHDODHQWLGDG 2SLQLRQHV UHFODPRV QHFHVLGDGHV H LQTXLHWXGHV GH ORV FOLHQWHV R XVXDULRV VREUH HO VHUYLFLR TXH VH OHVSURSRUFLRQD 4.6. Archivo institucionalEl titular o funcionario designado debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, tales como los informes y registros contables, administrativos y de gestión, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento. &RPHQWDULRV /D LPSRUWDQFLD GHO PDQWHQLPLHQWR GH DUFKLYRV LQVWLWXFLRQDOHVVHSRQHGHPDQL¿HVWRHQODQHFHVLGDGGHFRQWDUFRQHYLGHQFLDVREUHODJHVWLyQSDUDXQDDGHFXDGDUHQGLFLyQGHFXHQWDV &RUUHVSRQGH D OD DGPLQLVWUDFLyQ HVWDEOHFHU ORV SURFHGLPLHQWRV \ ODV SROtWLFDV TXH GHEHQ REVHUYDUVH HQ ODFRQVHUYDFLyQ \ PDQWHQLPLHQWR GH DUFKLYRV HOHFWUyQLFRVPDJQpWLFRV\ItVLFRVVHJ~QHOFDVRFRQEDVHHQODVGLVSRVLFLRQ HV WpFQLFDV\MXUtGLFDVTXHHPLWHQORVyUJDQRVFRPSHWHQWHV\TXHDSR\HQORVHOHPHQWRVGHOVLVWHPDGHFRQWUROLQWHUQR 4.7. Comunicación interna/DFRPXQLFDFLyQLQWHUQDHVHOÀXMRGHPHQVDMHV dentro de una red de relaciones interdependientes TXHÀX\HKDFLDDEDMRDWUDYpVGH\KDFLDDUULEDGHODHVWUXFWXUDGHODHQWLGDGFRQOD¿QDOLGDGGHREWHQHUXQPHQVDMHFODUR\H¿FD]$VLPLVPRGHEHVHUYLUGHcontrol, motivación y expresión de los usuarios. &RPHQWDULRV /D FRPXQLFDFLyQ LQWHUQD GHEH HVWDU RULHQWDGD D HVWDEOHFHU XQ FRQMXQWR GH WpFQLFDV \ DFWLYLGDGHV SDUDIDFLOLWDU\DJLOL]DUHOÀXMRGHPHQVDMHVHQWUHORVPLHPEURVGHODHQWLGDG\VXHQWRUQRRLQÀXLUHQODVRSLQLRQHVDFWLWXGHV\FRQGXFWDVGHORVFOLHQWHVRXVXDULRVLQWHUQRVGHODHQWLGDGWRGRHOORFRQHO¿QGHTXHVHFXPSODQORVREMHWLYRV (VLPSRUWDQWHHVWDEOHFHUEXHQDVUHODFLRQHVHQWUHHO SHUVRQDOGHODViUHDVTXHFRPSRQHQODHQWLGDGGH¿QLHQGRPLVLRQHV UHVSRQVDELOLGDGHV \ UROHV FRQ OD ¿QDOLGDG GHHPLWLUXQPHQVDMHDGHFXDGR\FODUR /D SROtWLFD GH FRPXQLFDFLRQHV GHEH SHUPLWLU ODV GLIHUHQWHVLQWHUDFFLRQHVHQWUHORVIXQFLRQDULRV\VHUYLGRUHVS~EOLFRVFXDOHVTXLHUDVHDQORVUROHVTXHGHVHPSHxHQDVtFRPRHQWUHODViUHDV\XQLGDGHVRUJiQLFDVHQJHQHUDO 4.8. Comunicación externaLa comunicación externa de la entidad debe RULHQWDUVH D DVHJXUDU TXH HO ÀXMR GH PHQVDMHV Hintercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve a cabo de manera VHJXUD FRUUHFWD \ RSRUWXQD JHQHUDQGR FRQ¿DQ]D Himagen positivas a la entidad. &RPHQWDULRV 6HGHEHGLVSRQHUGHOtQHDVDELHUWDVGHFRPXQLFDFLyQ GRQGHORVXVXDULRVSXHGDQDSRUWDULQIRUPDFLyQGHJUDQYDORU VREUH HO GLVHxR \ OD FDOLGDG GH ORV SURGXFWRV \VHUYLFLRVEULQGDGRVSHUPLWLHQGRTXHODHQWLGDGUHVSRQGDD ORV FDPELRV HQ ODV H[LJHQFLDV \ SUHIHUHQFLDV GH ORVXVXDULRV /DV TXHMDV R FRQVXOWDV TXH VH UHFLEHQ VREUH ODV DFWLYLGDGHV SURGXFWRV R VHUYLFLRV GH OD HQWLGDG SXHGHQUHYHODUODH[LVWHQFLDGHGH¿FLHQFLDVGHFRQWURO\SUREOHPDVRSHUDWLYRV(VWDVGH¿FLHQFLDVGHEHQVHUUHYLVDGDV\HOSHUVRQDO HQFRQWUDUVH SUHSDUDGR SDUD UHFRQRFHU VXV LPSOLFDQFLDV \DGRSWDUODVDFFLRQHVFRUUHFWLYDVTXHUHVXOWHQQHFHVDULDV /RVPHQVDMHVKDFLDHOH[WHULRUGHEHQFRQVLGHUDUOD LPDJHQTXHODLQVWLWXFLyQGHEHSUR\HFWDUFRQUHVSHFWRGHODOXFKDFRQWUDODFRUUXSFLyQ/DV FRPXQLFDFLRQHV FRQ ORV JUXSRV GH LQWHUpV GH OD HQWLGDG \ FLXGDGDQtD HQ JHQHUDO GHEHQ FRQWHQHULQIRUPDFLyQDFRUGHFRQVXVQHFHVLGDGHVGHPRGRTXHSXHGDQHQWHQGHUHOHQWRUQR\ORVULHVJRVGHODHQWLGDG 'HEHQ DSOLFDUVH FRQWUROHV HIHFWLYRV SDUD OD FRPXQLFDFLyQH[WHUQDGHIRUPDTXHVHSUHYHQJDÀXMRVGHLQIRUPDFLyQTXHQRKD\DQVLGRGHELGDPHQWHDXWRUL]DGRV6LQ HPEDUJR GHEH JDUDQWL]DUVH OD WUDQVSDUHQFLD \ HOGHUHFKRGHDFFHVRDODLQIRUPDFLyQS~EOLFDGHDFXHUGRFRQODQRUPDWLYDUHVSHFWLYDYLJHQWH 4.9. Canales de comunicaciónLos canales de comunicación son medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecánica de distribución formal, informal y multidireccional para la difusión de la información. Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en la, cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos, actividades y tareas. &RPHQWDULRV /RVFDQDOHVQRVyORGHEHQFRQVLGHUDUODUHFHSFLyQ GHLQIRUPDFLyQ PHQVDMHVDSURSLDGDPHQWHWUDQVPLWLGRV\HQWHQGLGRV VLQRWDPELpQOtQHDVGHHQWUHJDTXHSHUPLWDQOD UHWURDOLPHQWDFLyQ \ GLVWULEXFLyQ SDUD FRRUGLQDU ODVGLIHUHQWHVDFWLYLGDGHV (O GLVHxR GH ORV FDQDOHV GH FRPXQLFDFLyQ GHEH FRQWULEXLU DO FRQWURO GHO FXPSOLPLHQWR GH ORV SODQHVHVWUDWpJLFR\RSHUDWLYRDOFRQWUROGHOSHUVRQDOGHODHQWLGDG \DODHMHFXFLyQGHSURFHVRVDFWLYLGDGHV\WDUHDVHQODHQWLGDG (O GLVHxR GH ORV FDQDOHV GH FRPXQLFDFLyQ GHEH FRQWHPSODUDOPHQRVORVVLJXLHQWHVDVSHFWRV $MXVWDUORVUHFXUVRVDODVQHFHVLGDGHVGHLQIRUPDFLyQ \HQFRQFRUGDQFLDFRQODGLPHQVLyQRUJDQL]DFLRQDO 0HMRUDU OD FDSDFLGDG GH SURFHVDPLHQWR GH OD LQIRUPDFLyQDSOLFDQGRODWHFQRORJtDLQIRUPiWLFD &RRUGLQDUODVRSRUWXQLGDGHVGHLQIRUPDFLyQHQWUHORV GLIHUHQWHVXVXDULRVGHODHQWLGDGSDUDHYLWDUGXSOLFLGDGGHWDUHDVRVXSHUSRVLFLyQHQWUHODVPLVPDV *HQHUDU IRUPDV GH UHODFLRQHV SDUWLFLSDWLYDV HQ HO iPELWRGHWUDEDMRWDOHVFRPR R &RQWDFWRV GLUHFWRV HQWUH JHUHQWHV SDUD ORJUDU OD FRQWLQXDWUDQVIHUHQFLDGHLQIRUPDFLyQHQWUHORVPLVPRV R 5ROHV GH HQODFH HQWUH VHFWRUHV XQLGDGHV \ GHSDUWDPHQWRVTXHFRDG\XYHQDOLQYROXFUDPLHQWRJHQHUDOGHORVPLHPEURVGHODHQWLGDGHQVXVGLYHUVDViUHDVGHFRPSHWHQFLD\UHVSHFWLYDVSUREOHPiWLFDV R(TXLSRVGHWUDEDMRHQUHODFLyQFRQWDUHDVRFDVLRQDOHV RSHULyGLFDVSHUPLWLHQGRDKRUURVHQHOXVRGHFDQDOHVGHFRPXQLFDFLyQ R5ROHVLQWHJUDGRUHVSDUDD\XGDUDODVXSHUYLVLyQGH ORVWUDEDMRVDODVUHODFLRQHVLQWHUGLVFLSOLQDULDV\DODPHMRU D GHODYLVLyQ\ORJURGHORVREMHWLYRVLQVWLWXFLRQDOHV /RV FDQDOHV GH FRPXQLFDFLyQ GHEHQ SHUPLWLU OD FLUFXODFLyQH[SHGLWDGHODLQIRUPDFLyQGHPRGRTXHVHDWUDVODGDGDDOIXQFLRQDULRRVHUYLGRUFRPSHWHQWHHQXQIRUPDWRDGHFXDGRSDUDVXDQiOLVLV\GHQWURGHXQODSVRFRQYHQLHQWHTXHKDJDSRVLEOHODWRPDRSRUWXQDGHGHFLVLRQHV&RPRPHGLGDSUHYHQWLYDHVWRVFDQDOHVGHEHQVHUXVDGRVSRUHOSHUVRQDOGHPDQHUDXQLIRUPH\FRQVWDQWH(OORQRLPSOLFDTXH GHED GHVHVWLPDUVH SRU FRPSOHWR OD SRVLELOLGDG GHTXHSDUDHIHFWRVLQWHUQRVHQGHWHUPLQDGDVFLUFXQVWDQFLDV\ FRQGLFLRQHV SUHYLDPHQWH GH¿QLGDV DOJXQRV FDQDOHVLQIRUPDOHVUHVXOWHQVHUHOPHGLRUHTXHULGR 5. NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIÓNEl sistema de control interno debe ser objeto GH VXSHUYLVLyQ SDUD YDORUDU OD H¿FDFLD \ FDOLGDGde su funcionamiento en el tiempo y permitir su UHWURDOLPHQWDFLyQ3DUDHOORODVXSHUYLVLyQLGHQWL¿FDGDtambién como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos \ RSHUDFLRQHV GH OD HQWLGDG FRQ ¿QHV GH PHMRUDy evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. 6LHQGR HO FRQWURO LQWHUQR XQ VLVWHPD TXH SURPXHYH XQD DFWLWXG SURDFWLYD \ GH DXWRFRQWURO GH ORV QLYHOHV