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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, sábado 27 de marzo de 2010 416286 9. Información a la Superintendencia Las empresas deben presentar a la Superintendencia, la información contenida en los siguientes anexos, que forman parte integrante de la presente resolución y se publican en el Portal electrónico institucional (www.sbs. gob.pe), conforme a lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001-2009-JUS: Anexo N° 1 “Primas cedidas por reasegurador”, con periodicidad trimestral. Anexo N° 2 “Información sobre distribución del reaseguro”, con periodicidad anual. Anexo N° 3 “Estructura de los contratos de reaseguros proporcionales”, con periodicidad anual. Anexo N° 4 “Estructura de los contratos de reaseguros no proporcionales”, con periodicidad anual. Anexo N° 5 “Siniestros por cobrar de contratos de reaseguro facultativo”, con periodicidad trimestral. Anexo N° 6 “Información estadística de operaciones de reaseguros con el mercado extranjero”, con periodicidad trimestral. Anexo N° 7 “Primas recibidas por contrato de reaseguro aceptado”, con periodicidad trimestral. Anexo N° 8 “Siniestros de reaseguro aceptado pendientes de liquidación”, con periodicidad trimestral. Los anexos N° 2, 3 y 4 deberán ser remitídos conjuntamente con el Plan de Reaseguros referido en el numeral 11, con la información de los contratos vigentes a esa fecha. Los demás anexos deberán ser remitidos dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento de cada trimestre, con excepción del anexo Nº 1 que podrá presentarse dentro de los treinta (30) días siguientes al vencimiento del trimestre correspondiente. Asimismo, los anexos que contengan la información correspondiente al cuarto trimestre del año, se deberán presentar dentro de los treinta (30) días siguientes al término de dicho trimestre. 10. Información mínima a ser mantenida en las empresas. Las empresas deberán mantener permanentemente a disposición de la Superintendencia: a) Un expediente por cada contrato de reaseguro que debe contener como mínimo lo siguiente: a.1) Información sobre el reasegurador o reaseguradores que intervienen en el contrato: nombre del reasegurador, domicilio con indicación del país, teléfono, fax, e-mail y clasifi caciones de riesgo de los reaseguradores participantes a la fecha de celebración del contrato. a.2) Copia del contrato de reaseguro que cumpla las disposiciones señaladas en el numeral 3, y contenga la indicación específi ca de la vigencia, riesgos cubiertos, exclusiones, límites, deducibles, prima correspondiente al periodo cubierto o prima mínima de depósito, según corresponda, detalle de las condiciones y/o cláusulas convenidas y porcentaje de participación de cada reasegurador. a.3) Información (si corresponde) del corredor que intermedia el contrato, con indicación del nombre completo de la empresa corredora de reaseguros y de su calidad, de hábil en el Registro Ofi cial de la Superintendencia al momento de tomarse el contrato, así como el porcentaje de su comisión. b) Planilla de cesiones de reaseguros recibidos y cedidos. c) Expedientes de siniestros con la siguiente información mínima: c.1) Aviso de siniestro. c.2) Copia de las comunicaciones enviadas y/o recibidas de los reaseguradores, en el caso de pólizas facultativas. c.3) Informes emitidos por los auxiliares de seguros (ajustadores y/o peritos) que intervienen en el proceso de liquidación del siniestro. c.4) Convenio de ajuste, en caso corresponda, fi rmado por el asegurado. c.5) Recibo de indemnización fi rmado por el asegurado, cuando se trata de siniestros que involucran indemnizaciones importantes. Los montos considerados “importantes” por la empresa deberán constar en su Plan Anual de Reaseguros. 11. Plan de reaseguros e información complementaria Las empresas deberán remitir a esta Superintendencia a más tardar el 30 de marzo de cada año el Plan Anual de Reaseguros, debidamente aprobado por el Directorio. Complementariamente, adjunto al Plan de Reaseguros se incluirá una lista de los treinta (30) principales clientes de la empresa, determinados en función a los valores declarados totales de sus seguros patrimoniales, indicando en cada caso: ramo, nombre del asegurado, número de póliza, vigencia, valor declarado total, suma asegurada, cesión (en contratos automáticos y/o contratos facultativos) y prima neta anual. Las modifi caciones de las políticas de retención y cesión por todo concepto, deberán ser aprobadas nuevamente por el Directorio de la empresa dentro de los treinta (30) días calendario posteriores al inicio de vigencia de las renovaciones o suscripción de nuevos contratos, y serán informadas a esta Superintendencia dentro de los diez (10) días calendario posteriores a su aprobación por el Directorio. El Plan de Reaseguros deberá contener, como mínimo, la siguiente información: a) Objetivos del Plan de Reaseguros, precisando las metas anuales que la empresa espera alcanzar en materia de reaseguros. b) Políticas de aceptación o cesión de riesgos, tanto en el país como en el exterior, las que se determinan de acuerdo con las políticas de suscripción de riesgos de las empresas. Como parte de las políticas de aceptación o cesión de riesgos, las empresas deben precisar las políticas de suscripción de contratos de reaseguros facultativos y reaseguros aceptados, cuando corresponda. c) Políticas de retención de riesgos, las que deben guardar relación con la capacidad patrimonial de la empresa, considerando el límite máximo de retención establecido en el numeral 8. d) Responsables del diseño, de la ejecución y supervisión del Plan, indicando el nombre completo y cargo de los mismos. Las labores de ejecución y supervisión del Plan deberán estar a cargo de personas distintas y no pueden recaer en el auditor interno. Las empresas deberán conservar los documentos que sustenten la ejecución y supervisión del Plan, los que deberán estar a disposición de la Superintendencia cuando lo requiera. 12. Informes sobre el Riesgo de Reaseguros Las empresas deben remitir en un plazo de treinta (30) días posteriores a su emisión, copia de los informes de auditoría externa que hayan evaluado el riesgo de reaseguros, en caso la empresa haya contratado estos servicios de manera específi ca. 13. Sistema de Información automatizado Las empresas deberán implementar sistemas de información que faciliten la identifi cación del riesgo total para la contratación adecuada y la gestión de reaseguros. Dicho sistema debe permitir verifi car la información reportada a la Superintendencia en los últimos seis meses, de acuerdo con el numeral 9 de las presentes normas. La base de datos correspondiente, a partir de la cual se obtiene la información reportada a la Superintendencia sobre operaciones con los reaseguradores, deberá contener como mínimo la información señalada en los anexos N° 1, 5, 6 y 7. Dicho sistema deberá permitir la exportación de la información a formatos de hojas de cálculo, texto plano u otras de común uso. Artículo Segundo.- Incorporar en el anexo 3 en la sección II referido a infracciones graves específi cas de Empresas del Sistema de Seguros del Reglamento de Sanciones aprobado por la Resolución SBS Nº 816-2005, la siguiente infracción: − Incumplir con el incremento de sus obligaciones técnicas por Práctica Insegura tal cual se señala en el numeral 7 de las Normas para la Contratación y Gestión de Reaseguros.