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Pág. 173454 NORMAS LEGALES Lima, sábado 22 de mayo de 1999 Procesos de Selección y sus Contratos, que deben llevar las entidades sujetas a la Ley Nº 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Regístrese, comuníquese y publíquese. MIGUEL A. PIN TORRES Presidente DIRECTIVA Nº 005-99-CONSUCODE CARACTERISTICAS DEL REGISTRO PUBLICO DE PROCESOS DE SELECCION Y SUS CONTRATOS I) FINALIDAD 1) Establecer las características del Registro Público sobre procesos de selección y sus contratos, que deben llevar las entida- des sujetas a la Ley Nº 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisi- ciones del Estado. 2) Precisar la información que las entidades deben remitir al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE, en cumplimiento de la normatividad vigente. II) OBJETIVO Uniformizar el contenido del registro que deben llevar las entidades, posibilitando contar con información para una base de datos sobre procesos de selección y sus contratos, que coadyuve al cumplimiento de las funciones del CONSUCODE. III) ALCANCE La presente directiva es de cumplimiento obligatorio por las entidades comprendidas en la Ley Nº 26850 de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. IV) BASE LEGAL Ley Nº 26850 de 30 de julio de 1997, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo Nº 039-98-PCM de 26 de setiembre de 1998, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adqui- siciones del Estado. Ley Nº 25565, Ley del Sistema de Evaluación Internacional de Procesos. Leyes Anuales de Presupuesto. V) DISPOSICIONES GENERALES 1.- Según lo dispuesto en el Artículo 181º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 039-98-PCM, las entidades obliga- toriamente llevarán un registro público de los procesos de selec- ción y sus contratos; asimismo, señala que dicha información deberá ser remitida trimestralmente al Consejo, a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 46º de la ley, en la forma que establezca el Consejo. 2.- El Artículo 183º del Reglamento de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado establece que: * "El Registro de Procesos deberá mantenerse actualizado mensualmente por el funcionario responsable, hasta el últi- mo período mensual que hubiera sido informado, expresando en él la situación en la que se encuentra el proceso de selección. * Cuando los procesos de selección se realicen por las oficinas a que se refiere el Artículo 10º, éstas deberán llevar el registro en la forma que establezca la entidad, y la información contenida en estos registros será entregada al final de cada trimestre al órgano central para su consolidación. * La información que sirve de sustento a las anotaciones consignadas en el registro deberá ser archivada y conservada en orden cronológico y correlativo hasta la conclusión del contrato. Culminado éste, la entidad podrá utilizar cualquier otro medio de conservación de información por el plazo que la legislación deter- mine." VI) DISPOSICIONES ESPECIFICAS 1) Para dar cumplimiento a lo establecido en los Artículos 181º y 183º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, las entidades llevarán, por cada proceso, los formatos que se indican a continuación: a) Formato Registro de Proceso de Selección - Ejecución de Obras y Consultoría (Formato RPS-ECO), que se muestra en ANEXO Nº 1, en el cual se consignarán los datos generales de cada proceso de selección llevado a cabo por las entidades (Lici- tación, Concurso, Adjudicación Directa con Publicación o Adjudi- cación Directa sin Publicación), desde su convocatoria hasta el otorgamiento de la Buena Pro. b) Formato Registro de Proceso de Selección - Bienes y Servicios (Formato RPS-BS), que se muestra en ANEXO Nº 2, enel cual se consignarán los datos generales de cada proceso de selección llevado a cabo por las entidades (Licitación, Concurso, Adjudicación Directa con Publicación o Adjudicación Directa sin Publicación), desde su convocatoria hasta el otorgamiento de la Buena Pro. c) Formato Seguimiento Contractual (Formato SC), que se muestra en ANEXO Nº 3, en el cual se consignará la información correspondiente a las ocurrencias posteriores a la adjudicación de la Buena Pro, hasta la conclusión del contrato. La entidad deberá llevar un Formato SC por cada Formato RPS-ECO y/o RPS-BS. d) Formato de Registro de Procesos de Adjudicación Directa de Menor Cuantía (Formato RMC), que se muestra en ANEXO Nº 4, en el cual se consignarán los datos de los Procesos de Adjudi- caciones Directas de Menor Cuantía llevados a cabo por las entidades. El Registro Público de procesos de selección y sus contra- tos, a que hace referencia el Artículo 181º del Reglamento de la Ley, estará compuesto por los Formatos RPS-ECO, RPS-BS y sus correspondientes Formatos SC, debidamente ordenados de manera correlativa y cronológica, así como por el Formato RMC, que también deberá ser ordenado con el mismo criterio antes señalado. 2) Las entidades llenarán los Formatos RPS-ECO y/o RPS-BS en la medida que se produzcan avances en los procesos de selección, debiendo ser presentados por única vez al Consejo, una vez que los procesos hayan concluido, según se establece en el numeral siguiente. 3) Los Formatos RPS-ECO y/o RPS-BS correspondientes a procesos concluidos así como los Formatos SC correspon- dientes a sus respectivos contratos o a otros contratos en proceso de ejecución, serán remitidos al CONSUCODE den- tro de los quince (15) días siguientes al término de cada trimestre. 4) Los Formatos SC serán llenados conforme se produzcan avances en la ejecución de cada contrato, debiendo ser enviados trimestralmente al CONSUCODE, dentro del plazo señalado en el punto 3 y hasta que se concluyan los contratos. 5) Las entidades llenarán el Formato RMC en la medida que se produzcan los avances en los procesos de selección, debiendo enviar al Consejo, en igual plazo al señalado en el punto precedente, únicamente la información consolidada de los mismos, no los formatos. Dicha información será aquella detallada en el Formato de Información RMC, que se muestra en ANEXO Nº 5. 6) Deberán consignarse en los Formatos RPS-ECO, RPS-BS y SC las adjudicaciones directas de menor cuantía que se convo- quen como consecuencia de un trámite de exoneración de licita- ción o concurso público; las referidas a contratación de obras entre entidades del Estado; adquisición de insumos realizadas por empresas del Estado o en los casos referidos a situación de emergencia. 7) La remisión de la información regulada por la presente directiva será de responsabilidad del funcionario que ocupa el más alto cargo administrativo de la entidad, a quien hace referen- cia el Artículo 2º del Reglamento de la Ley Nº 26850. Sin perjuicio de ello, la máxima autoridad de la entidad designará al funciona- rio que tendrá a su cargo el Registro Público de Procesos y será responsable de registrar y controlar la información de los forma- tos. 8) Esta información permitirá al Consejo contar con una base de datos sobre el tema y, su simple presentación, no implica la convalidación o conformidad de las actividades reportadas que no se ciñan a la presente normativa. 9) Las entidades comprendidas en el numeral III presen- tarán la información en los plazos previstos en la presente directiva. De no ser así CONSUCODE, asumirá que durante el trimestre concluido no se ha culminado ningún proceso de selección y que no se tiene contratos en proceso de ejecución. En caso de detectarse omisión en la presentación de la infor- mación, CONSUCODE por excepción y única vez, oficiará a la entidad omisa, para que cumpla con remitir la información antes descrita, en un plazo no mayor a tres días útiles conta- dos de la recepción del mismo. De persistir la omisión, el infractor asumirá responsabilidad, conforme a la legislación vigente. 10) Los ANEXOS Nº 1 (Formato RPS-ECO), Nº 2 (Formato RPS-BS), Nº 3 (Formato SC), Nº 4 (Formato RMC) y Nº 5 (Formato de Información RMC), forman parte de la presente directiva. 11) Los Formatos RPS-ECO, RPS-BS, SC, RMC, así como el de Información RMC deberán estar debidamente suscritos por el funcionario responsable a que se refiere el punto 7. Los precitados documentos tienen carácter de Declaración Jurada sujeta a los principios y responsabilidades de la Ley de Simplificación Admi- nistrativa. VII) DISPOSICIONES FINALES La presente directiva es aplicable a la información correspon- diente al segundo trimestre de 1999 y siguientes. Lima, 19 de mayo de 1999