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Pág. 242091 NORMAS LEGALESNORMAS LEGALESNORMAS LEGALESNORMAS LEGALESNORMAS LEGALES Lima, jueves 3 de abril de 2003 nal, sobre cómo asignar contraseñas a su correo y so- bre las diferencias entre el correo electrónico institucio- nal y el correo electrónico privado. 5.4 El tener una cuenta de correo institucional com- promete y obliga a cada usuario a aceptar las normas establecidas por la institución y a someterse a ellas. 5.5 Los usuarios de las cuentas de correo electróni- co son responsables de todas las actividades que reali- zan con sus cuentas de correo electrónico proporciona- do por la institución donde laboran. Cualquier usuarioque deje su cuenta de correo abierta en un lugar público es responsable de todo aquello que se realice desde dicha cuenta. 5.6 Las cuentas de correo para empleados de las instituciones públicas deben usarse para actividades que estén relacionadas con el cumplimiento de su función enla institución. 5.7 La institución debe garantizar la privacidad de las cuentas de correo electrónico institucional de todos losusuarios. Sólo en el caso de que se detecte que un usuario está cometiendo una falta grave contra lo esta- blecido por la institución por medio de su cuenta de co-rreo, la Oficina de Informática (o quien haga sus veces) podrá tomar las medidas que más le convenga respecto de dicha cuenta de correo. La Oficina de Informática (oquien haga sus veces) establecerá los procedimientos para la detección de faltas graves cometidos por los usuarios mediante correo electrónico. 5.8 El nombre de la cuenta de correo electrónico ins- titucional para cada usuario debe estar formado por la letra inicial del nombre de pila del usuario seguido inme-diatamente del apellido paterno, ligado con el símbolo @ al nombre de dominio de la institución (establecido por la Directiva Nº 010-2002-INEI/DTNP “Normas Técnicaspara la Asignación de Nombres de Dominio de las enti- dades de la Administración Pública”). En caso de existir dos construcciones similares, el Administrador de Co-rreo Electrónico en coordinación con las personas invo- lucradas, acordarán el nombre de la cuenta tratando de seguir la regla aquí definida. VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 6.1 DEL BUEN USO DEL CORREO ELECTRÓNI- CO 6.1.1 Uso de Contraseñas - Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrónico institucional, deben establecer una con- traseña para poder utilizar su cuenta de correo, y esta contraseña la deben mantener en secreto para que sucuenta de correo no pueda ser utilizada por otra persona. - Cuando el usuario deje de usar su estación de tra- bajo deberá de cerrar el software de correo electrónico,para evitar que otra persona use su cuenta de correo. 6.1.2 Lectura de Correo- Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrónico institucional, deben mantener en lí-nea el software de correo electrónico (si lo tiene disponi- ble todo el día), y activada la opción de avisar cuando llegue un nuevo mensaje, o conectarse al correo elec-trónico con la mayor frecuencia posible para leer sus mensajes. - Se debe eliminar permanentemente los mensajes innecesarios. - Se debe mantener los mensajes que se desea con- servar, agrupándolos por temas en carpetas personales. - Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, se debe reenviar el mensaje hacia el Administrador de Co- rreo Electrónico de la institución, con el fin de que sepueda tomar las acciones respectivas. 6.1.3 Envío de Correo- Utilizar siempre el campo “asunto” a fin de resumir el tema del mensaje. - Expresar las ideas completas, con las palabras y signos de puntuación adecuados en el cuerpo del men- saje. - Enviar mensajes bien formateados y evitar el uso generalizado de letras mayúsculas. - No utilizar tabuladores, ya que existen softwaresadministradores de correo que no reconocen este tipo de caracteres, lo que puede introducir caracteres no válidos en el mensaje a recibirse. - Evite usar las opciones de confirmación de entrega y lectura, a menos que sea un mensaje muy importante, ya que la mayoría de las veces esto provoca demasiado tráfico en la red. - Evite enviar mensajes a personas que no conoce, a menos que sea por un asunto oficial que los involucre. - Evite enviar mensajes a listas globales, a menos que sea un asunto oficial que involucre a toda la institución. - Antes de enviar el mensaje revisar el texto que lo compone y los destinatarios, con el fin de corregir posi-bles errores de ortografía, forma o fondo. 6.1.4 Reenvío de Mensajes- Para el reenvío de un mensaje, incluir el mensaje original, para que el destinatario conozca el contexto enque se está dando el mensaje que recibe. No incluir ningún archivo adjunto que se pueda haber recibido ori- ginalmente, a no ser que se haya realizado modificacio-nes al(los) archivo(s). 6.1.5 Autofirmas- La firma debe ser breve e informativa, no debiendo ocupar más de tres líneas. - No incluir la dirección de correo en la firma, porque ésta ya fue incluida de manera automática en la parte superior del mensaje. 6.1.6 Tamaño de los mensajes - La Oficina de Informática (o la que haga sus veces) de cada institución determinará el tamaño máximo que deben tener los mensajes del correo electrónico institucional. 6.1.7 Vigencia de los mensajes - Los mensajes tendrán una vigencia no mayor de 30 días desde la fecha de entrega o recepción de los mis- mos, o de acuerdo a la política establecida por la Oficinade Informática (o la que haga sus veces) de cada insti- tución. Superada la fecha de vigencia, los mensajes de- berán ser eliminados del servidor de correo. - Si se desea mantener un mensaje en forma perma- nente, éste debe almacenarse en carpetas personales. 6.1.8 Listas de Correos - Al enviar un mensaje a una lista o grupo de usua- rios, revisar que el mensaje sea enviado a los usuarios correctos. - Evitar en lo posible enviar mensajes con archivos adjuntos a grupos de usuarios. - Evitar suscribirse por Internet a listas ajenas a la función institucional, para evitar saturación en la recep-ción de mensajes. 6.1.9 Uso del Correo Institucional desde fuera del local de la Institución - La Oficina de Informática (o la que haga sus veces) de cada institución mediante una directiva establecerá las políticas de uso del correo institucional desde fuera del local de la institución, de acuerdo a los métodos detrabajo establecidos por la institución. 6.2 DEL MAL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO6.2.1 Se considera falta grave facilitar u ofrecer la cuenta y/o buzón del correo electrónico institucional aterceras personas. Los usuarios deben conocer la dife- rencia de utilizar cuentas de correo electrónico institu- cionales y cuentas privadas ofrecidas por otros provee-dores de servicios en Internet. 6.2.2 Se considera como mal uso del correo electró- nico institucional las siguientes actividades: - Utilizar el correo electrónico institucional para cual- quier propósito comercial o financiero ajeno a la institu-ción. - Participar en la propagación de mensajes encade- nados o participar en esquemas piramidales o similares.