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El Peruano Martes 29 de abril de 2014 521846 o una toma de conocimiento fortuito, como sí lo hace en relación a la noti fi cación del acta en el que se recoge la decisión del concejo municipal de vacarla en el cargo. En atención a las razones expuestas, corresponde también rechazar este extremo del recurso de apelación. Respecto a la actuación del secretario de actas y la circunstancia de que la decisión del concejo municipal no conste en el libro de actas 8. La alcaldesa también aduce que el procedimiento de vacancia seguido en su contra es irregular, porque se transgredió lo dispuesto en el instructivo de vacancia, en tanto se designó a Wilson Edilberto Leiva Estela como secretario de actas, persona con la que mantiene un proceso judicial de querella, y porque el acuerdo adoptado en la sesión extraordinaria del 3 de octubre de 2013 no consta en el libro de actas, sino en hojas sueltas. 9. Al respecto, se tiene que a fojas 207 y 208 del expediente acompañado obra la Carta Nº 235-2013- MPT/GM, de fecha 30 de setiembre de 2013, que Joel Alberto Zevallos Maíz, gerente municipal de la corporación edil, dirige al primer regidor Reinerio Núñez Frías, comunicándole que no puede atender su pedido de ordenar que el secretario general cumpla con su función de secretario del concejo municipal, por cuanto el procedimiento de declaratoria de vacancia seguido contra la alcaldesa está viciado de nulidad, al no habérsele notifi cado con la convocatoria a la sesión extraordinaria, conforme a lo previsto en los artículos 20 y 21 de la LPAG. 10. De lo anterior, se evidencia que la ausencia del secretario general en la sesión extraordinaria del 3 de octubre de 2013, así como el hecho de que el acuerdo adoptado en dicha reunión no conste en el libro de actas, son imputables al gerente municipal, funcionario de confi anza cuya designación y permanencia en el cargo dependen, precisamente, de la recurrente, conforme a lo señalado en el artículo 20, numeral 17, de la LOM. 11. Dicho esto, es importante tener en claro que la ausencia del secretario general -o el funcionario encargado de llevar el libro de actas- en modo alguno suspende o impide que el concejo municipal se instale y trate la agenda para la cual ha sido convocado. Del mismo modo como el artículo 13 de la LOM imposibilita que las sesiones de concejo se frustren por ausencia del alcalde -al admitir su reemplazo por el primer regidor de su lista-, el artículo 96.3 de la LPAG, de aplicación supletoria, permite también que el secretario de actas sea sustituido, con carácter provisional, por quien el concejo municipal elija entre sus miembros. 12. En el caso concreto, ante la ausencia del secretario general, la designación de su reemplazo recayó en una persona ajena al Concejo Provincial de Tocache sin vinculación con el aparato municipal ni responsabilidad funcional por sus actos. Por consiguiente, se infringió lo dispuesto en el artículo 96.3 de la LPAG. La inobservancia del principio de impulso de ofi cio en el procedimiento de declaratoria de vacancia seguido en sede municipal y la ausencia de una debida motivación en la decisión adoptada por el Concejo Provincial de Tocache 13. La recurrente invoca a su favor la inacción de parte de la institución que dirige en el esclarecimiento de los hechos que se le imputan. Señala, textualmente, lo siguiente: “ “Por otro lado, tampoco la institución ha efectuado investigación o averiguación alguna para contrastar lo señalado en mi contra, ello en estricta observancia de lo dispuesto por el principio de impulso de o fi cio…”. 14. De manera similar al argumento de defensa analizado en el acápite anterior, este Supremo Tribunal de Justicia Electoral advierte que la recurrente pretende que se ignore su responsabilidad como máxima autoridad administrativa de la Municipalidad Provincial de Tocache en la falta de acciones y medidas concretas para el acopio de material probatorio su fi ciente e idóneo relacionado con los cargos que se formulan en su contra. De los actuados consta que, lejos de impulsar la tramitación del procedimiento a través del requerimiento de informes y documentos a las áreas competentes de la administración municipal, la recurrente ha observado una conducta dilatoria con los mandatos dictados por este órgano jurisdiccional, replicada en los funcionarios municipales involucrados con la sustanciación del procedimiento, tal como se estableció en el Auto Nº 2, de fecha 9 de agosto de 2013, al punto que han transcurrido más de diez meses sin que exista un pronunciamiento de fi nitivo sobre el pedido de vacancia. 15. Consecuencia directa de lo anterior es, precisamente, que la decisión adoptada por el Concejo Provincial de Tocache, en su sesión extraordinaria del 3 de octubre de 2013, carezca de una adecuada fundamentación, pues, únicamente se tuvo a la vista los medios probatorios aportados por la solicitante de la vacancia. Adicionalmente, es necesario señalar que los miembros del concejo que cumplieron con asistir a la sesión extraordinaria no discutieron ni analizaron, de manera ordenada, cada uno de los hechos planteados en la solicitud de declaratoria de vacancia, ni expresaron las razones por las que consideraron que los mismos se subsumían en la causal de restricciones en la contratación. La necesidad de declarar la nulidad del acuerdo de concejo 16. Habiéndose constatado que la decisión del Concejo Provincial de Tocache adolece de una motivación su fi ciente como resultado del incumplimiento de los principios de impulso de o fi cio y de verdad material, corresponde que este órgano colegiado acate lo dispuesto en el artículo 10, numeral 1, de la LPAG, y declare su nulidad. 17. En línea con lo anterior, se hace necesario requerir a la alcaldesa Corina De La Cruz Yupanqui y a los demás integrantes del Concejo Provincial de Tocache a que, previa a la sesión extraordinaria en la que se resolverá la solicitud de vacancia, se incorporen los medios probatorios que se indican en el considerando subsiguiente, a fi n de que la decisión que se asuma sea conforme a la realidad de los hechos. Caso contrario, será de aplicación lo dispuesto en el artículo 282 del Código Procesal Civil. 18. Consecuentemente, a efectos de que el concejo municipal emita un nuevo pronunciamiento, deberá proceder de la siguiente manera: a) Convocar a sesión extraordinaria, en un plazo máximo de cinco días hábiles, luego de noti fi cada la presente, debiendo fi jar la fecha de realización de dicha sesión dentro de los treinta días hábiles siguientes, luego de noti fi cado el presente pronunciamiento, respetando, además, el plazo de cinco días hábiles que debe mediar obligatoriamente entre la noti fi cación de la convocatoria y la sesión a convocarse, conforme lo dispone el artículo 13 de la LOM. En caso de que la alcaldesa no cumpla con la convocatoria dentro del plazo establecido, el primer regidor o cualquier otro regidor tiene la facultad de convocar a sesión extraordinaria, previa noti fi cación escrita a la alcaldesa, conforme lo establece el artículo 13 de la LOM. b) Noti fi car de dicha convocatoria a la solicitante de la vacancia, a la autoridad cuestionada y a los miembros del concejo municipal, respetando las formalidades previstas en los artículos 21 y 24 de la LPAG. c) Para mejor resolver, requerir a las áreas o unidades orgánicas involucradas, bajo responsabilidad funcional, los siguientes documentos, en original o copia certi fi cada: - Los memorandos, requerimientos, o fi cios y cualquier otro documento que sustente la emisión de las Actas de entrega Nº 002-2011-MPT, del 6 de mayo de 2011, Nº 003-2011-MPT, del 13 de mayo de 2011, Nº 011-2011-MPT, del 15 de julio de 2011 y Acta s/n, de octubre de 2011, referidas a la presunta disposición de víveres del Programa de Complementación Alimentaria, acompañados de un informe completo, detallado y documentado del área