Norma Legal Oficial del día 18 de octubre del año 2014 (18/10/2014)
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TEXTO DE LA PÁGINA 87
El Peruano Sabado 18 de octubre de 2014
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CAPITULO X: LEGISLACION Y NORMAS Normatividad del Sistema Nacional de Archivos.- El Sistema Nacional de Archivos dispone de un conjunto de Leyes, normas tecnicas y directivas que regulan el desarrollo de las actividades, procedimientos y ejecucion de los organos que integran el Sistema. Plan Anual de Archivos Administrativos del Sector Publico Nacional.Es el documento que integra y armoniza los planes de trabajo de los organismos y reparticiones publicas. Plan de Trabajo Institucional de Archivos.- Es un instrumento de gestion que orienta las actividades archivisticas para el logro de los objetivos y metas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo permite la evaluacion de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de los organismos del sector publico. Programa de Control de Documentos.- Es un instrumento de gestion que contiene los plazos de retencion para la trasferencia y/o eliminacion de todas las series documentales que produce o recibe una entidad publica como resultado de sus actividades, precisando el numero de anos que deben conservarse y los periodos de retencion en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nacion o su eliminacion. CAPITULO XI: SUPERVISION Y ASESORAMIENTO Asesoramiento.- Es el acto que orienta la aplicacion adecuada de las normas archivisticas. El asesoramiento se realiza a solicitud de las instituciones interesadas. CAPITULO XII: PERSONAL OCUPADO Total de personas.- Se considera al total de personas hombres y mujeres que trabaja en el Archivo. Apellido y nombre.- Apellidos y nombres del personal que trabaja en el Archivo, en la primera fila se anotara los apellidos y nombres del Jefe o encargado del Archivo. Condicion laboral.- Es el vinculo laboral que tienen las personas con el Archivo donde labora, se tiene lo siguiente: Nombrado.- Es la persona que asume vinculo laboral estable con la entidad, tiene derecho, a jubilacion, bonificaciones, invalidez y otros dispuestos por Ley.19990. Contrato Administrativo de Servicios (CAS).- Es una modalidad contractual de la Administracion Publica, privativa del Estado, que vincula a una entidad publica con una persona natural que presta servicios de manera no autonoma. Se rige por normas del derecho publico y confiere a las partes unicamente los beneficios y las obligaciones que establece el Decreto Legislativo Nº 1057 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 075-2008-PCM. Contrato por Locacion de Servicios.- Se considera al trabajo prestado en forma independiente con contratos de prestacion de servicios normados por la legislacion civil, dos modalidades de tratamiento para la deduccion impositiva: - Locacion de servicios.- Se considera bajo esta modalidad, aquel personal que es contratado para desempenar un servicio especializado, con un resultado pre-definido y en cuyo caso el contratado debera aportar los materiales y elementos de trabajo. El tratamiento de retenciones corresponde a Rentas de Cuarta Categoria; sujeta a Directiva N° 002-2001 de la SUNAT. - Contratacion por Servicios No Personales.- Bajo esta modalidad se encuentran comprendidas las personas que prestan sus servicios en el lugar y el horario designado; esta modalidad corresponde a Rentas de MORDAZA Categoria, sujeta a Directiva N° 001-2001 de la SUNAT. El personal puede encontrarse: Laborando.- Personal que al dia del censo se encuentran laborando en el Archivo. De comision.- Personal del Archivo que al dia del censo se encuentra asignado a cumplir un cometido, fuera del Archivo. De vacaciones.- Personal del Archivo que al dia del censo se encuentra ausente haciendo uso de sus vacaciones. De licencia.-Personal del Archivo que al dia del censo de encuentra ausente por motivos de enfermedad, estudios, capacitacion u otros.
CAPITULO V: INFRAESTRUCTURA Material predominante.- Es el material que cubre la mayor parte de la construccion del Archivo. Mobiliario.- Es el conjunto de muebles, destinados para facilitar la funcionalidad de los documentos en los Archivos. Equipamiento.- Es el conjunto de equipos informaticos y aparatos de seguridad que coadyuvan al buen funcionamiento del Archivo. Deposito.- Es el ambiente fisico donde se custodia los documentos producidos por una entidad esten organizados o no. CAPITULO VI: PREVENCION Y CONSERVACION Conservacion de documentos.- Es el MORDAZA archivistico que consiste en mantener la integridad fisica del soporte de la informacion de cada entidad, a traves de la implementacion de medidas de preservacion y restauracion. Registro de incidencias.- Documento auxiliar (cuaderno o folder), en el cual se registran las incidencias de la gestion archivistica. Seguridad de los documentos.- Consiste en salvaguardar la informacion de los documentos en los Archivos adoptando medidas de seguridad, como la prohibicion del ingreso a personas ajenas al Archivo, la prohibicion que el personal fume en las instalaciones del archivo, entre otros. Prevencion de riesgos.- Es preservar la integridad fisica y funcional de la documentacion y la informacion en los archivos, proteger la disponibilidad de las instalaciones, identificando los peligros, evaluando los riesgos y estableciendo medidas organizativas y operativas. Materiales de proteccion.- Es utilizado por el personal del Archivo, en sus funciones archivisticas, como: mascarillas, guarda polvos, guantes, etc. Materiales de aseo.- Son materiales cuidadosamente seleccionados en la utilizacion de limpieza del archivo. Restauracion de documentos.- Es el MORDAZA de recuperacion de los documentos utilizando tecnologias adecuadas y exclusivas segun sea el caso. CAPITULO VII: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Cronograma Anual de Transferencia de documentos.- Instrumento de gestion mediante el cual se da cumplimiento, a la transferencia de documentos de la entidad productora al Archivo Central, Regional o Nacional. Comite Evaluador de documentos de Archivos.- El Comite Evaluador de Documentos esta integrado por: Un representante de la Alta Direccion de la entidad. El Jefe de la Oficina de Asesoria Juridica o su representante. El Jefe de la Unidad organica cuya documentacion sera evaluada. El Jefe del Organo de Administracion de Archivos, quien actuara como Secretario. CAPITULO VIII: ELIMINACION DE DOCUMENTOS Eliminacion de documentos.- Es el procedimiento archivistico que consiste en la destruccion de los documentos innecesarios, este debe realizarse con autorizacion del Archivo General de la Nacion. Cronograma Anual de Eliminacion.- Es un instrumento de gestion que coadyuva a llevar el control de la actividad de eliminacion de documentos. Solicitud de eliminacion de documentos.- Las instituciones cuyos Comites Evaluadores de Documentos ha determinado la innecesaria conservacion de documentos, podran solicitar al AGN la autorizacion de eliminacion, mediante una solicitud. "Normas para la eliminacion de documentos de los Archivos Administrativos del Sector Publico Nacional, aprobada mediante Resolucion Jefatural N°173-86-AGN/J. CAPITULO IX: SERVICIOS DE INFORMACION Y TRANSPARENCIA Transparencia.- Es disponer la informacion al servicio de los ciudadanos y utilizar la diversidad de datos que produce la entidad. Como doctrina politica se exige que el gobierno ponga a disposicion de los ciudadanos la informacion a todos los niveles posibles. Servicio Archivistico.- MORDAZA que consiste en colocar a disposicion de los usuarios la documentacion del Archivo con fines de informacion, para satisfacer oportunamente la demanda de informacion de la entidad y publico usuario.