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El Peruano Sábado 18 de octubre de 2014 535137 CAPÍTULO V: INFRAESTRUCTURA Material predominante.- Es el material que cubre la mayor parte de la construcción del Archivo. Mobiliario.- Es el conjunto de muebles, destinados para facilitar la funcionalidad de los documentos en los Archivos. Equipamiento.- Es el conjunto de equipos informáticos y aparatos de seguridad que coadyuvan al buen funcionamiento del Archivo. Depósito.- Es el ambiente físico donde se custodia los documentos producidos por una entidad estén organizados o no. CAPÍTULO VI: PREVENCIÓN Y CONSERVACIÓN Conservación de documentos.- Es el proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte de la información de cada entidad, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. Registro de incidencias.- Documento auxiliar (cuaderno o folder), en el cual se registran las incidencias de la gestión archivística. Seguridad de los documentos.- Consiste en salvaguardar la información de los documentos en los Archivos adoptando medidas de seguridad, como la prohibición del ingreso a personas ajenas al Archivo, la prohibición que el personal fume en las instalaciones del archivo, entre otros. Prevención de riesgos.- Es preservar la integridad física y funcional de la documentación y la información en los archivos, proteger la disponibilidad de las instalaciones, identificando los peligros, evaluando los riesgos y estableciendo medidas organizativas y operativas. Materiales de protección.- Es utilizado por el personal del Archivo, en sus funciones archivísticas, como: mascarillas, guarda polvos, guantes, etc. Materiales de aseo.- Son materiales cuidadosamente seleccionados en la utilización de limpieza del archivo. Restauración de documentos.- Es el proceso de recuperación de los documentos utilizando tecnologías adecuadas y exclusivas según sea el caso. CAPÍTULO VII: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Cronograma Anual de Transferencia de documentos.- Instrumento de gestión mediante el cual se da cumplimiento, a la transferencia de documentos de la entidad productora al Archivo Central, Regional o Nacional. Comité Evaluador de documentos de Archivos.- El Comité Evaluador de Documentos está integrado por: - Un representante de la Alta Dirección de la entidad. El Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o su representante. - El Jefe de la Unidad orgánica cuya documentación será evaluada. - El Jefe del Órgano de Administración de Archivos, quien actuará como Secretario. CAPÍTULO VIII: ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Eliminación de documentos.- Es el procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos innecesarios, éste debe realizarse con autorización del Archivo General de la Nación. Cronograma Anual de Eliminación.- Es un instrumento de gestión que coadyuva a llevar el control de la actividad de eliminación de documentos. Solicitud de eliminación de documentos.- Las instituciones cuyos Comités Evaluadores de Documentos ha determinado la innecesaria conservación de documentos, podrán solicitar al AGN la autorización de eliminación, mediante una solicitud. “Normas para la eliminación de documentos de los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional, aprobada mediante Resolución Jefatural N°173-86-AGN/J. CAPÍTULO IX: SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y TRANSPARENCIA Transparencia.- Es disponer la información al servicio de los ciudadanos y utilizar la diversidad de datos que produce la entidad. Como doctrina política se exige que el gobierno ponga a disposición de los ciudadanos la información a todos los niveles posibles. Servicio Archivístico.- Proceso que consiste en colocar a disposición de los usuarios la documentación del Archivo con fines de información, para satisfacer oportunamente la demanda de información de la entidad y público usuario. CAPÍTULO X: LEGISLACIÓN Y NORMAS Normatividad del Sistema Nacional de Archivos.- El Sistema Nacional de Archivos dispone de un conjunto de Leyes, normas técnicas y directivas que regulan el desarrollo de las actividades, procedimientos y ejecución de los órganos que integran el Sistema. Plan Anual de Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.- Es el documento que integra y armoniza los planes de trabajo de los organismos y reparticiones públicas. Plan de Trabajo Institucional de Archivos.- Es un instrumento de gestión que orienta las actividades archivísticas para el logro de los objetivos y metas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo permite la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de los organismos del sector público. Programa de Control de Documentos.- Es un instrumento de gestión que contiene los plazos de retención para la trasferencia y/o eliminación de todas las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades, precisando el número de años que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación. CAPÍTULO XI: SUPERVISIÓN Y ASESORAMIENTO Asesoramiento.- Es el acto que orienta la aplicación adecuada de las normas archivísticas. El asesoramiento se realiza a solicitud de las instituciones interesadas. CAPÍTULO XII: PERSONAL OCUPADO Total de personas.- Se considera al total de personas hombres y mujeres que trabaja en el Archivo. Apellido y nombre.- Apellidos y nombres del personal que trabaja en el Archivo, en la primera fila se anotará los apellidos y nombres del Jefe o encargado del Archivo. Condición laboral.- Es el vínculo laboral que tienen las personas con el Archivo donde labora, se tiene lo siguiente: Nombrado.- Es la persona que asume vínculo laboral estable con la entidad, tiene derecho, a jubilación, bonificaciones, invalidez y otros dispuestos por Ley.19990. Contrato Administrativo de Servicios (CAS).- Es una modalidad contractual de la Administración Pública, privativa del Estado, que vincula a una entidad pública con una persona natural que presta servicios de manera no autónoma. Se rige por normas del derecho público y confiere a las partes únicamente los beneficios y las obligaciones que establece el Decreto Legislativo Nº 1057 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 075-2008-PCM. Contrato por Locación de Servicios.- Se considera al trabajo prestado en forma independiente con contratos de prestación de servicios normados por la legislación civil, dos modalidades de tratamiento para la deducción impositiva: - Locación de servicios.- Se considera bajo esta modalidad, aquel personal que es contratado para desempeñar un servicio especializado, con un resultado pre-definido y en cuyo caso el contratado deberá aportar los materiales y elementos de trabajo. El tratamiento de retenciones corresponde a Rentas de Cuarta Categoría; sujeta a Directiva N° 002-2001 de la SUNAT. - Contratación por Servicios No Personales.- Bajo esta modalidad se encuentran comprendidas las personas que prestan sus servicios en el lugar y el horario designado; ésta modalidad corresponde a Rentas de Quinta Categoría, sujeta a Directiva N° 001-2001 de la SUNAT. El personal puede encontrarse: Laborando.- Personal que al día del censo se encuentran laborando en el Archivo. De comisión.- Personal del Archivo que al día del censo se encuentra asignado a cumplir un cometido, fuera del Archivo. De vacaciones.- Personal del Archivo que al día del censo se encuentra ausente haciendo uso de sus vacaciones. De licencia.-Personal del Archivo que al día del censo de encuentra ausente por motivos de enfermedad, estudios, capacitación u otros.