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32 NORMAS LEGALES Martes 25 de agosto de 2020 / El Peruano El uso de la palabra en la audiencia virtual, por la persona administrada, su representante o asesor/a, de ser el caso, es por un tiempo máximo de 15 minutos. Para el inicio de la audiencia habrá una tolerancia de 05 minutos, luego de lo cual, de no concretarse la conexión, se dará por concluida dejando constancia de ello en la herramienta física o electrónica implementada para tal efecto, precisando el día y hora. Si la audiencia virtual fue solicitada en el marco de la tramitación de una apelación o de un procedimiento administrativo registral, tanto su realización como su falta de concreción deberá ser consignada necesariamente por escrito e incorporada en el expediente correspondiente. El personal o área responsable para el registro de esta atención será designado por la Dirección Técnica Registral, la Presidencia del Tribunal Registral o las Jefaturas de las Unidades Registrales. 5.5. Grabación de la audiencia virtual.La realización de la audiencia a través de la plataforma “Google Meet” u otra similar debe ser grabada por el/la responsable de su programación, salvo ante casos de fuerza mayor asociados a problemas de conectividad, lo cual debe ser comunicado a la persona administrada. La grabación es conservada por un plazo de 3 meses. En caso de no poder efectuarse la grabación, deberá dejarse constancia del asunto tratado en la herramienta física o electrónica implementada para tal efecto, precisando el día y hora. Si la audiencia virtual fue solicitada en el marco de la tramitación de una apelación o de un procedimiento administrativo registral, el detalle del asunto tratado deberá ser consignado necesariamente por escrito e incorporado en el expediente correspondiente. El personal o área responsable para el registro de esta información será designado por la Dirección Técnica Registral, la Presidencia del Tribunal Registral o las Jefaturas de las Unidades Registrales. VI. MODALIDADES PARA SOLICITAR ATENCIÓN VIRTUAL ESPECIALIZADA 6.1. Solicitud por teléfono.La persona administrada puede solicitar la atención virtual especializada llamando al número de teléfono especí fi camente habilitado para ello. El/la servidor/a responsable evalúa la solicitud y procede a absolver directamente la solicitud o determina la concesión de la audiencia. En este último caso, registra el correo electrónico y número de teléfono del administrado. El/la servidor/a responsable realizará la coordinación interna con el/la funcionario o servidor/a competente de brindar la atención y procede a enviar un correo a la persona administrada señalando la fecha, hora, tema, número de participantes y, según corresponda, la ruta de acceso (URL) por la plataforma “Google Meet” u otra similar para la realización de la audiencia. Asimismo, comunica a la persona interesada que la audiencia será grabada y le solicita que con fi rme tanto su participación, en la hora y día señalados, como su consentimiento a la grabación, la cual podrá ser concedida en el mismo día de la audiencia. Para los casos de la Dirección Técnica Registral y el Tribunal Registral, es el/la secretario/a, quien canaliza el requerimiento con el/la abogado/a a cargo del expediente para fi nes de la evaluación, coordinación con el/la responsable y respuesta respectiva. 6.2. Solicitud por correo institucional.La persona administrada que acceda al portal institucional o a la plataforma “Síguelo”, tiene disponible una dirección de correo electrónico perteneciente a la ofi cina registral, Tribunal Registral o Dirección Técnica Registral, según corresponda, para que solicite la atención virtual especializada, en caso lo requiera. La solicitud es derivada al correo institucional del/de la servidor/a responsable, quien la absuelve directamente o determina la concesión de la audiencia. En este último caso, el/la servidor/a responsable –previa coordinación interna– remite un correo a la persona administrada señalando la fecha, hora, tema, número de participantes y la ruta de acceso (URL) por la plataforma “Google Meet” u otra similar para la realización de la audiencia. Asimismo, comunica a la persona interesada que la audiencia será grabada y le solicita que con fi rme tanto su participación, en la hora y día señalados, como su consentimiento a la grabación, la cual podrá ser concedida en el mismo día de la audiencia. 6.3. Solicitud por escrito en soporte papel o electrónico. La solicitud de atención virtual especializada presentada ante la o fi cina de Trámite Documentario o por la Mesa de Trámite Documentario Virtual, es absuelta por el/la servidor/a o funcionario/a que tiene a su cargo el expediente. En caso disponga la concesión de la audiencia, procede a remitir un correo a la persona administrada señalando la fecha, hora, tema y la ruta de acceso (URL) por la plataforma “Google Meet” u otra similar. Asimismo, comunica a la persona interesada que la audiencia será grabada y le solicita que con fi rme tanto su participación, en la hora y día señalados, como su consentimiento a la grabación, la cual podrá ser concedida en el mismo día de la audiencia. En caso la persona administrada no haya indicado correo electrónico en su solicitud, se le cursa comunicación señalándole la cuenta de correo institucional del/de la servidor/a o funcionario/a responsable para fi nes de coordinar la realización de la audiencia; o, según evaluación, se le cita a la o fi cina registral en la fecha y hora respectiva para que ésta se realice en el espacio previamente acondicionado. Tratándose de escritos referidos a procedimientos de inscripción en trámite ante la primera instancia registral, la respuesta se canaliza a través del/de la defensor/a del/de la usuario/a o abogado/a orientador/a, para que proceda conforme a lo señalado en los párrafos precedentes. VII. CONSIDERACIONES COMPLEMENTARIAS7.1 Difusión de los canales para solicitar la atención virtual especializada. Los canales de comunicación para solicitar la atención virtual especializada se publicitan y difunden en el hall de atención de cada o fi cina registral, mediante a fi ches u otro medio visual que permita su lectura. Asimismo, mediante el portal institucional y otros canales de difusión se publicitan los correos electrónicos correspondientes a cada o fi cina registral, Tribunal Registral y Dirección Técnica Registral, para fi nes de solicitar la atención virtual especializada. 7.2. Priorización de la atención virtual especializada . Las Unidades Registrales, en coordinación con las Unidades de Tecnologías de la Información, la Dirección Técnica Registral y la Presidencia del Tribunal Registral deben adoptar las medidas de gestión respectiva, en el marco de sus competencias, tendientes a priorizar la atención virtual especializada a través de la plataforma “Google Meet” u otra similar. 7.3. Aspectos operativos y de gestión interna en la atención virtual especializada. La Dirección Técnica Registral, la Presidencia del Tribunal Registral, así como la Jefatura de la Zona Registral, establecen las disposiciones internas para que la O fi cina General de Tecnologías de la Información o la Unidad de Tecnologías de la Información, así como las unidades orgánicas a su cargo brinden, respectivamente, el soporte técnico y operativo para el cumplimiento de los presentes lineamientos, así como garanticen que los horarios de la atención virtual especializada no afecten la prestación de los servicios de la entidad.