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PÆg. 252688 NORMAS LEGALES Lima, miércoles 8 de octubre de 2003 fensor del Policía, el Defensor Adjunto o Defensor Dele- gado de Sede o por iniciativa de los Coordinadores decada Oficina. Sin perjuicio de la función preventiva de la Defenso- ría del Policía, se orientará a los recurrentes a que ini- cien y/o prosigan con el trámite administrativo corres-pondiente, a fin de hacer valer su derecho por el con-ducto regular. Artículo 5º.- Formas de presentación de casos a pedido del interesado.- El petitorio o queja podrá ser realizado personalmen- te en forma verbal o por escrito, mediante correo elec-trónico, fax, servicio telefónico gratuito nacional (0800-1-1615) o cualquier otro medio telegráfico o electrónico.En el supuesto que se realice por vía telefónica, el recu- rrente deberá acreditar su identidad de manera indubita- ble y deberá remitir vía fax la documentación que respal-de su solicitud. Sin embargo, cuando la urgencia delcaso lo justifique, el Defensor del Policía dispondrá lasmedidas que estime pertinentes. Artículo 6º.- Procedimiento Inicial por Apersona- miento.- Cuando se realice el petitorio o queja, un funcionario de la Oficina de Atención Social y Ayuda Humanitariadeberá elaborar una ficha inicial de registro de atenciónen la que constará la fecha, los datos personales del recurrente (nombre y apellido), tipo y número de docu- mento, domicilio, teléfono y todo otro dato de utilidad alos fines de la tramitación del petitorio o queja y el motivodel mismo. Inmediatamente, determinará la naturalezadel petitorio o queja y derivará al recurrente a la Oficinacorrespondiente a efectos que un funcionario de ésta, determine la admisibilidad del caso. Artículo 7º.- Admisión del Caso.- Luego de entrevistarse con el recurrente y de anali- zar la documentación presentada, el funcionario de laOficina competente determinará la admisibilidad del caso de conformidad con los siguientes criterios: - Debida identificación del recurrente; - Competencia de la Defensoría;- Fundamentos utilizados; y,- Existencia de pretensión. De resultar admisible el caso, devolverá la documen- tación a la Oficina de Atención Social y Ayuda Humanita-ria en donde se elaborará un expediente con la docu-mentación recibida y le anexará una segunda ficha en laque constará la fecha, datos personales del recurrente (nombres y apellidos, tipo y número de documento, do- micilio, teléfono y otros de utilidad para los fines de latramitación del petitorio o queja), el motivo del petitorio oqueja, la firma del interesado, su apoderado o represen-tante legal, quienes deberán acreditar la personería in-vocada. Si el recurrente no supiere o no pudiere firmar, se dejará constancia de ello en la ficha. Asimismo, sus- cribirá la ficha el funcionario actuante. Artículo 8º.- Petitorios o quejas recibidos a tra- vés de otros medios Cuando el petitorio o queja fuere recibido a través de otros medios, se remitirá la información al Defensor Ad- junto a fin de que disponga su remisión a la Oficina co-rrespondiente para la atención del caso. Recibido el pe-titorio o queja por la Oficina correspondiente, ésta debe-rá admitirlo o rechazarlo en un plazo máximo de dos (02)días hábiles, salvo en casos excepcionales que ameri- ten prorroga. El rechazo deberá hacerse mediante carta fundamentada dirigida al recurrente. Artículo 9º.- Recepción del petitorio o queja fue- ra de la Defensoría.- Si el petitorio o queja no pudiera ser presentado en la sede de la Defensoría por dificultades de movilidad o por resultar conveniente para mejor reserva de la identidad delrecurrente, de ser factible, un funcionario de la Defensoríase trasladará al lugar donde se encuentre el interesado yprocederá en la forma indicada en los artículos 6º y 7º. Artículo 10º.- Convenio con la Defensoría del Pue- blo.- En virtud del Convenio suscrito con la Defensoría del Pueblo, ésta puede recibir quejas, petitorios y consultasdonde no exista Defensoría del Policía. En este caso, la Defensoría trasladará el caso al Defensor del Policía dela sede principal o regional más cercana para el trámitecorrespondiente. Artículo 11º.- Petitorio o queja con identidad re- servada.- Cuando del contenido del petitorio o queja se pudiera derivar algún peligro o perjuicio para la persona del recu-rrente o para terceros, se le hará saber la posibilidad de efectuar la misma bajo identidad reservada. En tal caso, los datos personales del recurrente no figurarán en elexpediente, y serán reservados por el Defensor Adjuntoquien asignará un código de identificación a la informa-ción y documentación proporcionada por el recurrente. Artículo 12º.- Iniciación de oficio.- Cuando un expediente se inicia de oficio, el escrito o ficha inicial es reemplazado por la actuación defensorialcon la que se dispone su inicio. Toda actuación de oficiodeberá quedar registrada en la Oficina defensorial com-petente. Artículo 13º.- Acumulación La identificación inicial de los expedientes será con- servada durante todo el trámite, salvo la acumulación decasos por identidad de hechos y fundamento. En estoscasos, los expedientes deberán foliarse por orden co- rrelativo de incorporación. Cuando se incorpore docu- mentación voluminosa se agregará como anexo. En casode desglose se dejará constancia escrita en el expe-diente y se entregará una glosa a la Oficina de AtenciónSocial y Ayuda Humanitaria a efectos que quede regis-trada esta nueva situación. CAPÍTULO IV DE LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 14º.- Forma de los Documentos.- Los documentos y escritos podrán presentarse en original, copia certificada, o copia simple. Artículo 15º.- Trámite a seguir por Mesa de Par- tes.- Recibida una documentación por Mesa de partes, se procederá del modo siguiente: a) Si la comunicación contuviera una identificación clara y precisa del remitente, el encargado de Mesa dePartes verificará la documentación contenida y lo deri-vará a la Oficina correspondiente. Inmediatamente, el funcionario de dicha Oficina procederá conforme a lo dispuesto en los artículos 7º y 8º. b) Si la comunicación no contuviera identificación del remitente o contuviera las denominaciones “SECRETO”;“ESTRICTAMENTE SECRETO”; ”SÓLO PARA EL IN-TERESADO” o algún otro tipo de denominación que hi- cieran presumir su carácter reservado, el encargado de Mesa de Partes lo remitirá al Gabinete de Asesoramien-to a fin que éste disponga el trámite a seguir con elmismo. Artículo 16º.- Constancia de recepción.- Todo escrito o documento probatorio presentado en la sede de la Defensoría, o recibido por cualquier medio,deberá llevar una constancia de recepción, con indica-ción de la fecha y la hora, suscrito por el funcionario quela recibió. CAPÍTULO V DE LAS ACTUACIONES DEFENSORIALES Artículo 17º.- Solicitud de informes o colabora- ción.- La solicitud de informes, documentación o colabora- ción a los órganos o entidades dependientes del Sectorse realizará mediante Oficio suscrito por el Defensor delPolicía o el Defensor Adjunto, o por el Defensor Delega-do de Sede por disposición de aquéllos, según a quiénse lo dirija conforme a las normas de estilo. En todos los casos se dejará constancia en el expediente de la ac- tuación realizada y la copia del Oficio con la constanciade su recepción deberá ser agregada al expediente co-rrespondiente.