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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 9 de noviembre de 2006 332490 c) Recibir la Información dirigida o derivada al Comité e incluirlos en las agendas; d) Llevar el Libro de Actas del Comité; e) Comunicar y remitir copia del acta de los acuerdos adoptados, a cada uno de sus miembros y las Unidades Orgánicas responsables de los diferentes sistemas administrativos, para su implementación. f) Otras que el Comité acuerde. Artículo 10º.- Del Director de Administración o quien haga sus veces Son funciones del Director de la O fi cina de Administración o quien haga sus veces: a) Implementar las acciones de administración y actos administrativos que resulten pertinentes para garantizar la oportuna provisión de los bienes, servicios y suministros que solicitan los responsables de metas, que permita la ejecución de las actividades, estudios y proyectos que el Comité acuerde. b) Velar por la ejecución de los Calendarios de Compromisos, de acuerdo con la distribución efectuada y aprobada por el Comité en el Acta respectiva, así como las modi fi caciones autorizadas por la vía regular durante el mes; c) Establecer mecanismos de coordinación ágil y simpli fi cada con los responsables de metas para viabilizar la ejecución de los recursos asignados por el Comité; d) Otros que el Comité encargue. Artículo 11º.- Del Director de Presupuesto o quien haga sus veces Son funciones del Director de la O fi cina de Presupuesto o quien haga sus veces: a) Alinear el presupuesto institucional y los calendarios de compromisos de ser necesario, para garantizar la ejecución de los compromisos en las actividades, estudios y proyectos que el Comité acuerde. b) Mantener actualizada la programación presupuestal de la Unidad Ejecutora, sobre la base de los avances en la ejecución de la misma, de acuerdo con su Plan Operativo Institucional y el fl ujo de compromisos; c) Asesorar y evaluar la viabilidad técnica, en materia de normatividad presupuestal, de las propuestas elevadas al Comité por los responsables de las metas presupuestarias, ya sea previa a la reunión del Comité, como también durante la discusión de las propuestas; d) Otras, que asigne el Comité. Artículo 12º.- Del Director de Logística o quien haga sus veces Son funciones del Director de la O fi cina de Logística o quien haga sus veces: a) Garantizar la oportuna provisión de los bienes, servicios y suministros que soliciten los responsables de metas, a fi n de viabilizar la ejecución de las actividades, estudios y proyectos acordados por el Comité en el marco del Plan Operativo Institucional. b) Establecer mecanismos simpli fi cados para incorporar, si es necesario, nuevos procesos de selección en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de la Unidad Ejecutora, con la fi nalidad de asegurar la provisión de los bienes, servicios y suministros que soliciten en el marco de los acuerdos del Comité. c) Informar al Comité sobre el estado de ejecución de los procesos de adquisiciones y contrataciones asociados a las metas presupuestarias de la Unidad Ejecutora. Deberá señalar, para cada uno de los casos, fechas probables de suscripción de contratos y órdenes correspondientes; d) Asesorar y evaluar la viabilidad de las propuestas de ejecución del gasto, en los plazos previstos, en concordancia con las exigencias de la normatividad del sistema de adquisiciones y contrataciones, ya sea previa a la reunión del Comité, como también durante la discusión de las propuestas. e) Otras que el Comité le asigne. Artículo 13º.- Del Responsable de Metaa) Es responsable técnico y administrativo de la asignación y ejecución de los recursos para el cumplimiento de la Meta Presupuestaria a su cargo, por lo tanto tiene la responsabilidad de velar por la correcta afectación de los gastos. b) Tiene voz y voto en las reuniones del Comité de Planeamiento del Gasto y sustenta sus requerimientos para cumplir con la ejecución oportuna y e fi caz de la meta presupuestaria a su cargo. c) Es el único responsable de elaborar y tramitar el Cuadro de Necesidades ante la O fi cina de Administración sobre la base de los recursos asignados por el Comité. d) Gestionar las modi fi caciones presupuestarias, que resulten necesarias para la ejecución de la meta presupuestaria su cargo, asegurándose de concordarlas con el Plan Operativo Institucional; e) Informar al Comité sobre el estado de ejecución de la actividad, proyecto o estudio a su cargo; f) Asistir puntualmente a las sesiones del Comité; g) Sustentar la distribución de los recursos necesarios para la adquisición de los bienes, servicios y bienes de capital que les permita la ejecución oportuna de las metas programadas en el Presupuesto y Plan Operativo Institucional; h) Proponer por escrito su representante alterno cuando este no pueda asistir a las reuniones, quien tendrá poder decisorio. i) Otras que el Comité le asigne. CAPÍTULO III FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Artículo 14º.- Instalación del Comité. El Comité se instala para cada ejercicio presupuestario dentro de la primera semana de enero de cada año con excepción del presente año que debe instalarse dentro de los cinco (5) días útiles siguientes a la aprobación del Presente Reglamento e iniciará sus labores de inmediato. El Presidente convocará a los miembros a una reunión para la Instalación del Comité y aprobará el cronograma de sesiones ordinarias mensuales del ejercicio fi scal vigente, por lo que el Presidente del Comité sólo fi jará la hora para el inicio de las sucesivas sesiones a lo largo del año fi scal. Artículo 15º.- De la convocatoria a las sesiones y de las Actas El Presidente del Comité convoca a las sesiones ordinarias o extraordinarias utilizando cualquier medio válido del que se pueda obtener un cargo de recepción, comunicando a todos los miembros, en el mismo documento, la agenda por tratar en cada sesión. El Comité deberá contar con un Libro de Actas debidamente foliado, el mismo que deberá estar bajo custodia del Secretario Técnico del Comité. Las incidencias y acuerdos de cada reunión deberán ser plasmados en el Acta correspondiente, la cual deberá ser suscrita por los miembros del Comité o sus representantes. Artículo 16º.- Sesiones ordinarias y extraordinariasLas Sesiones Ordinarias se realizarán de acuerdo al cronograma aprobado en el Acta de Instalación. Las sesiones extraordinarias se realizarán a pedido del Presidente del Comité o cualquiera de sus miembros, cuando: a) Existan créditos presupuestarios adicionales aprobados durante el ejercicio fi scal para la Unidad Ejecutora; b) Surjan imprevistos que requieran consenso para las propuestas de modi fi caciones a la programación del Presupuesto Institucional y/o de la distribución del calendario de compromisos en concordancia con los avances físicos yfi nancieros y el Plan Operativo Institucional. c) Es necesario adoptar acciones para mejorar la gestión presupuestaria, en general de la Unidad Ejecutora. Es facultad del Presidente convocar a sesión extraordinaria, fi jando la hora y agenda por tratar. Artículo 17º.- Quórum de las sesiones y adopción de acuerdos válidos. El quórum de las sesiones ordinarias y extraordinarias se constituye con la presencia del 50% más 1 de los miembros del Comité o quienes sean acreditados para tal efecto mediante documento formal. Si se requiere hacer constar en Acta un acuerdo, se aprueba por votación de