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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, sábado 17 de enero de 2009 388810 la calidad e idoneidad de la información ambiental que poseen, en el marco del Sistema Nacional de Información Ambiental. e) Difundir gratuitamente información sobre las funciones y actividades de su entidad vinculadas al ambiente, en particular, la relativa a su organización, funciones, fi nes, competencias, organigrama, dependencias, horarios de atención y procedimientos administrativos a su cargo. f) Eliminar las exigencias, cobros indebidos y requisitos de forma que obstaculicen, limiten o impidan el efi caz acceso a la información ambiental. g) Rendir cuenta acerca de las solicitudes de acceso a la información ambiental recibidas y de la atención brindada, de conformidad con lo establecido por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento. h) Informar periódicamente sobre el estado del ambiente en su respectivo ámbito de competencia o sector. i) Elaborar mecanismos de difusión de la información sobre el desempeño ambiental de las personas naturales y jurídicas que realizan actividades bajo su competencia, en especial las infracciones a la legislación ambiental. También deben destacar a aquellos que tengan desempeños ambientales de excelencia. j) Entregar al MINAM la información que éste solicite, por considerarla necesaria para la gestión ambiental. La solicitud será remitida por escrito y deberá ser respondida en un plazo no mayor a siete (7) días, pudiendo el MINAM ampliar dicho plazo de ofi cio o a solicitud de parte hasta por veinte (20) días adicionales. El incumplimiento de esta disposición será comunicado a la entidad competente del Sistema Nacional de Control. Artículo 8º.- Responsable de entregar la información En el caso del MINAM el funcionario designado en sus documentos de gestión o mediante Resolución del Titular, es el responsable de brindar la información solicitada por la ciudadanía con excepción de la información, que conforme a ley, tiene carácter de secreta, reservada o confi dencial. Son sus funciones las siguientes: a) Atender las solicitudes de acceso a la información dentro del plazo señalado en el artículo 12º; b) Requerir la información a la Unidad Orgánica de la entidad que la haya generado u obtenido, o que tenga bajo su posesión o control; c) Poner a disposición del solicitante la liquidación del costo de reproducción; d) Entregar la información al solicitante, previa verifi cación de la cancelación del costo de reproducción; y, e) Recibir los recursos de apelación interpuestos contra la denegatoria total o parcial del pedido de acceso a la información y elevarlos al superior jerárquico, cuando hubiere lugar. Los costos de reproducción deben incluir gastos directos y exclusivamente relacionados con la reproducción de la información solicitada, no debiendo exceder el costo efectivo del material y servicio utilizado. Artículo 9º.- Medios para brindar información La información pública que se solicite a la entidad será entregada al solicitante a través de medios escritos u otros medios físicos, así como por medios electrónicos o magnéticos, de acuerdo a lo solicitado y a la capacidad de la institución, conforme al procedimiento establecido en el Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA; asimismo, salvo los casos que estén previstos en normas expresas, el solicitante deberá pagar la tasa administrativa establecida en el TUPA. El ejercicio del derecho de acceso a la información difundida en el Portal, se tendrá por satisfecho con la comunicación por escrito al interesado del vínculo o Portal que la contiene, sin perjuicio de solicitar las copias que se requiera. Artículo 10º.- Instrumentos en materia de acceso a la información ambiental. Las entidades públicas deberán contar con instrumentos en materia de acceso a la información pública ambiental de acuerdo con lo siguiente: a) Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. b) Organización de información ambiental que facilite el conocimiento de las materias ambientales a cargo de la entidad, incluyendo los instrumentos legales, de política, así como los estudios, consultorías, y demás documentos que se hubieran generado en la materia señalada c) Establecer mecanismos de difusión de la información ambiental, incluyendo medios electrónicos incluyendo mecanismos de acceso vía Internet, así como también sistemas de atención al público basados en teléfono y fax. d) Facilitar el intercambio de información ambiental con otras entidades públicas o privadas, a través del Sistema Nacional de Información Ambiental. e) Priorizar o apoyar, dentro de sus respectivas funciones, programas o proyectos orientados a la generación, sistematización y difusión de la información ambiental. f) Contar con una persona u ofi cina responsable del manejo de la información ambiental en la entidad y de proporcionar la información a suministrarse al SINIA. Artículo 11º.- Presentación de la solicitud La solicitud de acceso a la información pública ambiental puede ser presentada a través del Portal de Transparencia del MINAM o directamente ante la unidad de recepción documentaria de la entidad encargada de proporcionarla, mediante el formato contenido en el anexo del Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM o a través de escrito que contenga la siguiente información: a) Nombre, documento de identidad y domicilio; razón social, domicilio y número de Registro Único de Contribuyentes así como el nombre y documento de identidad del representante legal, en caso de personas jurídicas. Tratándose de menores de edad no será necesaria la presentación del documento de identidad; b) De ser el caso, número de teléfono y/o correo electrónico; c) Firma del solicitante o huella digital de no saber fi rmar o estar impedido de hacerlo; d) Expresión concreta y precisa del pedido de información; y, e) En caso de que el solicitante conozca la unidad orgánica de la entidad que posea la información deberá indicarlo en la solicitud. Si la solicitud presentada no cumple con los requisitos señalados en los literales a), c) y d) que anteceden, el funcionario encargado del trámite documentario informará inmediatamente al solicitante para que proceda a la subsanación dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, en caso contrario se tendrá por no presentada disponiéndose su devolución al interesado. La unidad de recepción documentaria deberá canalizar la solicitud al funcionario responsable si el solicitante no hubiere incluido el nombre del funcionario o lo hubiera hecho incorrectamente. Artículo 12º.- Plazos La solicitud de información deberá ser atendida a la brevedad posible si es de fácil acceso y, en todo caso, el plazo máximo será de siete (7) días hábiles, este plazo puede ser prorrogado excepcionalmente por cinco (5) días hábiles adicionales siempre que el volumen y complejidad de la información solicitada amerita la prórroga o exista una circunstancia que así lo justifi que, debiendo comunicarse por escrito al interesado hasta el sexto (6) día de presentada la solicitud. El plazo se empezará a computar a partir de la recepción de la solicitud en la unidad de recepción documentaria o de ser el caso a partir de la subsanación del defecto u omisión. Si no se posee la información solicitada, se deberá comunicar este hecho al administrado, indicándole u orientándole sobre su ubicación o destino, si es que ello es conocido por la institución. En caso de denegatoria o de no mediar respuesta al pedido de información, será de aplicación lo dispuesto en los literales c), d), e), f) y g) del artículo 11 del Texto Único Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Artículo 13º.- Obligatoriedad del cumplimiento de las disposiciones sobre acceso a la información pública Los servidores que incumplan con las disposiciones sobre acceso a la información pública a que se refi ere el presente Reglamento, serán sancionados de acuerdo con las normas laborales vigentes y sin perjuicio de la denuncia penal a que hubiere lugar. Artículo 14º.- De la incorporación de la información ambiental al Sistema Nacional de Información Ambiental - SINIA