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El Peruano Jueves 7 de agosto de 2014 529474 d) Someter a consideración de la Jefatura para su aprobación, en coordinación con las dependencias competentes, el Plan Estratégico Institucional, el Presupuesto Institucional de Apertura, el Plan Operativo Institucional, así como los Planes de Contrataciones, Tecnologías de Información, Capacitación y administración de archivos. e) Presentar para su aprobación el Balance General, los Estados Financieros y la Memoria Anual de la Entidad, y otros afi nes. f) Proponer a la Jefatura los instrumentos de gestión institucional para su evaluación y aprobación por las instancias correspondientes, así como realizar el seguimiento de su aplicación e informar sobre sus resultados. g) Supervisar la implementación de las recomendaciones emitidas por el Órgano de Control Institucional. h) Difundir y supervisar el cumplimiento de políticas y objetivos de defensa nacional, así como de las normas del código de ética, de transparencia y acceso a la información pública, y en coordinación y articulación con la Comisión de Alto Nivel Anticorrupción el seguimiento de la implementación de las medidas contra la corrupción. i) Supervisar la administración y conservación de la documentación administrativa que corresponde al archivo público del INIA, conforme a lo establecido por los dispositivos legales que regulan el Sistema Nacional de Archivos. j) Conducir, coordinar y procesar el fl ujo documentario del INIA. k) Supervisar y elevar a la Jefatura los proyectos de dispositivos legales que generen los órganos institucionales para su aprobación, así como sistematizar y supervisar su registro, numeración, difusión, custodia y distribución. l) Conducir las actividades de protocolo, relaciones públicas e imagen institucional. m) Supervisar la actualización del portal institucional y del portal de transparencia del INIA. n) Supervisar y mantener el registro de las directivas internas vigentes. o) Cumplir con las demás funciones que le asigne la Jefatura, en el ámbito de su competencia funcional y las disposiciones legales vigentes. Artículo 11.- Estructura Orgánica de la Secretaría General La Secretaría General para el cumplimiento de sus funciones cuenta con la siguiente estructura: - Unidad de Imagen Institucional - Unidad de Trámite Documentario Artículo 12.- Unidad de Imagen Institucional La Unidad de Imagen Institucional es la encargada de conducir las acciones de comunicación, información, difusión y promoción de las actividades institucionales; vela por la proyección de la imagen de la Entidad y propicia la interacción con instituciones y organismos públicos, privados, nacionales e internacionales. Artículo 13.- Funciones específi cas de la Unidad de Imagen Institucional Son funciones específi cas de la Unidad de Imagen Institucional: a) Elaborar y proponer estrategias relacionadas con las actividades de imagen institucional. b) Centralizar, procesar y difundir las actividades institucionales a los medios de difusión, de acuerdo a la política de la Entidad. c) Planifi car y programar las actividades de relaciones públicas, actos protocolares y de ceremonias internas y externas de la Entidad, según corresponda. d) Planear y coordinar la asistencia del Jefe del INIA o su representante a los actos ofi ciales en los cuales participen. e) Coordinar y atender las ceremonias, eventos y actos protocolares, coordinando con las instituciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras. f) Editar notas de prensa y disponer su difusión por los diversos medios de comunicación correspondientes. g) Proponer lineamientos, normas, manuales, y emitir opinión técnica en los temas de su competencia, y cumplir con las demás funciones que le asigne la Secretaría General, en concordancia con su ámbito funcional y de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Artículo 14.- Unidad de Trámite Documentario La Unidad de Trámite Documentario es la encargada de administrar la documentación ofi cial y asegurar su oportuna distribución; así como de organizar el sistema de archivo central de la Entidad. Artículo 15.- Funciones específi cas de la Unidad de Trámite Documentario. Son funciones específi cas de la Unidad de Trámite Documentario: a) Elaborar el plan anual de trabajo de la administración de archivos. b) Administrar y conservar la documentación administrativa que corresponda al archivo general del INIA. c) Organizar, normar y dirigir el Centro de Atención y Seguimiento al Trámite - CAST, así como la administración de la documentación que ingresa y egresa de la ventanilla única. d) Proponer y aplicar las normas sobre celeridad y atención en el trámite de la documentación. e) Tramitar, registrar y custodiar las resoluciones expedidas por la Jefatura y los órganos competentes del INIA. f) Mantener actualizada la información referente a la situación de los trámites administrativos, para la atención de los usuarios. g) Preparar estadísticas de las atenciones, cumplimiento de plazos y otras sobre el servicio de trámite documentario y atención de usuarios. h) Proponer lineamientos, normas, directivas, manuales, y emitir opinión técnica en los temas de su competencia. i) Cumplir con las demás funciones que le asigne la Secretaría General, en concordancia con su ámbito funcional y de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. CAPÍTULO II Órgano de Control Institucional Del Órgano de Control Institucional Artículo 16.- Órgano de Control Institucional El Órgano de Control Institucional - OCI es el órgano encargado del control gubernamental en el INIA; mantiene una relación funcional con la Contraloría General de la República, efectuando su labor de conformidad con lo previsto en la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias. El Jefe de dicho órgano mantiene vinculación de dependencia funcional y administrativa con la Contraloría General de la República, sujetándose a sus lineamientos y disposiciones. Artículo 17.- Funciones específi cas del Órgano de Control Institucional Son funciones específi cas del Órgano Control Institucional, las siguientes: a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones del INIA, así como el control externo, por encargo de la Contraloría General de la República, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, establecidos en la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y normas conexas. b) Efectuar auditorías a los estados fi nancieros y presupuestarios de la Entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General de la República. c) Ejecutar las labores de control al INIA, que disponga la Contraloría General. Cuando estas labores de control sean requeridas por el Jefe del INIA y tengan el carácter de no programadas, su ejecución se efectuará de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General.