Norma Legal Oficial del día 07 de agosto del año 2014 (07/08/2014)

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TEXTO DE LA PÁGINA 8

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d) Someter a consideracion de la Jefatura para su aprobacion, en coordinacion con las dependencias competentes, el Plan Estrategico Institucional, el Presupuesto Institucional de Apertura, el Plan Operativo Institucional, asi como los Planes de Contrataciones, Tecnologias de Informacion, Capacitacion y administracion de archivos. e) Presentar para su aprobacion el Balance General, los Estados Financieros y la Memoria Anual de la Entidad, y otros afines. f) Proponer a la Jefatura los instrumentos de gestion institucional para su evaluacion y aprobacion por las instancias correspondientes, asi como realizar el seguimiento de su aplicacion e informar sobre sus resultados. g) Supervisar la implementacion de las recomendaciones emitidas por el Organo de Control Institucional. h) Difundir y supervisar el cumplimiento de politicas y objetivos de defensa nacional, asi como de las normas del codigo de etica, de transparencia y acceso a la informacion publica, y en coordinacion y articulacion con la Comision de Alto Nivel Anticorrupcion el seguimiento de la implementacion de las medidas contra la corrupcion. i) Supervisar la administracion y conservacion de la documentacion administrativa que corresponde al archivo publico del INIA, conforme a lo establecido por los dispositivos legales que regulan el Sistema Nacional de Archivos. j) Conducir, coordinar y procesar el flujo documentario del INIA. k) Supervisar y elevar a la Jefatura los proyectos de dispositivos legales que generen los organos institucionales para su aprobacion, asi como sistematizar y supervisar su registro, numeracion, difusion, custodia y distribucion. l) Conducir las actividades de protocolo, relaciones publicas e imagen institucional. m) Supervisar la actualizacion del MORDAZA institucional y del MORDAZA de transparencia del INIA. n) Supervisar y mantener el registro de las directivas internas vigentes. o) Cumplir con las demas funciones que le asigne la Jefatura, en el ambito de su competencia funcional y las disposiciones legales vigentes. Articulo 11.- Estructura Organica de la Secretaria General La Secretaria General para el cumplimiento de sus funciones cuenta con la siguiente estructura: - Unidad de Imagen Institucional - Unidad de Tramite Documentario Articulo 12.- Unidad de Imagen Institucional La Unidad de Imagen Institucional es la encargada de conducir las acciones de comunicacion, informacion, difusion y promocion de las actividades institucionales; MORDAZA por la proyeccion de la imagen de la Entidad y propicia la interaccion con instituciones y organismos publicos, privados, nacionales e internacionales. Articulo 13.- Funciones especificas de la Unidad de Imagen Institucional Son funciones especificas de la Unidad de Imagen Institucional: a) Elaborar y proponer estrategias relacionadas con las actividades de imagen institucional. b) Centralizar, procesar y difundir las actividades institucionales a los medios de difusion, de acuerdo a la politica de la Entidad. c) Planificar y programar las actividades de relaciones publicas, actos protocolares y de ceremonias internas y externas de la Entidad, segun corresponda. d) Planear y coordinar la asistencia del Jefe del INIA o su representante a los actos oficiales en los cuales participen. e) Coordinar y atender las ceremonias, eventos y actos protocolares, coordinando con las instituciones publicas y privadas, nacionales y extranjeras. f) Editar notas de prensa y disponer su difusion por los diversos medios de comunicacion correspondientes. g) Proponer lineamientos, normas, manuales, y emitir opinion tecnica en los temas de su competencia, y cumplir

El Peruano Jueves 7 de agosto de 2014

con las demas funciones que le asigne la Secretaria General, en concordancia con su ambito funcional y de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Articulo 14.- Unidad de Tramite Documentario La Unidad de Tramite Documentario es la encargada de administrar la documentacion oficial y asegurar su oportuna distribucion; asi como de organizar el sistema de archivo central de la Entidad. Articulo 15.- Funciones especificas de la Unidad de Tramite Documentario. Son funciones especificas de la Unidad de Tramite Documentario: a) Elaborar el plan anual de trabajo de la administracion de archivos. b) Administrar y conservar la documentacion administrativa que corresponda al archivo general del INIA. c) Organizar, normar y dirigir el Centro de Atencion y Seguimiento al Tramite - CAST, asi como la administracion de la documentacion que ingresa y egresa de la ventanilla unica. d) Proponer y aplicar las normas sobre celeridad y atencion en el tramite de la documentacion. e) Tramitar, registrar y custodiar las resoluciones expedidas por la Jefatura y los organos competentes del INIA. f) Mantener actualizada la informacion referente a la situacion de los tramites administrativos, para la atencion de los usuarios. g) Preparar estadisticas de las atenciones, cumplimiento de plazos y otras sobre el servicio de tramite documentario y atencion de usuarios. h) Proponer lineamientos, normas, directivas, manuales, y emitir opinion tecnica en los temas de su competencia. i) Cumplir con las demas funciones que le asigne la Secretaria General, en concordancia con su ambito funcional y de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. CAPITULO II Organo de Control Institucional Del Organo de Control Institucional Articulo 16.- Organo de Control Institucional El Organo de Control Institucional - OCI es el organo encargado del control gubernamental en el INIA; mantiene una relacion funcional con la Contraloria General de la Republica, efectuando su labor de conformidad con lo previsto en la Ley N° 27785, Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica, sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias. El Jefe de dicho organo mantiene vinculacion de dependencia funcional y administrativa con la Contraloria General de la Republica, sujetandose a sus lineamientos y disposiciones. Articulo 17.- Funciones especificas del Organo de Control Institucional Son funciones especificas del Organo Control Institucional, las siguientes: a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones del INIA, asi como el control externo, por encargo de la Contraloria General de la Republica, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, establecidos en la Ley N° 27785, Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica y normas conexas. b) Efectuar auditorias a los estados financieros y presupuestarios de la Entidad, asi como a la gestion de la misma, de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloria General de la Republica. c) Ejecutar las labores de control al INIA, que disponga la Contraloria General. Cuando estas labores de control MORDAZA requeridas por el Jefe del INIA y tengan el caracter de no programadas, su ejecucion se efectuara de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloria General.