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Pág. 180664 NORMAS LEGALES Lima, lunes 29 de noviembre de 1999 Aplicación del Reglamento de Multas con Facultades Coactivas Cuando se presenten dificultades y/o retrasos en la entrega de información que perjudique el normal desarrollo de la audi- toría a los auditores de la Contraloría General, de los Organos de Auditoría Interna y las Sociedades de Auditoría designadas, se aplicará el Reglamento de Multas con facultades coactivas a los servidores, funcionarios, cesantes y entidades que están sujetos al Sistema Nacional de Control, de acuerdo al Art. 24º inciso n) del Decreto Ley Nº 26162. NAGU 3.50 PAPELES DE TRABAJO El auditor gubernamental debe organizar un regis- tro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de traba- jo. Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto, deberán contener la evidencia necesaria para fundamen- tar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe. Podrán incluir medios de almacenamiento magnéti- cos, electrónicos, informáticos y otros. No hay nada que sustituya a una comprensión adecuada de los objetivos de la auditoría, las razones por las cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que esa tarea contribuirá al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensión se logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debida- mente planificados y organizados y, recibe instrucciones idó- neas de sus supervisores. La práctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se persigan, será muy útil para asegurarse de que la información obtenida estará relacio- nada directamente con los objetivos de la auditoría y del informe correspondiente. Propósito a) Contribuir a la planeación y realización de la auditoría. b) Proporcionar el principal sustento del informe del auditor. c) Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo de auditoría. d) Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe y como prueba preconstituida para los procesos judiciales, de ser el caso. e) Permitir las revisiones de calidad de la auditoría. Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo son propiedad de los órganos confor- mantes del Sistema Nacional de Control, y de las sociedades de Auditoría, cuyos exámenes practicados contaron con la autori- zación de la Contraloría General, destacándose que en el caso de auditorías practicadas por Sociedades de Auditoría contratadas directamente por el organismo rector del Sistema, los papeles de trabajo serán de propiedad de la Contraloría General de la República. NAGU 3.60 COMUNICACION DE HALLAZGOS DE AUDITORIA Durante el proceso de la auditoría en la entidad examinada, se deben comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprometidas en los mismos, a fin que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su evaluación oportuna y consideración en el informe correspondiente. Para los efectos de esta norma, los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de audito- ría. Los hallazgos de auditoría con criterios de materialidad o significación económica debidamente desarrollados, referencia- dos y documentados constarán en los papeles de trabajo. En los hallazgos de auditoría a ser comunicados, se conside- rarán los atributos: Condición, Criterio, Causa y Efecto del hallazgo; estos últi- mos dos elementos podrán ser excluidos de la comunicación cuando la naturaleza del hallazgo y el tipo de auditoría guber- namental lo exija. La comunicación de los hallazgos de auditoría durante el desarrollo del trabajo de campo, es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irre- gularidades, se cumple con hacer de conocimiento a las perso- nas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servi- cios en la entidad examinada, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados. En la redacción de los hallazgos de auditoría, se debe utilizar lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa.La comunicación se efectúa por escrito en forma personal y reservada, a la persona directamente vinculada con el hallazgo, debiendo acreditarse su recepción. En caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comuni- cación, serán citados a través del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentra la entidad auditada. El plazo para la entrega de las aclaraciones o descargos debidamente documentados será establecido de acuerdo con las disposiciones correspondientes. Excepción A fin de no poner en riesgo los resultados de la investigación del Ministerio Público y Poder Judicial a iniciarse y en resguardo de un ejercicio efectivo del derecho de defensa ante las autorida- des competentes, se exceptúa de la comunicación de hallazgos a quienes se encuentren comprendidos en los indicios razonables de comisión de delito o de responsabilidad civil determinados, emitiéndose directamente el Informe Especial Legal y remitién- dolo a los organismos legales competentes. NAGU 4.40. CONTENIDO DEL INFORME El Auditor debe elaborar el informe de auditoría, el cual expondrá apropiadamente los resultados del exa- men, señalando que se realizó de acuerdo con las nor- mas de auditoría gubernamental. Esta norma tiene por finalidad regular el contenido del informe largo de auditoría financiera, de gestión y de otros tipos que se deriven de los mismos, tales como exámenes especiales, asegurando la uniformidad de su denominación y estructura, así como la exposición clara y precisa de los resultados del examen. Adicionalmente, se emitirá una “ Síntesis Gerencial del Informe”. Contenido del Informe El informe debe presentar la siguiente estructura: I. INTRODUCCION Comprenderá la información general concerniente al exa- men y a la entidad examinada. A. INFORMACION RELATIVA AL EXAMEN 1. Antecedente del examen Estará referido al origen de la acción de control, tales como: planes anuales de auditoría, denuncias, pedidos del Congreso, etc. 2. Naturaleza y Objetivos En este rubro se precisará la naturaleza o tipo de examen a efectuar, ya sea que se trate de una Auditoría de Gestión, Financiera o Examen Especial. Los objetivos están referidos a lo que espera lograrse como resultado del examen. Al exponerlos se darán a conocer los límites de la auditoría, a fin de evitar interpretaciones erróneas en los casos en que los objetivos hayan sido particularmente limitados o puntuales sobre determinados aspectos de la ges- tión. 3. Alcance Se dejará constancia de que el trabajo se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y las Normas de Auditoría Gubernamental. Deberá indicarse claramente la cobertura y profundidad del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de la auditoría, precisándose el período examinado, el ámbito geográ- fico donde se hayan practicado la Auditoría y las áreas, materia de examen. De ser el caso, el auditor revelará las limitaciones al alcance del examen que se presenten en el proceso del trabajo. Si se emplean datos que no hayan sido verificados, ese hecho deberá manifestarse. También deberán revelarse las modificaciones efectuadas al enfoque de la auditoría como consecuencia de las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría. Asimismo, debe revelarse que las irregularidades con daño económico y/o indicios razonables de comisión de delito, son materia de un informe especial legal. 4. Relación de personal comprendido en las observaciones Está referido al personal al servicio de la entidad auditada, comprendido en las observaciones el cual se consignará en un anexo del informe, consignando nombres, apellidos, cargo, pe- ríodo de gestión y condición laboral. 5. Comunicación de hallazgos Se dará a conocer el cumplimiento de la comunicación de hallazgos efectuados a los funcionarios de la entidad compren-