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Pág. 179423 NORMAS LEGALES Lima, domingo 17 de octubre de 1999 3. Elabore el memorán dum descriptivo o el flujogra- ma correspondiente, con la información obtenida en el procedimiento genérico 1, e identifique los controles internos establecidos para la presente fase. 4. Determine que: 4.1 Exista un Comité de Administración en la Municipalidad, aprobado mediante Resolu- ción de Alcaldía con acuerdo del Concejo, y si está conformado por el Alcalde o su repre- sentante, el Director de Administración y dos representantes de los Clubes de Madres o Comités del PVL. 4.2 La Municipalidad cuente con el padrón de beneficiarios debidamente actualizado y apro- bado donde se establezca la cantidad de Clubes de Madres o Comités del Vaso de Leche encargados de la atención del Progra- ma, detalle de su denominación, identifica- ción del responsable de su conducción, de los comedores o ambientes donde se presta el servicio. 4.3 Exista un Manual o Directiva interna sobre las funciones del Comité, 4.4 Exista el estudio de base sobre el tipo de alimento con el cual se ejecuta el Programa, y tome nota del profesional que lo elaboró. 4.5 Exista el estudio de los costos de los insumos y de los gastos de operación que genera la atención del Programa. 5. Solicite el Padrón de Beneficiarios del Programa, indague respecto a los criterios adicionales esta- blecidos para su selección, además de pertenecer a la población materno infantil (niños de 0 a 6 años, madres gestantes y en período de lactancia). 6. Identifique los controles implementados por el Programa para: 6.1 Depuración y actualización del Padrón de Beneficiarios. 6.2 Distribución focalizada hacia la población infantil (niños de 0-6 años) y madres gestan- tes y en período de lactancia. 6.3 Incluir otros beneficiarios en un 2º orden de prioridad (niños de 7 a 13 años, ancianos y tebecianos). 6.4 Incorporar comunidades, pueblos jóvenes y anexos. 7. Para determinar la consistencia del Padrón de Beneficiarios, selectivamente verifique las direc- ciones domiciliarias y confirme si efectivamente reciben sus raciones; caso contrario, indague las causas por las que dejaron de recibir sus raciones. 8. Indague si se efectúan coordinaciones con otras entidades públicas y/o privadas, tales como FON- CODES, PRONAA y el Ministerio de Salud, a fin de evitar la duplicidad de atención y posibilitar la incorporación de poblaciones no atendidas . 9. Cerciórese que las Organizaciones Sociales de Base inscritas en los Registros de los Gobiernos Locales han convalidado esta inscripción ante el Registro Público Regional. 10. Verificar si los controles y registros que mantiene la entidad son efectivos y permiten identificar que las raciones diarias son entregadas a los beneficia- rios autorizados y si en dichos controles se ha contado con el apoyo de organismos especializa- dos en identificación, tales como la ONPE o el RENIEC 11. Emita sus conclusiones sobre la base de los procedimientos desarrollados, teniendo en cuenta el objetivo específico. Objetivo Especifico Nº 2 Determinar si la gestión del PVL respecto a los procesos de Adquisiciones y Contrataciones, y recepción de los insumos; se han efectuado de manera eficiente y eco- nómica, y fomenta el consumo de la producción local. 12. Entreviste a (los) responsable(s) de las adquisicio- nes de los insumos y tome conocimiento sobre los procesos de : - Programación y - Adquisición.13. Con la Información obtenida elabore el memorán- dum descriptivo o el flujograma correspondiente, identificando los controles internos establecidos para cada uno de ellos. 14. Solicite la documentación relacionada con el pro- ceso de adquisición de la leche y constate: •Si en los avisos de licitación o concurso se dióopreferencia a la adquisición de la leche fresca y en caso de no haber sido posible la obtención de este producto constate las eviden- cias de los medios empleados para lograr la adquisición de leche en polvo u otro producto agrario de origen local y nacional. •Si al optar por la adquisición de la leche fresca, tomó en consideración las condiciones climáti- cas de la zona, a fin de preservar la calidad del producto. •Verifique si la entidad cuenta con la documen- tación que justifique la sustitución de la leche por otro producto agrario de producción local. 15. Verifique en las Bases de Licitación o Concurso, lo siguiente: •Si la entidad contempló requisitos diferentes para la adquisición de la leche fresca, leche en polvo u otros productos agrarios, en las que conste los medios de transporte, perecibilidad, tipos de envases, seguridad,e higiene. . •Compruebe si las Bases y condiciones de com- pra, se fija la responsabilidad del proveedor a fin de garantizar el abastecimiento puntual y per- manente de la leche fresca, leche en polvo u otros productos agrarios de origen local. Para tal efecto obtenga el archivo de las Guías de Remisión y otros documentos similares a fin de constatar la periodicidad del abastecimiento, cantidad, peso y denominación del artículo. 16. Solicite las cartas fianzas en poder de la entidad y verifique si ésta cuenta con la garantía suficiente que le cubra riesgos de incumplimiento en la entrega en las fechas pactadas. Así mismo obten- ga una muestra selectiva de las fechas de entrega de los productos, prestando atención a la oportu- nidad en que se realizó. 17. Establezca qué mecanismos de control aplica la entidad a fin de evitar la adquisición de leche fresca, leche en polvo u otro producto equivalente, a proveedores que comercializa con precios dum- ping. En tal caso, verifique: •Si la calidad fue razonable •El abastecimiento fue normal •Que el proveedor es una persona jurídica debi- damente constituida 18. En caso de haberse adquirido leche evaporada, establezca las causas que determinaron esta si- tuación y verifique los efectos, determinando si los incrementos en el costo, en qué medida afectó el adecuado desarrollo del Programa. Igualmente determine una muestra a fin de establecer los efectos económicos. 19. Verifique y de ser posible observe el proceso de recepción de los productos y evalúe los mecanis- mos de control de cantidad y peso, igualmente preste atención si en la entrega existe personal técnico que aplique pruebas de la calidad de los productos recepcionados . 20. Calcule el costo de la ración en base al precio real de los insumos adquiridos y compruebe si excede o es menor al costo asignado por el MEF(soles 0.16 para 1999), a fin de verificar la suficiencia o no de los fondos presupuestados para la provisión de las 30 raciones mensuales de 250 cc. de leche por día o su equivalente. 21. Revise los comprobantes de pago relacionados con los recursos del PVL, elabore un cuadro con aquellos que no correspondan a compras de leche, avena, quinua, kiwicha, soya u otro producto de la región utilizado para el desayuno; especificando Nº de comprobante de pago, fecha, cantidad, cuenta corriente, Nº de cheque así como el con- cepto del egreso, cuantifique y selectivamente cerciórese que los pagos: 21.1 Se han efectuado para financiar gastos en alimento complementario y de operación. 21.2 Se encuentren sustentados con facturas y otros documentos apropiados.