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Pág. 212922 NORMAS LEGALES Lima, miércoles 21 de noviembre de 2001 ————————————————— Ref.: Base de datos de imposiciones cubiertas por el Fondo de Seguro de Depósitos y remisión de Anexos Nº 17-A y Nº 17-B ————————————————— Señor Gerente General Sírvase tomar nota que en uso de las atribuciones conferidas por el numeral 7 del Artículo 349º de la Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros, Ley Nº 26702 y sus modificatorias, en adelante Ley General, y con la finalidad de establecer requisitos mínimos para la elaboración de la base de datos a que se refiere el Artículo 12º de las Normas para la Cobertura, Recursos y Pago de Imposiciones Cubiertas por el Fondo de Seguro de Depósitos, apro- badas mediante la Resolución SBS Nº 0657-99 del 15 de julio de 1999, así como adecuar los anexos referi- dos en el Artículo 10º de dicha norma, esta Superin- tendencia establece las siguientes disposiciones: 1. Alcance La presente Circular es de aplicación a las empre- sas de operaciones múltiples autorizadas a captar depósitos del público que conforme con lo dispuesto en el Artículo 145º de la Ley General y el Artículo 4º del Decreto Supremo Nº 081-99-EF son consideradas miembros del Fondo de Seguro de Depósitos, en ade- lante empresas. 2. Definiciones Para efecto de lo dispuesto en la presente Circular se considerarán las siguientes definiciones: a) Código único: Secuencia alfanumérica que permite identificar en una base de datos unívocamente a un cliente en una empresa. b) Fondo: Fondo de Seguro de Depósitos c) Imposiciones cubiertas o respaldadas: Conjunto de imposiciones cubiertas por el Fondo según lo dis- puesto en el Artículo 4º de las Normas para la Cober- tura. d) Normas para la Cobertura: Normas para la Cobertura, Recursos y Pago de Imposiciones Cubier- tas por el Fondo de Seguro de Depósitos aprobadas mediante la Resolución SBS Nº 657-99 del 15 de julio de 1999. e) Posición del cliente: El conjunto de las imposicio- nes del cliente, así como las obligaciones directas e indirectas que mantenga con la empresa, las cuales deberán encontrarse relacionadas a través de un código único. 3. Identificación plena del cliente cubierto Para la identificación plena del asegurado en la base de datos de las empresas, debe contarse con las siguien- tes características mínimas: a) El cliente debe contar con un código único que permita obtener su posición, así como sus datos gene- rales tales como nombre, denominación o razón social, tipo y código del documento de identidad, número del Registro Unico de Contribuyentes, domicilio, entre otros. b) En el caso de las cuentas mancomunadas, cada uno de los titulares de dichas cuentas debe contar con la información descrita en el literal a). c) La siguiente información mínima debe formar parte de la base de datos de imposiciones cubiertas: i) Código único ii) Código de producto bancario o equivalente. iii) Número de cuenta o instrumento iv) Moneda v) Información que permita determinar si las cuentas son:• mancomunadas • de menores • en retención judicial • en garantía vi) Información que permita identificar si las cuentas se encuentran incursas en causales de exclusión de cobertura del Fondo contempladas en el Artículo 5º de las Normas para la Cobertura. vii) Otra información necesaria para la plena identi- ficación de la cobertura del Fondo. d) Las cuentas de menores contarán con la informa- ción del menor así como de su representante legal o apoderado. e) Deberán existir controles automatizados sobre la información registrada, como el número y tipo de carac- teres asociados a un tipo de documento, unicidad de código de identificación, entre otros. Es responsabilidad de la empresa verificar y diseñar los controles adiciona- les requeridos para el mejor cumplimiento de lo descrito en la presente norma. 4. Procesos de registro de clientes y manteni- miento de la información Las empresas deberán implementar un proceso de revisión periódica sobre la calidad de la información existente para fines del reporte al Fondo. En particular, los procesos de apertura de cuentas deberán verificar la existencia previa de posición del cliente en la empresa con el objetivo de relacionar apropiadamente la nueva información a la posición del cliente. 5. Diagnóstico y Plan de Adecuación Las empresas conducirán una evaluación sobre la situación actual de sus sistemas de información y su ambiente de control interno con relación al cumpli- miento de lo establecido por las Normas para la Cober- tura y la presente Circular. Las empresas deberán remitir a esta Superintendencia, en un plazo que no excederá del 30 de junio de 2002, los resultados de dicha evaluación, así como un Plan de Adecuación para corregir las deficiencias encontradas. La culmi- nación de la corrección de las deficiencias encontradas será programada en un plazo que no excederá del 31 de marzo de 2003. 6. Auditoría interna La Unidad de Auditoría interna incluirá en su Plan Anual de Trabajo la revisión del avance sobre el Plan de Adecuación referido en el numeral anterior de la presen- te norma. Una vez culminada la corrección de las defi- ciencias se preparará un informe final que incluya la revisión sobre toda la información de la base de datos de clientes, para verificar el cumplimiento de lo indicado en la presente Circular. Este informe será entregado a más tardar el 31 de junio de 2003. 7. Anexos Nº 17-A y Nº 17-B A partir del 1 de abril de 2003 quedarán sin efecto los Anexos Nº 17-A “Control de Imposiciones Cubier- tas por el Fondo de Seguro de Depósitos” y Nº 17-B “Hoja de Control de Pago de Primas al Fondo de Seguro de Depósitos” establecidos en el Manual de Contabilidad y serán sustituidos por los Anexos Nº 17- A y Nº 17-B adjuntos a la presente Circular, respecti- vamente. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 12º de las Normas para la Cobertura, el detalle de la informa- ción utilizada para la generación de los anexos referidos podrá ser solicitada por la Superintendencia. 8. Vigencia La presente Circular entrará en vigencia al día si- guiente de su publicación en el Diario Oficial El Peruano. Atentamente, LUIS CORTAVARRIA CHECKLEY Superintendente de Banca y Seguros