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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 24 de enero de 2008 364977 deberá proporcionarlos al Concejo, a través de Secretaría General, en el término perentorio de cinco (5) días hábiles, bajo responsabilidad de los funcionarios en función a su competencia. 8) Solicitar al Concejo durante la sesión se le expida informes relacionados a acciones de fi scalización en un plazo de quince (15) días, asimismo copias de documentos y otros en un plazo de (5) días. La Secretaría General, deberá tramitarlos ante la administración municipal y ésta deberá proporcionarlos al Concejo, a través de la Secretaría General, bajo responsabilidad de los funcionarios en función a su competencia. 9) Mantener comunicación con las organizaciones sociales y los vecinos a fi n de informar al Concejo Municipal y proponer la solución de problemas. 10) Desempeñar las funciones políticas que les delegue el Alcalde. 11) Solicitar informes y/o documentos a la administración, los mismos que serán tramitados a través de la Secretaría General. 12) Participar en las sesiones de las Comisiones de las que no forme parte como miembro con derecho a voz. 13) Las demás que señala la Ley. Artículo 18º .- Los Regidores durante las sesiones de concejo, comisiones y actos ofi ciales deben guardar moderación en sus intervenciones, ceñir sus intervenciones a la materia de su pedido, informe o punto en debate, limitándose al tiempo establecido en el presente Reglamento y votar los asuntos que le sean sometidos. CAPÍTULO III DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN Artículo 19º .- Es un órgano colegiado que se encargará de establecer las líneas de coordinación básicas entre el Concejo y la administración municipal. Artículo 20º .- El Comité está conformado por los presidentes de las diferentes Comisiones Ordinarias, los cuales designarán a un coordinador que será responsable de la convocatoria, así como del desarrollo de las sesiones. Asistirán de manera obligatoria el Gerente Municipal y el Secretario General, quien actuará como Secretario Técnico. Artículo 21º .- Los miembros del comité se reunirán de manera obligatoria en sesión ordinaria por lo menos una vez al mes y en sesión extraordinaria cuando la convoque no menos de un tercio de sus miembros o cuando sea solicitada por la administración municipal para tratar asuntos urgentes que requieran ser tratados con celeridad. Artículo 22º .- Corresponde al Gerente Municipal informar a los miembros del Comité sobre el cumplimiento de los temas de coordinación tratados en las sesiones del Comité. Artículo 23º .- El Comité de Coordinación realizará las recomendaciones que deberán adoptar las Comisiones para el mejor cumplimiento de sus funciones asignadas en el presente Reglamento. CAPÍTULO IV DEL SECRETARIO GENERAL Artículo 24º .- El Secretario General del Concejo es un funcionario de confi anza designado por el Alcalde y tiene las siguientes funciones: 1) Asistir a las Sesiones de Concejo Municipal en calidad de secretario, pudiendo hacer uso de la palabra previa autorización del Concejo. 2) Tomar y registrar la asistencia de los miembros del Concejo 3) Remitir a los miembros del Concejo, 48 horas antes de la sesión, copias de los proyectos de ordenanza, acuerdos, resoluciones y dictámenes cuyos temas formen parte de la Agenda, así como el proyecto del acta de la sesión anterior para su aprobación. 4) Tramitar la documentación por encargo del Concejo. 5) Canalizar los proyectos de ordenanzas y acuerdos, a las Comisiones de Regidores correspondientes, verifi cando que contengan la documentación sustentatoria completa. 6) Mantener y conservar las actas de las sesiones de concejo y suscribirlas con el Alcalde y los Regidores que deseen hacerlo, bajo responsabilidad. 7) Conservar y cautelar bajo responsabilidad el material de audición o visualización de las sesiones de concejo.8) Gestionar la publicación de las Ordenanzas, Acuerdos y Resoluciones de Concejo, con estricta sujeción a lo acordado en el Concejo, bajo responsabilidad. 9) Comunicar a las dependencias municipales que correspondan las Ordenanzas y Acuerdos emitidos por el Concejo Municipal. 10) Disponer la atención de las solicitudes de informes que formulen los Regidores, en un plazo no mayor a quince (15) días y copias de documentos y otros en un plazo no mayor a (5) días, bajo responsabilidad de aquel funcionario que tenga a su cargo la información y/o documentación a ser proporcionada. 11) Otorgar trimestralmente copias certifi cadas de las actas de sesión de concejo. 12) Asistir obligatoriamente a las sesiones del Comité de Coordinación. 13) Las otras que determine el Concejo. TÍTULO III DE LAS SESIONES DE CONCEJO CAPÍTULO I GENERALIDADES Artículo 25º .- Las Sesiones de Concejo pueden ser: a) Ordinarias; b) Extraordinarias; y,c) Solemnes. Todas las sesiones son públicas. Se exceptúan los casos contemplados en el artículo 13 de la Ley, en los que tales sesiones se realizan en forma reservada. Si en el transcurso de una sesión surgiera un tema que requiera ser tratado en reserva, se solicitará un cuarto intermedio, para reiniciar la sesión en forma reservada. Artículo 26º .- El Concejo realiza sesiones ordinarias en un número no menor de dos (2) ni mayor de cuatro (4) veces cada mes para tratar asuntos de toda índole, en especial los de trámite regular. En las sesiones extraordinarias sólo se trata los asuntos señalados en la agenda de convocatoria y tienen lugar cuando las convoca el Alcalde o a solicitud de una tercera parte del número legal de los miembros del Concejo. Las sesiones solemnes se realizan con ocasión de las Fiestas Patrias, el Aniversario del distrito o en ocasiones muy especiales cuando así lo estime el alcalde o para el otorgamiento protocolar de condecoraciones y distinciones que acuerde el Concejo. Todas las sesiones constan en actas que se llevan en un libro especial y que deben obligatoriamente ser suscritas por el alcalde o quien haya actuado en su lugar y el secretario general, tan pronto sean aprobadas en la sesión siguiente. Artículo 27º .- El Alcalde convoca y preside la sesión, establece la agenda de las sesiones y dirige el debate. En los casos de ausencia, preside la Sesión el primer regidor y por impedimento de éste, el regidor hábil que le sigue en el orden. Entre la convocatoria y la sesión mediará cuando menos cuarenta y ocho (48) horas. Iniciada la Sesión, no puede ser objeto de debate ningún asunto fuera de los previstos en la Orden del Día, salvo que estén presentes todos los integrantes del Concejo y aprueben -mediante voto unánime- su inclusión. Artículo 28º .- El Concejo quedará válidamente constituido sin cumplir los requisitos de la convocatoria, cuando se reúnan todos sus miembros y acuerden por unanimidad iniciar una sesión extraordinaria. En situaciones de urgencia y en las de emergencia declaradas conforme a ley, el Concejo Municipal podrá reunirse en sesión extraordinaria siempre que se cuente con el quórum de ley. En este caso, la convocatoria puede realizarse por cualquier medio idóneo, incluyendo el electrónico. Artículo 29º .- El quórum para las sesiones ordinarias y extraordinarias lo conforma la mitad más uno de los miembros hábiles del Concejo. Para efecto del cómputo del quórum y las votaciones se considera en el número legal de miembros del Concejo Municipal, al Alcalde y los Regidores electos. Se considera número de miembros hábiles al número legal menos los que se encuentran ausentes, con licencia concedida por enfermedad o ausencia y los suspendidos en el ejercicio de sus funciones.