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El Peruano Jueves 11 de diciembre de 2014 539648 • Resolución Administrativa N° 205-2013-P-PJ, de fecha 13 de junio del 2013, que aprueba el “Manual para la Formulación de Documentos Normativos de Gestión Administrativa del Poder Judicial”. 7. VIGENCIA A partir de la expedición de la Resolución Administrativa de la Presidencia de la Corte Superior de Justicia de Lima, que apruebe la presente Directiva. 8. DISPOSICIONES GENERALES 8.1 Cualquier solicitud o requerimiento a nivel administrativo se realizará a través del Sistema de Administración en Línea – SIAL. 8.2 Esta herramienta está orientado específi camente a Administradores de Sedes y a los Señores Magistrados. 8.3 La comunicación y respuesta en línea sobre las solicitudes registradas será únicamente entre la Gerencia de Administración Distrital y los Señores Magistrados a través de esta herramienta. 9. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS El SIAL – Sistema de Administración en Línea es un sistema informático que contiene funciones específi cas, siendo estas las siguientes: 9.1 REGISTRO DE SOLICITUDES 9.1.1 Pueden ingresar solicitudes únicamente los señores Magistrados y Administradores de sedes. 9.1.2 Cualquier atención que requieren por parte de las áreas administrativas de la Corte será solicitada a través del Sistema de Administración en Línea, donde deberá acceder con el número de su DNI y su contraseña (Solicitante). 9.1.3 El solicitante al acceder al sistema, podrá visualizar opciones del menú. Para el registro podrá ingresar a la opción “Nueva Solicitud” seleccionará el área administrativa que correspondería la atención, detallando el tipo de solicitud, y si fuera necesario se adjuntará archivos con documentos que sustenten la solicitud, al guardar se generará un número de solicitud. 9.2 ATENCIÓN A LAS SOLICITUDES 9.2.1 Una vez registrada la solicitud en el sistema inmediatamente se envía un acuse por correo electrónico al Solicitante, a Gerencia de Administración Distrital y a la persona responsable de la atención. 9.2.2 Si en caso se registra sólo para que sea atendida por la Gerencia de Administración Distrital de la Corte, el sistema envía un acuse por correo electrónico al Solicitante y la Gerencia de Administración Distrital. 9.2.3 Si en caso debe ser derivado a otra persona para que atienda la solicitud, se deriva a través del sistema, inmediatamente se envía una alerta por correo electrónico a la persona que le es derivada la solicitud y a la Gerencia de Administración Distrital. 9.2.4 Si solo se han registrado las solicitudes para que sea atendido por la Gerencia de Administración Distrital será vista por esta dependencia para su revisión y evaluación, de ser factible derivará al Jefe de Unidad o al Coordinador del área correspondiente para su atención. Si en caso es solicitado directamente a una de las áreas administrativas, el sistema derivará automáticamente al área correspondiente con conocimiento para la Gerencia de Administración Distrital para su revisión. 9.2.5 El personal que atenderá la solicitud o que le haya sido derivado, está obligado a registrar las “acciones/ medidas adoptadas” en el campo que con este nombre tiene el sistema, debiendo detallar las coordinaciones, acciones, observaciones, entre otros; a fi n de que todo quede registrado en el sistema para información del solicitante. 9.2.6 De ser necesario que la Solicitud deba ser derivada a otra área administrativa o para completar la atención, el personal responsable actual podrá derivarlo al responsable de la otra área administrativa, todo a través del sistema para que quede registrado y sea visto por el Solicitante. 9.2.7 La revisión y la respuesta de atención a las solicitudes registradas no deberá exceder de las 24 horas desde su fecha de registro. 9.2.8 Cuando el personal responsable brinde la atención requerida a la solicitud, este deberá registrar al detalle las acciones realizadas en “Acciones/medidas adoptadas” y cambiar el estado de la solicitud a “ATENDIDO” para que sean vistas por el Solicitante. 9.2.9 Cuando no es posible atender la solicitud, se debe registrar las razones debidamente justifi cadas bajo responsabilidad funcional; sin perjuicio de lo cual deberá informar telefónicamente al Solicitante de las razones que impiden la atención a su solicitud. 9.3 SEGUIMIENTO A LAS SOLICITUDES 9.3.1 Tanto el Solicitante como la Gerencia de Administración Distrital y Señores Magistrados podrán hacer el seguimiento respectivo de las solicitudes registradas en el sistema, tanto las atendidas para cualquier consulta, o aquellas que se encuentran aún pendientes. 9.3.2 Se visualizará el estado actual, el tiempo de demora, la persona responsable que está a cargo de la atención, las anotaciones, observaciones o acciones que vienen realizando, con fechas y horas, de igual forma se podrá adjuntar archivos, los mismos que podrán ser visibles en el seguimiento. 9.3.3 El seguimiento al tiempo transcurrido para la atención de las solicitudes registradas en el sistema podrá ser visto por colores (semaforización) el cual indicará si las solicitudes pendientes se encuentra dentro o fuera del rango de tiempo establecido para su atención: el color verde indica que se encuentra dentro de los 05 primeros días, el color naranja que se encuentra dentro de los 10 días y el color rojo indicará que se encuentra fuera del rango de atención, más de 10 días. 9.4 CONVERSACIÓN EN LÍNEA – CHAT INTERNO 9.4.1 El uso de este servicio será exclusivamente para los señores Magistrados y la Gerencia de Administración Distrital donde podrán dialogar sobre las solicitudes registradas en el sistema, las atendidas o pendientes de atención por parte de las áreas administrativas; será una comunicación escrita realizada de manera instantánea a través del sistema. 9.4.2 El horario disponible para el uso de este servicio será: Lunes a Viernes de 15:00 a 16:30 9.4.3 Sólo se dialogarán sobre las solicitudes registradas en el sistema, deberá ser preciso y con un lapso no mayor de 05 minutos, esto con el fi n de poder atender todas las demás consultas. 9.4.4 Si de las consultas realizadas a través de este medio, se debiera coordinar con algunas de las áreas administrativas se acordará con el señor Magistrado en informarle en el día o a más tardar al día siguiente de realizada la consulta. 9.5 EMISIÓN DE REPORTES 9.5.1 El sistema podrá generar reportes operativos y reportes de gestión para poder hacer el seguimiento respectivo de las solicitudes que están siendo registradas en el sistema y/o para toma de decisiones, se podrá visualizar información al detalle y consolidado. 9.5.2 La Gerencia de Administración Distrital deberá de informar mensualmente el estado de las solicitudes registradas, atendidas y pendientes de atención a través de reportes de gestión generados por el sistema; las mismas que deberán ser remitidas a la Presidencia de la Corte y al Consejo Ejecutivo Distrital, conteniendo propuestas de mejoras en el servicio, para su evaluación y toma de decisiones de ser necesario. 10. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 10.1 De la implantación 10.1.1 Este sistema será implantado en la Corte Superior de Justicia de Lima como plan piloto por un periodo de 30 días naturales que se computa al día siguiente de la publicación de la resolución.