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95 NORMAS LEGALES Miércoles 10 de marzo de 2021 El Peruano / transparencia, no discriminación y visibilidad de la Unión Europea en la aplicación de la acción, y evitará las situaciones de con fl icto de intereses. Hay con fl icto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de cualquier persona responsable se halle comprometido por razones familiares, afectivas, de a fi nidad política o nacional, de interés económico o cualquier otro interés personal directo o indirecto. Un sistema de control interno es un proceso destinado a proporcionar garantías razonables de que las operaciones son e fi caces, e fi cientes y económicas, de que los informes son fi ables, de que los activos y la información están a salvo, de que se previenen, detectan y corrigen los fraudes e irregularidades, y de que se gestionan adecuadamente los riesgos relativos a la legalidad y regularidad de las operaciones fi nancieras, teniendo en cuenta el carácter plurianual de las actividades, así como la naturaleza de los pagos necesarios. En particular, cuando el socio efectúe pagos de acuerdo con el componente de anticipos de un presupuesto-programa o en el marco de un fondo común gestionado por un socio, las funciones de ordenador y contable estarán separadas y serán incompatibles entre sí, y el socio deberá aplicar un sistema de contabilidad que proporcione una información exacta, completa, fi able y oportuna. 1.4 Fuera de los casos en que el socio aplique sus propios procedimientos y documentos normalizados para la adjudicación de contratos públicos y contratos de subvenciones (en particular, en el caso de un fondo común gestionado por un socio o los acordados por el consorcio de donantes del fondo común), el socio realizará los procedimientos de adjudicación y celebrará los contratos resultantes en la lengua de dicho convenio de fi nanciación. 1.5 El socio adoptará las medidas necesarias para garantizar la visibilidad de la fi nanciación de la UE en las actividades que le hayan sido encomendadas o en cualesquiera otras actividades desarrolladas en el marco de esta acción. Tales medidas deberán bien aparecer defi nidas en el anexo I (Disposiciones Técnicas y Administrativas), bien ser objeto de un acuerdo posterior entre el socio y la Comisión. Estas medidas de comunicación e información deberán atenerse a los «Requisitos de Comunicación y Visibilidad para la Acción Exterior de la Unión Europea», elaborados y publicados por la Comisión, que estén vigente en el momento de adoptarse las medidas. 1.6 Con arreglo a una delegación parcial y en el marco del componente de anticipos de un presupuesto-programa, el socio conservará todos los justi fi cantes contractuales y fi nancieros relevantes a partir de la fecha de entrada en vigor del presente convenio de fi nanciación, o a partir de una fecha anterior que se haya establecido en la cláusula 6 de las Condiciones Particulares como la fecha de inicio de la elegibilidad de los gastos, durante los cinco años siguientes a la conclusión del período de ejecución. Conservará, en particular, los siguientes documentos: Procedimientos de contratación pública:a. El anuncio de información previa, junto con la prueba de la publicación del anuncio de licitación y sus eventuales corrigenda. b. El nombramiento de los miembros del Comité de Preselección. c. El informe de preselección (incluidos los anexos) y las solicitudes. d. La prueba de la publicación del anuncio de preselección. e. Las cartas enviadas a los candidatos no preseleccionados. f. La invitación a presentar propuestas o documento equivalente. g. El expediente de licitación, incluidos los anexos, las aclaraciones, las actas de las reuniones y una prueba de la publicación. h. El nombramiento de los miembros del Comité de Evaluación. i. El informe de apertura de plicas, incluidos los anexos.j. El informe de evaluación/negociación, incluidos los anexos y las ofertas recibidas 1.k. La carta de noti fi cación. l. Los justi fi cantes. m. La carta de presentación del contrato.n. Las cartas a los candidatos no seleccionados.o. El anuncio de adjudicación/anulación, incluida una prueba de la publicación. p. Los contratos fi rmados, las modi fi caciones y cláusulas adicionales, y la correspondencia pertinente. Convocatorias de propuestas y concesión directa de subvenciones: a. El nombramiento de los miembros del Comité de Evaluación. b. El informe de apertura de plicas y el informe administrativo, incluidos los anexos y las solicitudes recibidas 2. c. Las cartas a los solicitantes seleccionados y no seleccionados tras la evaluación del documento de síntesis. d. El informe de evaluación del documento de síntesis.e. El informe de evaluación de la solicitud completa o informe de negociación, con los anexos pertinentes. f. Los documentos relativos al control de la elegibilidad y los justi fi cantes. g. Las cartas a los solicitantes seleccionados y no seleccionados, junto con la lista de reserva aprobada tras la evaluación de las solicitudes completas. h. La carta de presentación del contrato de subvención.i. El anuncio de adjudicación/anulación, incluida una prueba de la publicación. j. Los contratos fi rmados, las modi fi caciones y cláusulas adicionales, y la correspondencia pertinente. 1.7 El socio garantizará una protección adecuada de los datos personales. Por «datos personales» se entenderá toda información relativa a una persona física identi fi cada o identi fi cable. Los datos personales deberán: - ser tratados de manera lícita, leal y transparente en lo que atañe al interesado; - ser recogidos con fi nes concretos, explícitos y legítimos, y no ser tratados posteriormente de un modo incompatible con tales fi nes; - ser adecuados y pertinentes, y no exceder de lo necesario con respecto a los fi nes para los que son tratados; - ser adecuados y, en su caso, mantenerse actualizados; - ser tratados de una manera que garantice la adecuada seguridad de los datos personales, y - ser mantenidos en una forma que permita la identi fi cación de los interesados durante un período no superior al necesario para los fi nes a los que responde el tratamiento de los datos personales; los datos personales incluidos en los documentos que deben ser conservados por el socio de conformidad con la cláusula 16.1 deberán suprimirse una vez expirado el plazo fi jado en la cláusula 16,1. Cualquier operación en que intervenga el tratamiento de datos personales, como la recogida, registro, organización, almacenamiento, adaptación o modi fi cación, extracción, consulta, utilización, divulgación, supresión o destrucción de tales datos, se basará en las normas y procedimientos del socio, y solo se llevará a cabo en la medida en que sea necesario para la aplicación del presente convenio de fi nanciación. En particular, el socio deberá adoptar las oportunas medidas técnicas y organizativas en materia de seguridad para hacer frente a los riesgos inherentes a ese tipo de operaciones y la naturaleza de la información relativa a la persona física en cuestión, con el fi n de: a) impedir que alguna persona no autorizada acceda a los sistemas informáticos que realizan dichas operaciones, y, en particular, impedir la lectura, copia, modi fi cación o desplazamiento no autorizados de los soportes de memoria; impedir asimismo cualquier introducción no autorizada de datos, así como la divulgación, modi fi cación o supresión no autorizadas de la información almacenada;