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Pág. 160770 NORMAS LEGALES Lima, martes 16 de junio de 1998 o) Evaluar la ejecución presupuestal, conforme a la Ley de Presupuesto. p) Mantener los registros estadísticos del área. q) Racionalizar los procedimientos administrativos del área. r) Otras funciones propias de su competencia que le asignen. DE LA OFICINA DE PARTICIPACION VECINAL Y PROYECCION SOCIAL Artículo 30º.- La Oficina de Participación Vecinal y Proyec- ción Social es el órgano de Asesoría encargado de promover y motivar la integración del Municipio con los vecinos que viven y/ o trabajan en el distrito, velando por los intereses de la Munici- palidad y el vecindario. Artículo 31º.- La Oficina de Participación Vecinal y Proyec- ción Social está a cargo de un jefe con categoría de Director calificado como cargo de confianza y depende directamente del Alcalde. Artículo 32º.- Corresponde a la Oficina de Participación Vecinal y Proyección Social las siguientes funciones: a) Promover y constituir mecanismos de integración comu- nal. b) Organizar la participación vecinal por zonas y áreas geográficas con el propósito de difundir y hacerlos partícipes de las obras y acciones que realiza la Municipalidad. c) Promover, programar y ejecutar los planes de programas inherentes a la participación vecinal. d) Ejecutar las acciones de registro y reconocimiento de las organizaciones de pobladores del distrito. e) Organizar las juntas vecinales, promover la organización popular a través de la creación de clubes de madres, comités y otros. f) Desarrollar acciones de promoción vecinal incentivando las obras comunales en coordinación con los dirigentes represen- tativos. g) Registro y empadronamiento de organizaciones. h) Promoción y organización vecinal. i) Supervisar a la Junta Directiva de la diferentes organiza- ciones vecinales. j) Controlar, supervisar y asesorar en las regularizaciones de reconocimiento y vigencia de las organizaciones vecinales. k) Planificar, programar y ejecutar en coordinación con las diferentes áreas de la Municipalidad actividades de participa- ción masiva: Salud, Desarrollo y Protección del medio ambiente. l) Mantener los registros estadísticos del área. m) Racionalizar los procedimientos administrativos del área. n) Otras funciones propias de la función inherentes al cargo. DEL COMITE DE DEFENSA CIVIL Artículo 33º.- El Comité de Defensa Civil es el Organo Consultivo de asesoramiento encargado de elaborar, participar y conducir cuando el caso lo requiera, promover y/o ejecutar acciones de capacitación en Defensa Civil en todos sus niveles. Aplicar en el área de su competencia las normas técnicas emitidas por el Organismo Nacional de Defensa Civil Asimismo formular y ejecutar el Plan Operativo Anual de acuerdo con los fines, objetivos y metas del Comité. CAPITULO V DE LOS ORGANOS DE APOYO Artículo 34º.- Los Organos de Apoyo son los encargados de cumplir funciones que se requieren para el normal funciona- miento de la Municipalidad. Son Organos de Apoyo: - Oficina de Secretaría General - Oficina de Administración - Oficina de Administración Tributaria - Unidades de Apoyo - Unidad de RR.PP. - Unidad de Informática DE LA OFICINA DE SECRETARIA GENERAL Artículo 35º.- La Oficina de Secretaría General es el Orga- no de Apoyo responsable de planear, organizar, dirigir, coordi- nar, supervisar, controlar, evaluar y cautelar la administración y uso del acervo documentario. Tiene categoría de Director y depende del Alcalde. Artículo 36º.- Corresponde a la Oficina de Secretaría Gene- ral las siguientes funciones: a) Programar, dirigir, ejecutar, coordinar, supervisar y con- trolar las actividades de relaciones públicas, imagen institucio- nal y los actos de carácter protocolar del Alcalde, el Concejo y el Municipio. b) Mantener el archivo y control de los contratos y convenios del Municipio. c) Asistir y apoyar al órgano político en la gestión adminis- trativa en materia de su competencia. d) Asistir y registrar el desarrollo de las Sesiones de Concejo. e) Dar fe de los actos del Concejo y normas emitidas por la Alcaldía; así como suscribir las actas de Sesiones de Concejo conjuntamente con el Alcalde. f) Informar oportunamente a los Organos del Municipio sobre los acuerdos y decisiones que tiene el Concejo en relación con sus responsabilidades y funciones. g) Centralizar, revisar, sistematizar y procesar la tramita- ción y archivo de las comunicaciones, expedientes, contratos y demás documentos que provengan de los diferentes organismos y dependencias municipales. h) Organizar y atender las Sesiones Solemnes del Concejo, las ceremonias y actos oficiales que se realicen en la Municipa- lidad y coordinar a las que asiste el señor Alcalde y/o represen- tante. i) Establecer y mantener coordinaciones al más alto nivel con organismos y con instituciones públicas y privadas, nacio- nales y extranjeras, con las cuales mantendrá estrechas vinculaciones sobre asuntos relacionados a la gestión muni- cipal. j) Elaborar Resoluciones, Acuerdos de Concejo y otros docu- mentos para la firma del Alcalde, siendo responsable de cuidar que dichos documentos cumplan estrictamente con las formali- dades necesarias y se encuentren encuadrados dentro de la normatividad legal vigente. k) Responsable de que las resoluciones no contravengan los dispositivos legales vigentes. l) Mantener los registros estadísticos del área. m) Racionalizar los procedimientos administrativos del área. n) Otras que se le asignen. Artículo 37º.- Es Organo de la Oficina de Secretaría General: - La Unidad de Trámite Documentario y Archivo. Artículo 38º.- La Unidad de Trámite Documentario y Archivo, es la responsable de recepcionar, distribuir e informar al público en general de toda la documentación y expedientes que ingresan a la Municipalidad, asimismo lleva el archivo Central de toda la documentación administrativa generada por las diferentes dependencias de la Municipalidad de San Martín de Porres que se encarga de catalogar, organizar, conservar y/o eliminar los documentos. Este cargo tiene la categoría de Jefe de Unidad y depende de Secretaría General. DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION Artículo 39º.- La Oficina de Administración es el órgano de apoyo encargado de organizar, normar, ejecutar, coordinar y controlar la administración de los recursos humanos, económi- cos, financieros y materiales está a cargo de un funcionario con categoría de Director . Artículo 40º.- Corresponde a la Oficina de Administración las siguientes funciones: a) Formular y proponer a la Alta Dirección, alternativas de política a seguir para la administración de personal, recursos económicos, financieros y materiales, así como el registro conta- ble de los mismos. b) Formular y proveer a la Alta Dirección y demás órganos municipales en sus requerimientos financieros, de personal, bienes y servicios utilizando criterios de racionalidad en estre- cha coordinación con la Oficina de Planificación relacionados con la programación, formulación y evaluación presupuestarias. c) Programar, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y eva- luar las acciones que correspondan a los sistemas de contabili- dad, tesorería, abastecimientos y personal, en armonía con la normatividad establecida y en concordancia con los dispositivos legales vigentes. d) Establecer y actualizar normas y directivas de carácter interno para la administración de los recursos humanos que prestan servicio en la Municipalidad bajo cualquier modalidad de trabajo; y de otras acciones propias de su competencia. e) Presentar la información administrativa, contable y fi- nanciera en los plazos previstos y establecer los mecanismos necesarios para ejecutar el control previo y la rendición de cuenta. f) Proveer de recursos necesarios para mantener la integri- dad de los documentos, dineros, valores, etc. protegiéndolos contra todo riesgo (robo, incendio, etc.) g) Velar por que los requerimientos y reparaciones de las maquinarias, vehículos, herramientas, equipos y otros, se ejecu- ten oportunamente y de acuerdo a la programación establecida, asimismo por la eficiente conservación de los locales y presta- ción de servicios auxiliares de la municipalidad. h) Administrar y supervisar los fondos y valores económicos y financieros de la Municipalidad. i) Organizar y optimizar la administración económica finan- ciera de la Municipalidad y proporcionar la información conta- ble adecuada y oportuna para la Toma de Decisiones.