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Pág. 180777 NORMAS LEGALES Lima, martes 30 de noviembre de 1999 demás entidades ejecutoras del proyecto financiado por USAID. 8. Es conveniente, para la entidad auditada, designar un coordinador que centralice y coordine todos los reque-rimientos de la comisión de auditoría, así como las devo-luciones de documentos y otros. 9. También se deberá hacer conocer a la comisión, los procedimientos establecidos para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehículos y otros equipos, así como los horarios de trabajo y otros. 10. Las comisiones de auditoría no están autorizadas a requerir: • Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad. • Vehículos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades. • Servicio telefónico a larga distancia, excepto llama- das oficiales previamente convenidas. • Alojamiento o alimentación, excepto cuando las condiciones así lo ameriten, en cuyo caso abonarán a laadministración el precio regular de los mismos. 11. La fase de planeamiento de una auditoría com- prende el desarrollo de una estrategia global para enten-der la entidad beneficiaria y las actividades que lleva acabo y la conducción del examen, al igual que el estableci-miento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza,oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoríaa aplicar, de modo de permitir al equipo identificar lasáreas más importantes y los problemas potenciales de laentidad beneficiaria. La naturaleza y alcance del planea- miento pueden variar de acuerdo al tamaño de la entidad, el volumen de sus operaciones y la experiencia del equipoen relación a la entidad. 12. La entidad beneficiaria participa en el planeamien- to proporcionando a la comisión toda la documentaciónque le sea requerida, previa solicitud de ésta al coordina-dor designado. Asimismo, facilitará los servicios de foto-copiado, cuyas órdenes deberán estar firmadas por elauditor encargado. 13. La entidad beneficiaria proporcionará al inicio del trabajo de campo el estado de rendición de cuentas, lacédula de costos compartidos, notas al estado de rendiciónde cuentas y a la cédula de costos compartidos, por elperíodo bajo examen, debidamente aprobado por los nive-les pertinentes. 14. La entidad facilitará el acceso de la comisión a los registros e informes, proporcionando la información adi-cional que le sea requerida. El acceso a la informacióncontenida en el sistema de cómputo será coordinado y proporcionado vía copias (diskette) o listados. 15. La entidad beneficiaria debe asegurarse que todos los registros estén disponibles a la comisión de auditoría, todas las partidas contables y ajustes que se hayan efec-tuado, y todos los pasos necesarios que permitan a losauditores terminar su trabajo. 16. Cuando sea requerida, la entidad beneficiaria dará a la comisión de auditoría las explicaciones, orales oescritas, que sean necesarias para permitir satisfacerseen cuanto a los requerimientos de información. 17. La demora o negativa a facilitar la información requerida significa una limitación al alcance del examen,lo que será merituado por la comisión auditora e incluiráeste incidente en su informe final. Durante la ejecución 18. Durante la fase ejecución, la comisión auditora profundizará sus pruebas en las áreas o transaccionesseleccionadas en la fase planeamiento. La entidad bene-ficiaria bajo examen, deberá continuar facilitando la do- cumentación, informes, registros y explicaciones orales y escritas que le sean solicitadas.19. Durante esta fase, la entidad beneficiaria bajo examen recibirá las comunicaciones escritas mediante lascuales la comisión auditora transmite los Hallazgos de auditoría a las personas comprendidas en los mismos para que, en el plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados para su evaluación. 20. Los Hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias identificadas como resultado de la aplicaciónde los procedimientos de auditoría. 21. Los hallazgos comunicados deberán contener los atributos de condición, criterio, causa y efecto. 22. La condición está referida a la descripción de la deficiencia identificada, cuyo grado de desviación debeser demostrado. 23. El criterio está constituido por las normas no cumplidas y son de carácter legal, operativo o de controlque regulan el accionar de la entidad examinada. Eldesarrollo del criterio en la presentación del hallazgo debe citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma. 24. La causa es el origen de la condición y el efecto, la trascendencia de la condición. 25. La entidad beneficiaria bajo examen y los funciona- rios comprendidos en los hallazgos de auditorías debentener en cuenta que éstos sólo pueden ser desvirtuadospor: • La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepción de la condición, causa y efectoobservados. • La demostración de la aplicación equívoca del crite- rio de auditoría. • La existencia de normas específicas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de audito-ría. • La demostración que la responsabilidad por el ha- llazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comi- sión deberá trasladar este hallazgo a tal persona. 26. Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentación presentada ante-riormente no modificará el hallazgo comunicado. 27. Asimismo, todo hallazgo de auditoría no respondi- do será considerado en el informe final. 28. Concluida la fase ejecución, la entidad beneficiaria cautelará que le sea devuelta la documentación examina-da y los equipos de oficina concedidos en calidad depréstamo. 29. De merituarlo, la entidad beneficiaria solicitará una reunión de salida de la auditoría, debiendo notificarsede esta reunión a la Misión de USAID designada, para quesus representantes puedan estar presentes, si se conside-ra necesario. 30. El titular de la entidad beneficiaria examinada, debe entregar a la comisión auditora la carta de represen- tación, que deberá firmar como reconocimiento de haber puesto a disposición de la comisión auditora, la informa-ción requerida, así como cualquier hecho significativoocurrido durante el período bajo examen y hasta la fechade terminación del trabajo de campo. A la recepción del informe 31. A la recepción del informe final, la entidad bene- ficiaria deberá cautelar que las partes correspondientesdel mismo, se distribuyan a los funcionarios comprendi-dos en las observaciones, para la formulación de losdescargos a que hubiera lugar, así como para la implan- tación de las recomendaciones formuladas. Para este fin, resulta conveniente que la entidad que ha sido auditada,efectúe un seguimiento de la implantación de las reco-mendaciones. 14804