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Pág. 195899 NORMAS LEGALES Lima, miércoles 13 de diciembre de 2000 los hallazgos a las personas comprendidas en los mis- mos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclara- ciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el Informe correspondiente. Para los efectos de esta norma, los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de control gubernamental empleados. Su formulación y comunicación se realiza teniendo en consideración los principios y criterios que orientan el ejercicio del control. La comunicación de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estén o no pres- tando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopción oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos a ser comunicados revelarán necesaria- mente la situación o hecho detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de medición transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); así como la razón que motivó el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando ésta última haya podido ser determinada a la fecha de la comunicación. Para efectos de la comunicación de los hallazgos se considerará su materialidad y/o importancia relativa , su vinculación a la participación y competencia personal del destinatario, así como en su redacción, la utilización de un lenguaje sencillo y fácilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicación se efectúa por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejará una notificación para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) días hábiles. En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán citados para reca- barlos dentro de igual plazo, mediante publicación, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación en la localidad donde se halle la entidad auditada. Los hallazgos podrán ser recabados personalmente o a través de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legaliza- da. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendrá por agotado el procedimiento de comunicación de los mismos. En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se señalará el plazo perentorio para la recepción de las aclaracio- nes o comentarios que deberán formular individualmente las personas comprendidas, el cual será establecido por la Comisión Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la acción de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) días hábiles, más el término de la distancia; precisándose que a su vencimiento sin recibirse respuesta o ser ésta extemporánea, tal situación constará en el Informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observación, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluación e incorporación de los comentarios presentados extemporáneamente al plazo otorgado. Excepcionalmente, el citado plazo podrá prorrogarse por única vez y hasta por tres (3) días hábiles adicionales en casos debida- mente justificados por el solicitante; en estos casos, se entenderá que el pedido ha sido aceptado a su recepción, salvo denegación expresa. El inicio del proceso de comunicación de hallazgos será puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada, con el propósito que éste disponga que por las áreas correspondientes, se presten las facilidades perti- nentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o comenta- rios documentados. Para tal efecto, la comunicación cursada por la Comisión Auditora servirá como acreditación. Unicamente, bajo responsabilidad de la Comisión Auditora y previa autorización del nivel gerencial competente, podrá exceptuarse la comunicación de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza en cuanto a su comisión, tipicidad, sustento e identificación de los presuntos responsables, la citada comunicación resulte irrelevante, debiéndose en dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente Informe Especial para su remisión a las autoridades competentes. NAGU 4.10 ELABORACIÓN DEL INFORME Como producto final del trabajo de campo, la comisión auditora procederá a la elaboración del informe corres- pondiente, considerando las características y estructura señaladas en las Normas de Auditoria Gubernamental. El informe es el documento escrito mediante el cual la Comisión de Auditoría expone el resultado final de su traba-jo, a través de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con la finalidad de brindar suficiente información a los funcionarios de la enti- dad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficien- cias o desviaciones más significativas, e incluir las recomen- daciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u operaciones del área o áreas examina- das. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelaran en el Memorándum de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en la norma correspondiente. Las características y estructura específicas del informe, según el tipo de auditoría, que deben ser materia de cumpli- miento, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, 4.40, así como en la NAGU 4.50 - Informe Especial, en su caso. NAGU 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME La comisión auditora deberá adecuarse a los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin que el informe pueda emitirse en el tiempo previsto, per- mitiendo que la información en él revelada sea utiliza- da oportunamente por el titular de la entidad y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado. A fin que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la acción de control. Los usuarios de los informes requieren de la información en él contenida, a fin de cumplir con sus tareas legislativas, fiscalizadoras o de procesos de dirección o gerencia. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. En tal sentido, la Comisión Auditora debe prever que la elaboración del informe concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisión oportuna y tener presente ese propó- sito al ejecutar la acción de control. NAGU 4.30 CARACTERÍSTICAS DEL INFORME Los informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se deberá tener espe- cial cuidado en la redacción, así como en la concisión, exactitud y objetividad al exponer los hechos. El informe debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemática y lógica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fácilmente entendible a fin de permitir su comprensión incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo. De considerarse pertinente, se incluirán gráficos, fotos y/ o cuadros que apoyen a la exposición. Los asuntos se deberán tratar en forma concreta y conci- sa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados. Para que un informe sea conciso no debe ser más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere: a. Un adecuado uso de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las innecesarias; b. La inclusión de detalles específicos cuando fuese nece- sario a juicio del auditor. La concisión en el informe, no implica el omitir asuntos importantes, sino el evitar utilizar palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es impor- tante que el auditor tenga en cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe. La exactitud requiere que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y que las observaciones sean correctamente expuestas. Se basa en la necesidad de asegu- rarse que la información que se presenta sea confiable a fin de evitar errores en la presentación de los hechos o en el significado de los mismos , que podrían restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez sustancial del informe. Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente información que permi- ta al usuario una adecuada interpretación de los asuntos mencionados. NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME El contenido del informe expondrá ordenada y apropiadamente los resultados de la acción de control, señalando que se realizó de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental y mostrando los beneficios que reportará a la entidad. Esta norma tiene por finalidad regular el contenido del Informe de la acción de control, trátese ésta de una auditoría