Norma Legal Oficial del día 13 de diciembre del año 2000 (13/12/2000)

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TEXTO DE LA PÁGINA 25

MORDAZA, miercoles 13 de diciembre de 2000

NORMAS LEGALES

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los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluacion y consideracion pertinente en el Informe correspondiente. Para los efectos de esta MORDAZA, los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacion de los procedimientos de control gubernamental empleados. Su formulacion y comunicacion se realiza teniendo en consideracion los principios y criterios que orientan el ejercicio del control. La comunicacion de hallazgos es el MORDAZA mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, esten o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopcion oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos a ser comunicados revelaran necesariamente la situacion o hecho detectado (condicion); la MORDAZA, disposicion o parametro de medicion transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); asi como la razon que motivo el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando esta MORDAZA MORDAZA podido ser determinada a la fecha de la comunicacion. Para efectos de la comunicacion de los hallazgos se considerara su materialidad y/o importancia relativa, su vinculacion a la participacion y competencia personal del destinatario, asi como en su redaccion, la utilizacion de un lenguaje sencillo y facilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicacion se efectua por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepcion correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejara una notificacion para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) dias habiles. En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicacion, seran citados para recabarlos dentro de igual plazo, mediante publicacion, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulacion en la localidad donde se halle la entidad auditada. Los hallazgos podran ser recabados personalmente o a traves de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendra por agotado el procedimiento de comunicacion de los mismos. En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se senalara el plazo perentorio para la recepcion de las aclaraciones o comentarios que deberan formular individualmente las personas comprendidas, el cual sera establecido por la Comision Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la accion de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) dias habiles, mas el termino de la distancia; precisandose que a su vencimiento sin recibirse respuesta o ser esta extemporanea, tal situacion constara en el Informe respectivo, conjuntamente con los hechos que MORDAZA materia de observacion, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluacion e incorporacion de los comentarios presentados extemporaneamente al plazo otorgado. Excepcionalmente, el citado plazo podra prorrogarse por unica vez y hasta por tres (3) dias habiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entendera que el pedido ha sido aceptado a su recepcion, salvo denegacion expresa. El inicio del MORDAZA de comunicacion de hallazgos sera puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada, con el proposito que este disponga que por las areas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la MORDAZA de sus aclaraciones o comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicacion cursada por la Comision Auditora servira como acreditacion. Unicamente, bajo responsabilidad de la Comision Auditora y previa autorizacion del nivel gerencial competente, podra exceptuarse la comunicacion de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza en cuanto a su comision, tipicidad, sustento e identificacion de los presuntos responsables, la citada comunicacion resulte irrelevante, debiendose en dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente Informe Especial para su remision a las autoridades competentes. NAGU 4.10 ELABORACION DEL INFORME Como producto final del trabajo de MORDAZA, la comision auditora procedera a la elaboracion del informe correspondiente, considerando las caracteristicas y estructura senaladas en las Normas de Auditoria Gubernamental. El informe es el documento escrito mediante el cual la Comision de Auditoria expone el resultado final de su traba-

jo, a traves de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucion, con la finalidad de brindar suficiente informacion a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones mas significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conduccion de las actividades u operaciones del area o areas examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelaran en el Memorandum de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en la MORDAZA correspondiente. Las caracteristicas y estructura especificas del informe, segun el MORDAZA de auditoria, que deben ser materia de cumplimiento, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, 4.40, asi como en la NAGU 4.50 - Informe Especial, en su caso. NAGU 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME La comision auditora debera adecuarse a los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin que el informe pueda emitirse en el tiempo previsto, permitiendo que la informacion en el revelada sea utilizada oportunamente por el titular de la entidad y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado. A fin que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la accion de control. Los usuarios de los informes requieren de la informacion en el contenida, a fin de cumplir con sus tareas legislativas, fiscalizadoras o de procesos de direccion o gerencia. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. En tal sentido, la Comision Auditora debe prever que la elaboracion del informe concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emision oportuna y tener presente ese proposito al ejecutar la accion de control. NAGU 4.30 CARACTERISTICAS DEL INFORME Los informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se debera tener especial cuidado en la redaccion, asi como en la concision, exactitud y objetividad al exponer los hechos. El informe debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistematica y logica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y facilmente entendible a fin de permitir su comprension incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo. De considerarse pertinente, se incluiran graficos, fotos y/ o MORDAZA que apoyen a la exposicion. Los asuntos se deberan tratar en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados. Para que un informe sea conciso no debe ser mas extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere: a. Un adecuado uso de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las innecesarias; b. La inclusion de detalles especificos cuando fuese necesario a juicio del auditor. La concision en el informe, no implica el omitir asuntos importantes, sino el evitar utilizar palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es importante que el auditor tenga en cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe. La exactitud requiere que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y que las observaciones MORDAZA correctamente expuestas. Se MORDAZA en la necesidad de asegurarse que la informacion que se presenta sea confiable a fin de evitar errores en la MORDAZA de los hechos o en el significado de los mismos, que podrian restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez sustancial del informe. Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente informacion que permita al usuario una adecuada interpretacion de los asuntos mencionados. NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME El contenido del informe expondra ordenada y apropiadamente los resultados de la accion de control, senalando que se realizo de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental y mostrando los beneficios que reportara a la entidad. Esta MORDAZA tiene por finalidad regular el contenido del Informe de la accion de control, tratese esta de una auditoria