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Pág. 219931 NORMAS LEGALES Lima, martes 26 de marzo de 2002 Vistos, los Informes Especiales Nºs. 010 y 011-2002- CG/B392, resultantes del Examen Especial practicado al Ministerio del Interior - MININTER orientado a determinar la eficiente, económica y eficaz utilización de los recursos públicos asignados a la Oficina General de Administración del Ministerio del Interior en cumplimiento de la normativa legal vigente, cuyo alcance se enmarca dentro del período comprendido entre los ejercicios 1991 y OCT.2000; CONSIDERANDO: Que, la Contraloría General de la República de confor- midad con el Art. 82º de la Constitución Política, tiene como atribución, entre otros, supervisar la legalidad de la ejecu- ción del Presupuesto del Estado; y que con arreglo a lo establecido en el Art. 19º, Inc. a) del Decreto Ley Nº 26162 "Ley del Sistema Nacional de Control", tiene acceso sin limitación a la documentación de las entidades aun cuando fuera secreta; Que, en uso de estas atribuciones, y atendiendo a la solicitud efectuada por el señor Ministro del Interior, la Con- traloría General de la República, en armonía con su Plan Anual de Control y acorde con su capacidad operativa, dis- puso se practique un Examen Especial al Ministerio del Interior - MININTER orientado a determinar si los recursos públicos asignados a la Oficina General de Administración del Ministerio se han utilizado con eficiencia, economía, eficacia y en cumplimiento de la normativa legal vigente, cuyo alcance se enmarca dentro del período auditado; Que, como consecuencia del citado Examen Especial la Comisión de Auditoría ha evidenciado la existencia de gastos inherentes a las tareas de inteligencia del Minis- terio del Interior - MININTER ascendentes a quinientos cuarentiún millones novecientos ochentitrés mil doscien- tos noventa y 82/100 nuevos soles (S/. 541 983 290,82), así como seis millones seiscientos ochentisiete mil ciento siete y 37/100 nuevos soles (S/. 6 687 107,37), correspon- dientes a gastos en actividades de inteligencia y opera- ciones, cuyo sustento se ampara única y exclusivamente en Resoluciones Ministeriales, sin que al respecto se haya acreditado por los responsables de los gastos efectuados, la existencia de documentación sustentatoria del gasto que respalde la emisión de dichas Resoluciones, durante el período comprendido entre los años 1991-OCT.2000 y 1991-MAR.1997, respectivamente, imposibilitando que du- rante el examen practicado se verifique debidamente el real destino de estos recursos y su utilización en actividades propias e inherentes al Ministerio del Interior - MININTER; Que, igualmente se aprecia la existencia de Resolucio- nes Directorales emitidas por la Oficina General de Admi- nistración del MININTER, en las cuales se autoriza la asig- nación de recursos para ser destinados a la atención de los Gastos de Operaciones del MININTER, con el "carác- ter de estrictamente reservado"; así como, se adjuntan Resoluciones Ministeriales las cuales aprueban la rendi- ción del gasto; siendo que en los "Considerandos" de las Resoluciones Directorales se consignan las Resoluciones Ministeriales Nºs. 0227-B-91-IN/OGA de 1.ABR.91, 065- 92-IN/OGA de 22.ENE.92, 0066-93-IN/OGA de 25.ENE.93, 0056-94-IN/010505 de 25.ENE.94, 0070-A-95-IN/010505 de 13.ENE.95 y 0608-96-IN/10505 de 5.JUN.96, las cua- les autorizan al Director General de Administración del Mi- nisterio del Interior, el manejo de los fondos destinados a los "Gastos de Operaciones", y que la rendición de cuen- tas se efectúa al Despacho Ministerial dentro del plazo máximo de 45 días calendario, de acuerdo a lo dispuesto por las leyes anuales de presupuesto de cada año; preci- sando que la rendición será aprobada mediante Resolu- ción Ministerial, único documento sustentatorio del gasto, el mismo que se adjuntará a los comprobantes de pago que se expidan; Que, asimismo respecto a la Resolución Ministerial Nº 0066-93-IN/OGA de 25.ENE.93 consignada en todas las Resoluciones Directorales expedidas por el Director Ge- neral de Administración durante el año 1993, es preciso señalar que dicho documento no ha sido ubicado por la Comisión Auditora, siendo que, al haberse consultado a la Secretaría General del Ministerio del Interior, ésta respon- dió a través del Oficio Nº 2000-2001-IN-0604 de 22.OCT.2001, informando que la citada Resolución no obra en los archivos de la Secretaría General; Que, en los "Considerandos" de las referidas resolucio- nes ministeriales no se consigna norma alguna que haya permitido al Ministerio del Interior - MININTER apartarse del procedimiento regular que debe observarse en materiapresupuestal, referente a la sustentación de los gastos que se efectúa a través de una Resolución Ministerial; Que, habiéndose realizado los requerimientos de infor- mación a los funcionarios responsables y efectuadas las indagaciones correspondientes se ha constatado que en el acervo documentario del Ministerio del Interior - MININ- TER, no obran los documentos que sustenten los gastos de operaciones de "carácter estrictamente reservado" del período comprendido entre los años 1991 a MAR.1997, para la obtención de la Resolución Ministerial justificatoria de carácter secreto; Que, conforme a lo establecido en el Art. 44º de la Ley Nº 25303, Art. 41º de la Ley Nº 25388, Art. 34º de la Ley Nº 25875 y Art. 34º de la Ley Nº 26199, así como la normativa presupuestal vigente, es legalmente exigible la sustenta- ción documentaria de los gastos ejecutados con cargo a partidas presupuestales asignadas por el Tesoro Público, constituyendo atribución de la Contraloría General de la República tener acceso a la misma aun cuando tengan el carácter de secreto; no obstante lo cual los responsables del manejo de dichos recursos incumplieron con el manda- to legal de acreditar la documentación fuente que sustente válidamente el detalle de los gastos efectuados, pretenden argumentar que, según la Resolución Ministerial Nº 0357- A/91-IN-DM de 04.JUN.91 los requerimientos presupues- tales de la Dirección de Inteligencia del Ministerio del Inte- rior - DIGIMIN tienen carácter de Secreto, aludiendo asimis- mo al Reglamento de Organización y Funciones de la DI- GIMIN, aprobado por Resolución Ministerial Nº 366-B-91- IN/DIGIMIN del 5.JUN.91, el cual en su Art. 44º Inc. c) se- ñala que "El Dispositivo Legal que aprueba los gastos pre- supuestarios de la DIGIMIN tiene carácter SECRETO, será el único documento justificatorio de dichos gastos. Una vez expedido dicho dispositivo se incinerarán los documentos justificatorios, excepto aquellos que amparan los derechos del personal y los que sirvan para los Registros Patrimo- niales"; Que, sobre el particular, la Jefe (e) del Archivo General de la Nación-AGN mediante Oficio Nº 470-01-AGN/J de 19.JUN.2001, precisa que: a) El Ministerio del Interior, en su calidad de entidad del Estado, integra el Sistema Nacio- nal de Archivos, por lo tanto no se excluye del cumplimien- to de las normas y directivas que el AGN emite para garan- tizar el incremento, custodia y servicio del Patrimonio Do- cumental de la Nación; b) De haberse realizado la elimina- ción ésta debió efectuarse dentro del marco de las normas legales vigentes, no habiéndose registrado por parte del AGN ninguna eliminación de documentos del mencionado Ministerio durante el período 1991-2000. Si en algún mo- mento el Ministerio del Interior - MININTER hizo elimina- ciones, se entiende que se ejecutaron sin autorización del AGN; c) Las normas al respecto, son claras, al establecer que toda institución pública que considere tener documen- tos innecesarios se debe sujetar al procedimiento legal establecido, solicitando al AGN la autorización de elimina- ción que pretende; d) Los casos de documentación clasifi- cada como la del MININTER poseen un tratamiento dife- rencial al común de las eliminaciones, pudiéndose aplicar la incineración o trituración; sin embargo el AGN, entre los años 1991 a 2000, no recibió en ningún momento solicitud de eliminación de documentos de la mencionada entidad y, e) La eliminación de documentos sin observar las disposiciones legales vigentes son falta grave y pasible de sanción, conforme a lo estipulado por el Artículo 32º del Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivo y al Decreto Supremo Nº 008-92-JUS; Que, asimismo este Órgano Superior de Control, es consciente de la importancia, trascendencia y gravedad de los posibles efectos que acarrearían un probable filtro de esta información; sin embargo, la propia DIGIMIN no pue- de dejar de reconocer el ordenamiento jurídico positivo, más aún si la Resolución Ministerial Nº 366-B-91-IN/DIGIMIN del 5.JUN.91, precisa claramente que debe existir susten- to para la justificación y que éstos SERÁN INCINERADOS posteriormente; no obstante lo expresado no se ha acredi- tado la existencia de actas de incineración, deduciéndose de la respuesta efectuada por el Director General de Inteli- gencia del MININTER que no existieron ni existen al indi- car que "...Al emitir documentos probatorios del gasto, se trasciende y se da conocimiento público..."; Que, es ineludible la aplicación de normas específicas y de mayor jerarquía como son la Ley Nº 25323 de 10.JUN.91 "Creación del Sistema Nacional de Archivos", así como su Reglamento aprobado mediante Decreto Su- premo Nº 008-92-JUS de 26.JUN.92 respectivamente;