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Pág. 232161 NORMAS LEGALES Lima, lunes 28 de octubre de 2002 CAPÍTULO XIII OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO Artículo 63º La Oficina de Trámite Documentario y Ar- chivo, es el órgano de apoyo que depende de la Secreta- ría General. Encargada de recibir y distribuir la documen- tación y de organizar y custodiar el archivo de la institu- ción. Artículo 64º .- La Oficina de Trámite Documentario y Ar- chivo, estará a cargo de un profesional universitario, fun- cionario con el nivel de Jefe de Oficina. Artículo 65º.- Son funciones de la Oficina de Trámite Documentario y Archivo: a.Organizar y custodiar el archivo administrativo, con- table y jurisdiccional de la institución; b.Establecer, coordinar y ejecutar los procedimientos de trámite documentario; c.Recibir, clasificar y brindar seguridad a los documen- tos y expedientes, así como distribuir la documenta- ción a las áreas pertinentes; d.Efectuar el control y seguimiento de la documenta- ción presentada; e.Informar a los interesados o a sus abogados, el esta- do de sus expedientes, guardando la reserva del caso; f.Despachar las notificaciones de las resoluciones y acuerdos a los interesados y organismos competen- tes; g.Controlar y verificar el pago de los derechos dispues- tos en el TUPA en cada solicitud o trámite iniciado; h.Verificar el cumplimiento de los requisitos formales de los escritos y solicitudes presentadas; i.Orientar y facilitar al público el acceso a la informa- ción que produzca o procese la institución; j.Archivar en lugares especiales, previa coordinación con la Gerencia de Fiscalización Electoral las Actas Electorales y custodiarlas; k.Otras funciones afines al cargo que le asigne el Se- cretario General. CAPÍTULO XIV GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Artículo 66º .- La Gerencia de Administración y Finan- zas es el órgano de apoyo que depende de la Secretaría General. Encargada de la administración de los recursos materiales, económicos, financieros, servicios, seguridad, personal, Informática y Control Patrimonial de la institu- ción. Artículo 67º .- La Gerencia de Administración y Finanzas estará a cargo de un profesional universitario, funciona- rio con el nivel de Gerente. Artículo 68º.- Son funciones de la Gerencia de Adminis- tración y Finanzas: a.Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las acciones propias de Abastecimiento, Contabilidad, Te- sorería, Servicios y Seguridad, Personal, Informáti- ca y Control Patrimonial vigentes en la Administra- ción Pública; b.Ejecutar la política y el programa de administración de los recursos económicos-financieros, realizando labores de evaluación y control presupuestal de la ejecución; c.Consolidar mensualmente a nivel Pliego, los balan- ces y estados financieros, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes; d.Ejecutar la política y el procedimiento de operacio- nes bancarias y controlar el sistema de pagos a los proveedores, para administrar la liquidez del presu- puesto; e.Controlar la ejecución del sistema de información con- table y de ejecución presupuestal y financiera parala formulación de los estados financieros, de acuer- do con los Principios de Contabilidad generalmente aceptados y las normas del Sistema Nacional de Contabilidad Gubernamental; f.Procesar, consolidar y conciliar la ejecución presu- puestal del Pliego en coordinación con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto; g.Proponer y controlar la ejecución de la política del Sistema de Tesorería, para la eficiente captación de los recursos propios y para la atención oportuna. Mantener actualizado el registro de los pagos efec- tuados en cumplimiento de las obligaciones asumi- das por la institución; h.Controlar la ejecución de la política, Plan y procedi- mientos para la adquisición y distribución de los bie- nes y servicios del JNE; i.Controlar la ejecución de la política y el programa de mantenimiento de las instalaciones, vehículos, co- municaciones, servicios generales y seguridad de las instalaciones y personal de la institución; j.Controlar la ejecución de la política de los Recursos Humanos, encargándose de la selección, bienestar, capacitación y desarrollo del personal; k.Controlar la ejecución de la política informática del JNE y supervisar que se establezcan y funcionen, a fin de facilita a los funcionarios una adecuada y oportuna toma de decisiones; l.Controlar la ejecución de la política y registro del Con- trol Patrimonial de los bienes de la Institución; m.Informar oportunamente a los órganos y organismos correspondientes sobre la situación económica y fi- nanciera del Pliego; y n.Efectuar el control previo y concurrente en las accio- nes de su competencia, en cumplimiento de la nor- mas del Sistema Nacional de Control; o.Supervisar la elaboración de información estadística para la rápida y oportuna toma de decisiones; o.Proponer y actualizar los manuales y normas admi- nistrativas que se requieran para el mejor desempe- ño de sus funciones; p.Informar oportunamente a la Secretaria General, so- bre los asuntos de su competencia; q.Representar a la institución ante la Administración tributaria y AFP, suscribiendo los documentos técni- cos necesarios y supervisar que se efectúen los pa- gos correspondientes; r.Otras funciones afines al cargo que le asigne el Se- cretario General. Artículo 69º .- La Gerencia de Administración y Finanzas para el cumplimiento de sus funciones, tendrá a su cargo los siguientes órganos: -Oficina de Contabilidad -Oficina de Tesorería -Oficina de Abastecimiento -Oficina de Servicios y Seguridad -Oficina de Personal -Oficina de Informática -Control Patrimonial. -Comité de Gestión Patrimonial. CAPÍTULO XV OFICINA DE CONTABILIDAD Artículo 70º.- La Oficina de Contabilidad, es el órgano de apoyo que depende de la Gerencia de Administración y Finanzas. Encargada de recibir, ejecutar y registrar las operaciones contables y financieras. Artículo 71º.- La Oficina de Contabilidad estará a cargo de un Contador Público Colegiado, funcionario con el ni- vel de Jefe de Oficina. Artículo 72º.- Son funciones de la Oficina de Contabili- dad: