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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, sábado 28 de julio de 2007 350308 o) Proponer la creación y funcionamiento de Ofi cinas Zonales, Proyectos Especiales y designar a sus integrantes, de acuerdo a la normatividad vigente; p) Disponer la publicación mensual y detallada de la información comprendida en la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y su modi fi catoria, Ley Nº 27927; q) Delegar sus funciones en otros funcionarios de la Entidad; r) Todas las demás que le señalen las disposiciones legales vigentes o que sean delegadas o inherentes a su cargo. SUBCAPÍTULO II DE LA SECRETARÍA GENERAL Artículo 11º.- De fi nición La Secretaría General es la más alta autoridad administrativa de la Entidad y es la encargada de la conducción de las acciones de apoyo y asesoramiento a la Entidad, coordinando la marcha de las tareas técnico administrativas, supervisando las actividades de los órganos que cumplen dichas funciones y ejecutando las directivas impartidas por la Dirección Ejecutiva. Este órgano depende jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva. Artículo 12º.- Funciones a) Coordinar y supervisar las actividades de los órganos de asesoramiento y de apoyo de la Entidad; b) Dirigir, coordinar y supervisar e informar a la Dirección Ejecutiva sobre la gestión administrativa y fi nanciera del Pliego de la Entidad; c) Proponer para la aprobación de la Dirección Ejecutiva los planes, programas, el presupuesto, la memoria, el balance y los estados fi nancieros de la institución; d) Aprobar la contratación, la suspensión y las sanciones al personal que no sea empleado de con fi anza, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes; e) Revisar, monitorear, supervisar y evaluar la formulación y ejecución de los Planes y Programas Institucionales y el Presupuesto Institucional, sometiéndolos a consideración de la Dirección Ejecutiva para su aprobación y trámite respectivo; f) Proponer directivas y normas técnicos-administrativas a la Dirección Ejecutiva, emitiendo las resoluciones que sean necesarias para precisar y reglamentar su contenido y darles un adecuado cumplimiento; g) Supervisar, evaluar y reportar el cumplimiento de las directivas y normas técnico-administrativas señaladas en el literal f) ; h) Velar por el cumplimiento de la ley, del Reglamento de Organización y Funciones y de las disposiciones que imparta el Director Ejecutivo; i) Dirigir y supervisar permanentemente los Sistemas de Información de la Entidad y su actualización; j) Supervisar la adecuada atención al público y el sistema de administración documentaria de la Entidad, que incluye el Archivo Central; k) Coordinar, desarrollar y supervisar las actividades de difusión de la labor de la Entidad a través de los medios de comunicación social, teniendo a su cargo el protocolo y las relaciones públicas institucionales; l) Asesorar al Director Ejecutivo en el planeamiento, programación, ejecución y supervisión de las acciones de seguridad y defensa nacional, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes; m) Delegar sus funciones en otros funcionarios de la Entidad; n) Otras que le correspondan de acuerdo a ley o le encargue la Dirección Ejecutiva. Artículo 13º.- Conformación La Secretaría General, para el mejor desempeño y cumplimiento de sus funciones cuenta con el concurso y apoyo de las siguientes unidades orgánicas: • Unidad de Trámite Documentario y Archivo, y • Unidad de Imagen Institucional. DE LA UNIDAD DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO Artículo 14º.- De fi nición La Unidad de Trámite Documentario y Archivo es la responsable de conducir la organización y administración de los sistemas de documentación y archivo del COFOPRI; así como de la atención a los usuarios. Esta unidad orgánica depende jerárquicamente de la Secretaria General. Artículo 15º.- Funciones a) Organizar, conducir, ejecutar y evaluar conforme a sus funciones el proceso de trámite documentario, archivo, atención al usuario y servicios documentales e informativos; aplicando según sea el caso las normas emanadas de los sistemas administrativos centrales y las directivas, planes y procedimientos establecidos por la Alta Dirección; b) Proponer la formulación y actualización de las normas correspondientes al Trámite Documentario; c) Administrar, registrar, clasi fi car y distribuir la documentación que ingresa a la Entidad, bajo los principios de simplicidad, e fi cacia y oportunidad; d) Administrar, registrar y controlar el reparto y entrega de la documentación emitida por la Entidad a nivel local, nacional e internacional; e) Administrar y normar el Sistema Informático de Trámite Documentario, manteniéndolo operativo y actualizado; f) Registrar, numerar, publicar, archivar y distribuir los dispositivos legales y actos administrativos emitidos; g) Custodiar los documentos originales de las Resoluciones Directorales, Convenios, Resoluciones Generales y otros; h) Administrar y normar el Archivo Central, los archivos periféricos y archivos de gestión de conformidad con las normas y directivas del Sistema Nacional de Archivos; i) Administrar y normar los procesos técnicos documentales y de información necesarios para la organización de las colecciones bibliográ fi cas, documentales y de los diferentes recursos de información de la Unidad; j) Otras que le correspondan de acuerdo a ley o le encargue la Secretaría General. DE LA UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL Artículo 16º.- De fi nición La Unidad de Imagen Institucional es la responsable de diseñar y ejecutar estrategias de imagen institucional, monitoreo de prensa y producción de medios de información y comunicación, con la finalidad de difundir en la opinión pública los logros y beneficios de los programas y actividades que desarrolla el COFOPRI. Esta unidad orgánica depende jerárquicamente de la Secretaria General. Artículo 17º.- Funcionesa) Diseñar, ejecutar y evaluar la política y estrategia general de información y comunicación de la Entidad, a fi n de veri fi car la consecución de sus objetivos; b) Coordinar la estrategia de información y comunicación con la Alta Dirección y con el Sector; c) Diseñar los Planes de información y comunicación, para medir el impacto de los programas que promueve la Entidad; d) Proponer, coordinar, ejecutar y evaluar la política y estrategia de comunicación; e) Proponer, coordinar, ejecutar y evaluar la política de recepción de auspicios de la Entidad; f) Evaluar permanentemente los sondeos, encuestas e imagen de la Entidad, a fi n de proponer y ejecutar las acciones necesarias al respecto; g) Analizar las tendencias y corrientes internacionales de información y comunicaciones y su incidencia en la opinión pública nacional en el ámbito de las competencias de la Entidad; h) Otras que le correspondan de acuerdo a ley o le encargue la Secretaría General.