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El Peruano Martes 21 de enero de 2014 514689 e) Aprobar las incorporaciones de nuevas entidades como miembros de las Comisiones Especiales de Apoyo, de acuerdo al procedimiento establecido en el segundo párrafo del inciso 7.4 del artículo 7 del presente Reglamento. Todas las demás que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones y objetivos. Artículo 9º.- De las actividades, proyectos, normativas y/o afi nes en materia migratoria Los miembros del Pleno informarán a la MTIGM sobre las actividades, proyectos, normativas y afi nes en materia migratoria que se encuentren desarrollando y/o implementando en sus respectivos sectores a fi n de mejorar las coordinaciones entre las entidades y responder de manera integral al quehacer migratorio. La Presidencia podrá invitar a los organismos internacionales y de la sociedad civil a que presenten sus actividades y proyectos en materia migratoria en desarrollo ante la MTIGM. CAPÍTULO II DE LAS SESIONES DEL PLENO DE LA MTIGM Artículo 10º.- De las sesiones Las sesiones del Pleno de la MTIGM son ordinarias y extraordinarias. Las sesiones ordinarias se realizarán, cuando menos, durante la última semana de un período bimestral. Las sesiones extraordinarias se realizarán cuando las circunstancias así lo ameriten, a iniciativa del Presidente de la MTIGM o a solicitud de no menos ocho (08) de sus miembros. Artículo 11º.- De las citaciones Las sesiones del Pleno de la MTIGM son convocadas por la Presidencia, a través de comunicación escrita y por medio electrónico, con una antelación no menor a siete (07) días hábiles de la fecha señalada para la sesión ordinaria y tres (03) días hábiles para el caso de las extraordinarias. En las convocatorias se incluirá la agenda, el día, la hora y el lugar de la reunión. Cualquier miembro de la MTIGM puede solicitar la ampliación de la agenda, dentro de los dos (02) días hábiles de recibida la citación, o, de ser el caso, por acuerdo mayoritario adoptado el mismo día de la sesión. No obstante lo mencionado en el párrafo anterior, el Pleno de la MTIGM podrá también sesionar válidamente cuando se reúnan todos sus miembros y así lo acuerden por unanimidad. Artículo 12º.- Del quórum El quórum mínimo requerido para el inicio de una sesión del Pleno de la MTIGM será del 50% más uno de sus miembros. Para el inicio de las sesiones se permitirá quince (15) minutos de tolerancia respecto a la hora de la convocatoria. Artículo 13º.- De los acuerdos Los acuerdos se adoptarán por mayoría simple de los miembros presentes y votantes. En caso de producirse empate en la votación el Presidente tendrá voto dirimente. Artículo 14º.- De las actas Se levantará un acta de cada sesión y en ella se incluirá la lista de asistentes; la fecha, el lugar y hora en la que tuvo lugar la sesión, consignando los asuntos tratados y acuerdos adoptados. El proyecto de acta será leído y sometido a la consideración de los miembros del Pleno de la MTIGM al fi nal de la misma sesión o al inicio de la siguiente. No obstante, el Secretario Técnico puede certifi car los acuerdos alcanzados para la ejecución inmediata de lo acordado, con dispensa de la aprobación del acta. Luego de aprobadas, las actas son fi rmadas por el Secretario Técnico y por los miembros y observadores asistentes. El Secretario Técnico remitirá vía electrónica el acta a todos los miembros del Pleno y observadores de la MTIGM. CAPÍTULO III DE LA PRESIDENCIA Artículo 15º.- De la Presidencia de la MTIGM La Presidencia de la MTIGM será ejercida por el representante titular del Ministerio de Relaciones Exteriores. En su ausencia, será ejercida por el representante alterno. Artículo 16º.- De las funciones de la Presidencia de la MTIGM Corresponde a la Presidencia de la MTIGM lo siguiente: 16.1. Ejercer la representación de la MTIGM; 16.2. Orientar las actividades de la MTIGM; 16.3. Asegurar la regularidad de las deliberaciones y disponer la ejecución de los acuerdos adoptados en las sesiones de la MTIGM; 16.4. Dictar las disposiciones que estime conveniente para el buen funcionamiento de la Secretaría Técnica; y, 16.5. Participar en el Pleno y, de ser el caso, en las sesiones de los Grupos y Subgrupos de Trabajo. CAPÍTULO IV DE LA SECRETARÍA TÉCNICA Artículo 17º.- De la Secretaría Técnica La Secretaría Técnica es la instancia ejecutiva encargada de hacer seguimiento al cumplimiento de las funciones, tareas y acuerdos de la MTIGM. Está a cargo del Secretario Técnico, quien deberá ejercer un cargo directivo en el Ministerio de Relaciones Exteriores. La Secretaria Técnica contará con el apoyo de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM). El Secretario Técnico será designado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y podrá contar, además, con el asesoramiento de organismos internacionales especializados. Artículo 18º.- De las funciones de la Secretaría Técnica La Secretaría Técnica tiene las siguientes funciones: 18.1. Coordinar con la Presidencia y ejecutar las políticas y acciones dispuestas por la MTIGM o su Presidencia en el ámbito de su competencia; 18.2. Gestionar convenios con entidades del sector público o privado para el cumplimiento de los fi nes de la MTIGM; 18.3. Dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades técnicas y administrativas de la MTIGM, para una efi ciente gestión interna; 18.4. Brindar apoyo y asesoría técnica a la MTIGM, incluyendo la elaboración de informes y documentos de trabajo para uso de la MTIGM; 18.5. Supervisar la ejecución de las acciones acordadas por los Grupos de Trabajo; 18.6. Suscribir y cursar, por encargo de la Presidencia, la correspondencia ofi cial de la MTIGM; 18.7. Gestionar los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la MTIGM; 18.8. Coordinar las vinculaciones con organismos internacionales con la fi nalidad de captar cooperación técnica internacional; 18.9. Velar por el debido cumplimiento y publicidad de los acuerdos de la MTIGM; 18.10. Establecer mecanismos adecuados de coordinación entre todos los miembros de la MTIGM así como con los observadores, la sociedad civil, organismos internacionales, etc.; 18.11. Convocar, por encargo de la Presidencia, a sesiones ordinarias y extraordinarias; 18.12. Preparar la Agenda de las reuniones de la MTIGM, así como redactar, suscribir y custodiar las actas de las sesiones, comunicar los acuerdos, otorgar copias y demás actos propios de la naturaleza del cargo; 18.13. Participar en las sesiones del Pleno y en las reuniones de los Grupos o Subgrupos de Trabajo; 18.14. Elaborar los proyectos de memorias e informes correspondientes a las acciones de la MTIGM, así como una memoria de gestión al término de cada año; 18.15. Difundir los logros y avances de la MTIGM ante la opinión pública y medios de prensa nacionales y extranjeros, entre otros, a través del Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe). 18.16. Divulgar entre los miembros de la MTIGM los avances y logros así como las iniciativas de los sectores y toda otra información que se considere relevante de los Grupos y Subgrupos de trabajo, a solicitud de la presidencia, a través de un mecanismo de intranet, entre otros;