Norma Legal Oficial del día 06 de febrero del año 2018 (06/02/2018)

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NORMAS LEGALES

Martes 6 de febrero de 2018 /

El Peruano

Administración y Finanzas; Gestión y Desarrollo Humano; Tecnología de la Información y Telecomunicaciones; así como el Área de Gestión Documentaria y el Área de Archivo. (...) t) Supervisar las actividades de gestión documentaria y del sistema institucional de archivo de la entidad, en el marco de la normativa vigente. u) Designar mediante resolución a los fedatarios de la entidad, previa opinión favorable de la Primera Adjuntía. v) Velar por la buena marcha administrativa de la Alta Dirección y demás órganos que conforman la entidad. w) Otras funciones que le sean encomendadas por el Defensor del Pueblo, el Primer Adjunto o aquellas que le sean asignadas por la normativa vigente." Artículo Quinto.- INCORPORAR los artículos 16°-A, 16°-B, 16°-C y 16°-D al Reglamento de Organización y Funciones de la Defensoría del Pueblo, a fin de señalar las funciones de las áreas de Gestión Documentaria y de Archivo, los mismos que quedarán redactados en los siguientes términos: "(...) 01.4.1 ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA Artículo 16°-A.- Es la unidad orgánica de la Alta Dirección que depende de la Secretaria General. Tiene como función principal coordinar, desarrollar y supervisar las actividades de administración documentaria, así como controlar y brindar asesoría para el adecuado desarrollo de las actividades relacionadas con el flujo y gestión documentaria de la Defensoría del Pueblo. Está a cargo de un Jefe de Área. Artículo 16°-B.- Son funciones del Área de Gestión Documentaria: a) Organizar, coordinar y desarrollar las actividades referidas a la recepción, análisis, registro, digitalización, derivación, distribución y control de la documentación que emite y recibe la entidad. b) Simplificar y centralizar la administración de los documentos que se reciben o son emitidos por la entidad, permitiendo que los documentos una vez registrados en el Sistema de Gestión Documental, se encuentren disponibles inmediatamente para su consulta o reporte por todos los usuarios autorizados del sistema. c) Administrar los procesos a través del Sistema de Gestión Documental, controlar el servicio de mensajería y orientar al administrado o recurrente sobre los servicios que se brindan, a la presentación de sus solicitudes y formularios. d) Controlar y supervisar funcionalmente el cumplimiento de las Directivas vigentes sobre administración documentaria y que los órganos y unidades orgánicas mantengan actualizados sus sistemas de gestión documental. e) Cumplir con las disposiciones contenidas en los procedimientos y normativa interna, así como con los encargos legales asignados. f) Evaluar periódicamente el funcionamiento del Sistema de Gestión Documental a nivel institucional, emitiendo los informes correspondientes, proponiendo las mejoras necesarias. g) Coordinar con los diferentes órganos y unidades orgánicas de la entidad las actividades que le permitan mejorar el Sistema de Gestión Documental y la gestión del Área. h) Proponer a la Secretaría General normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades de la unidad orgánica. i) Verificar el cumplimiento de los requisitos formales de los escritos y solicitudes presentadas de los procedimientos administrativos incluidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), según el caso. j) Otras que le sean encomendadas por el Secretario General. 01.4.2 AREA DE ARCHIVO Artículo 16°-C.- Es la unidad orgánica de la Alta Dirección que depende de la Secretaría General. Su función principal es coordinar, desarrollar y supervisar las actividades archivísticas de la entidad, para lo cual se encuentra en

permanente coordinación y supervisión de los archivos de las diversas dependencias, componentes del Sistema Nacional de Archivo, debiendo realizar las acciones orientadas a la organización, descripción, selección, conservación, servicio de información y custodia del patrimonio documental de la Defensoría del Pueblo, en coordinación con el Archivo General de la Nación, como parte de sus funciones. Está a cargo de un Jefe de Área. Artículo 16°-D.- Son funciones del Área de Archivo: a) Administrar el archivo documentario de la entidad (archivos de gestión, periféricos, desconcentrados, central y digital) proponiendo e implementando medidas concernientes a la conservación, integridad y su adecuada utilización en concordancia con la normatividad del Archivo General de la Nación. b) Organizar, coordinar y ejecutar los procedimientos del Archivo. c) Planear, dirigir y coordinar los procesos de transferencias, organización, inventario, conservación y eliminación de la documentación del archivo. d) Administrar el módulo operativo informático del archivo. e) Formular y ejecutar el plan operativo de la unidad orgánica y proponer su presupuesto en coordinación y de acuerdo a los procedimientos establecidos por los órganos competentes. f) Proponer a la Secretaría General las normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades de su área. g) Cumplir con las disposiciones contenidas en los procedimientos internos y externos en materia de su competencia. h) Custodiar y mantener en buen estado el acervo documentario, equipamiento, mobiliario, materiales de trabajo, y demás bienes asignados a su dependencia. i) Otras que le sean encomendadas por el Secretario General." Artículo Sexto.- MODIFICAR los artículos 28° y 29° del Reglamento de Organización y Funciones de la Defensoría del Pueblo, a fin de suprimir las funciones referidas a planificación estratégica e inversión pública, los mismos que quedarán redactados en los siguientes términos: "(...) Artículo 28º.- La Oficina de Desarrollo Estratégico, Cooperación Internacional e Inversiones es el órgano de asesoramiento que depende de la Primera Adjuntía y está encargado de coordinar, priorizar, formular, monitorear y evaluar los proyectos de cooperación técnica internacional, así como gestionar los recursos para su ejecución. Artículo 29º.- Son funciones de la Oficina de Desarrollo Estratégico, Cooperación Internacional e Inversiones: a) Formular, monitorear y evaluar los programas y proyectos de cooperación técnica internacional, en coordinación con los órganos y unidades orgánicas. Así como, gestionar los recursos provenientes de la cooperación internacional. b) Realizar el seguimiento y evaluar el cumplimiento de los compromisos asumidos por la entidad en los convenios de cooperación internacional. c) Las demás que le sean encomendadas por el Defensor del Pueblo, el Primer Adjunto o aquellas que le sean asignadas por la normatividad vigente. Artículo Séptimo.- MODIFICAR el artículo 30°, los literales a), b), e), f) y m) del artículo 31°, el artículo 32°, los literales a), b), c) y d) del artículo 33°, el literal j) del artículo 35° y el literal f) del artículo 37° e incorporar el literal k) en el artículo 35° del Reglamento de Organización y Funciones de la Defensoría del Pueblo, a fin que la Oficina de Planificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística asuma las funciones referidas a la planificación estratégica e inversión pública, los mismos que quedarán redactados en los siguientes términos: "(...) Artículo 30º.- La Oficina de Planificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística es un órgano de asesoramiento que depende de la Secretaría General. Es el responsable de los sistemas de planeamiento estratégico y operativo,