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35 NORMAS LEGALES Martes 24 de agosto de 2021 El Peruano / o procedimiento en sede judicial, administrativa, arbitral, o bajo cualquier otro mecanismo alternativo de solución de con fl ictos legalmente reconocido, una vez noti fi cada la demanda, o denuncia respectivamente, cuyo resultado pueda generar una salida de recursos de la empresa, bajo cualquier concepto. No se incluyen las controversias que enfrentan las Empresas de Seguros, relacionadas a siniestros, en aquellos aspectos que deban ser tratados conforme al Reglamento de la Reserva Técnica de Siniestros, aprobado mediante Resolución SBS Nº 1856-2020. b) Directorio.- Toda referencia al directorio alude, también, a cualquier órgano de gobierno equivalente. c) Disposiciones contables.- Cualquier referencia a disposiciones contables se deberá entender como realizada al Manual de Contabilidad para las Empresas del Sistema Financiero, Plan de Cuentas para Empresas del Sistema Asegurador, Manual de Contabilidad para las Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, o Plan Contable General Empresarial, según corresponda. d) Empresas.- Las entidades señaladas en el artículo 1 de la presente norma. e) Gestor de controversias.- Responsable de la remisión de los reportes de controversias. El Gestor de Controversias puede ser también el responsable de la gestión y clasi fi cación de las controversias si la empresa así lo de fi ne. Deberá designarse a un gestor titular siendo potestad de la empresa designar hasta dos gestores alternos. La empresa deberá informar a la Superintendencia los datos de contacto del gestor de controversias de la organización. f) Plan Contable General Empresarial.- Aprobado por la Resolución Nº 002-2019-EF/30 y sus normas modi fi catorias. g) Provisión.- Para efectos de la presente norma, es un pasivo que se constituye por las controversias, de acuerdo con las disposiciones contables. h) Superintendencia.- Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. Artículo 3.- Gestión de controversias Las empresas deben contar con un manual de políticas y procedimientos para la gestión de controversias, aprobado por el Directorio u órgano con facultades delegadas por este, que incluya, como mínimo, los siguientes aspectos: a) El listado de las áreas y demás participantes en el proceso de gestión de controversias, conjuntamente con el gestor de controversias, de ser el caso. Dicho proceso comprende desde la recepción de las denuncias, demandas o comunicaciones de inicio de acciones administrativas, hasta la culminación y archivo de fi nitivo de las controversias. b) El procedimiento para el manejo de las controversias en curso, considerando los plazos máximos de acción de cada participante identi fi cado conforme al literal a). c) La obligación de informar al Comité de Riesgos, a través de los reportes periódicos sobre la gestión del riesgo operacional, el estado de las controversias conforme al detalle de información consignado en el artículo 5. d) El procedimiento para el monitoreo de la gestión de los asesores legales externos a quienes se haya asignado controversias. Se debe precisar, como mínimo, la periodicidad con que dichos asesores presentarán a las empresas sus reportes de avance por escrito, así como los mecanismos mediante los cuales dichas empresas verifi carán y evaluarán el desempeño de los mencionados asesores externos. e) El procedimiento para el archivo y conservación de los principales actuados correspondientes a cada controversia. f) La obligación de mantener un registro actualizado de todas sus controversias, considerando, al menos, la siguiente información: descripción del caso, monto de petitorio, monto de fallo, monto de provisión acumulada al cierre de cada mes de reporte y clasi fi cación de las mismas, conforme a las categorías señaladas en el literal c) del artículo 4.Artículo 4.- Clasi fi cación y constitución de provisiones por controversias Las empresas deben contar con un manual de políticas y procedimientos, aprobado por el Directorio u órgano con facultades delegadas por este, que desarrolle disposiciones acerca de la clasi fi cación de controversias; así como, para la constitución de provisiones por controversias y revelaciones en los estados fi nancieros, de acuerdo con las disposiciones contables. Dicha normativa deberá contener, como mínimo, los siguientes aspectos: a) Las áreas y demás participantes en el proceso de clasi fi cación y constitución de provisiones por controversias, conjuntamente con el gestor de controversias, de ser el caso. Las áreas que participan en la clasi fi cación de controversias deberán ser distintas del área a cargo del registro contable de las controversias. b) El procedimiento para la clasi fi cación de controversias y su correspondiente constitución de provisiones, considerando, como mínimo, la clasi fi cación de las controversias conforme al literal c); el reporte de información al responsable interno del registro contable de la constitución de provisiones; la determinación de provisiones; el reporte de información a la Superintendencia, conforme al detalle de información consignado en el artículo 5; así como, el registro de los casos que correspondan en la base de datos de eventos de pérdida por riesgo operacional, de acuerdo con la Circular SBS Nº G-191-2017. c) Que la clasi fi cación de las controversias se realizará sobre la base de la probabilidad de que se genere una salida de recursos de la empresa, de acuerdo con las siguientes categorías: i. Probable: se asignará esta clasi fi cación ante la existencia de hechos, elementos o un pronunciamiento de la autoridad que resolverá la controversia, que permitan estimar que se generará una salida de recursos de la empresa. ii. Remota: se asignará esta clasi fi cación ante la existencia de hechos, elementos, o un pronunciamiento de la autoridad que resolverá la controversia, que permitan estimar que no se generará una salida de recursos de la empresa. iii. Posible: se asignará esta clasi fi cación cuando no sea posible clasi fi car como Probable o como Remota la salida de recursos de la empresa a causa de una controversia. d) La clasi fi cación se debe realizar al inicio de cada controversia, y debe ser actualizada, por lo menos, cada vez que ocurra una variación relevante en su estado (sentencia, resolución, laudo, fallo, nuevos medios probatorios u otros aspectos relevantes, según corresponda). e) Toda controversia que cuente con una sentencia, resolución, laudo o fallo adverso, según corresponda, de cualquier etapa o instancia, deberá ser clasi fi cada como ‘probable’. Cualquier supuesto de excepción a la regla indicada deberá sustentarse en jurisprudencia vinculante y/u opiniones expertas; así como contar con la aprobación previa del Comité de Riesgos. Los sustentos de la excepción deberán estar a disposición de la Superintendencia. f) Las controversias podrán ser clasi fi cadas como ‘probables’ incluso cuando no cuenten con una sentencia, resolución, laudo o fallo adverso, según corresponda, de cualquier etapa o instancia, si del análisis efectuado por el área a cargo de la gestión y/o por el gestor de controversias, de ser el caso, se concluye que existe la probabilidad de salida de recursos para la empresa. g) La constitución de las provisiones debe considerar, además de la obligación principal, otros conceptos que pudiesen derivarse de la misma controversia; tales como intereses, costas y costos, medidas correctivas ordenadas por la autoridad que resuelve la controversia con el objeto de reparar cualquier afectación ocasionada, entre otros. h) Las empresas deben realizar las revelaciones en los estados fi nancieros, de acuerdo con lo señalado en las disposiciones contables.