NORMA LEGAL OFICIAL DEL DÍA 26 DE SEPTIEMBRE DEL AÑO 2022 (26/09/2022)

7 NORMAS LEGALES Lunes 26 de setiembre de 2022 El Peruano / ORGANISMOS EJECUTORES ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Modifican la denominación del Área de Trámite Documentario y Archivo – ATDA, contenida en la R.J. N° 144-2018-AGN/J RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 178-2022-AGN/JEF Lima, 22 de setiembre de 2022 VISTOS, el Informe Nº 071-2022-AGN/SG-ATDA, de fecha 12 de setiembre de 2022, que contiene el Anexo Nº 01: Informe de sustento de necesidad del Área de Trámite Documentario y Archivo; el Informe Nº 021-2022-AGN/SG-OPP-AMG, de fecha 14 de setiembre de 2022, del Área de Modernización de la Gestión; el Informe Nº 087-2022-AGN/SG-OPP, de fecha 14 de setiembre de 2022, de la O fi cina de Planeamiento y Presupuesto; el Informe Nº 377-2022-AGN/SG-OAJ, de fecha 22 de setiembre de 2022, de la O fi cina de Asesoría Jurídica; y CONSIDERANDOQue, de conformidad con el TUO del Decreto Legislativo Nº 120, Ley Orgánica del Archivo General de la Nación, aprobado por el Decreto Supremo Nº 013-90-JUS, esta entidad es una institución pública descentralizada encargada de proponer y ejecutar la política de defensa, conservación, registro, archivo e incremento del patrimonio documental de la nación. Asimismo, es el ente rector del Sistema Nacional de Archivos que propone y emite la normatividad sobre la organización y funcionamiento de los archivos públicos; Que, a través del Decreto Supremo Nº 054-2018- PCM, se aprueba los “Lineamientos de Organización del Estado”, modi fi cados por los decretos supremos números 131-2018-PCM y 064-2021-PCM, con la fi nalidad de que las entidades del Estado, para bene fi cio de la ciudadanía, se organicen de acuerdo a sus necesidades y conforme a su tipo, competencia y funciones; Que, mediante el Decreto Supremo Nº 005-2018-MC se aprueba el Reglamento de Organización y Funciones – ROF del Archivo General de la Nación –AGN, el cual, entre otras medidas, modi fi có a las direcciones y órganos de apoyo; disponiendo en su única disposición complementaria fi nal que el AGN debe adecuar sus documentos de gestión a su nuevo ROF; Que, en ese sentido, con la Resolución Jefatural Nº 144-2018-AGN/J, de fecha 13 de julio de 2018, se aprueba la creación de áreas y de coordinaciones dependientes de los órganos del Archivo General de la Nación. Asimismo, mediante la Resolución Jefatural Nº 163-2019-AGN/J, de fecha 22 de agosto de 2019, se dispuso la descripción de las funciones de las áreas y de las coordinaciones de la alta dirección, así como de los órganos de asesoramiento, de apoyo, de línea y del órgano desconcentrado del Archivo General de la Nación; Que, posteriormente, mediante la Resolución Jefatural Nº 028-2021-AGN/J, de fecha 30 de marzo de 2021, se asignan diversas funciones a las áreas y a las coordinaciones del Archivo General de la Nación. Por último, mediante la Resolución Jefatural Nº 010-2022-AGN/JEF, de fecha 13 de enero de 2022, se dispuso encargar y designar temporalmente al personal nombrado y CAS del Archivo General de la Nación, durante el periodo presupuestal 2022, las funciones de las áreas y de las coordinaciones dependientes de los órganos del Archivo General de la Nación; Que, mediante el Informe Nº 071-2022-AGN/SG- ATDA, el Área de Trámite Documentario y Archivo – ATDA concluye que se procedió a actualizar la propuesta de modi fi cación de denominación y funciones del ATDA, debido a la reunión de trabajo sostenida en las instalaciones de la institución, de acuerdo al diagnóstico situacional de la propia área y la propuesta de plan de acción para el cierre de brechas de cumplimiento en la gestión documental y calidad de atención al ciudadano. Cabe señalar que dicha reunión se llevó a cabo con personal de la Secretaría General y de la O fi cina de Planeamiento y Presupuesto; Que, a través del Informe Nº 021-2022-AGN/SG- OPP-AMG, el Área de Modernización de la Gestión informa que, del análisis de las funciones propuestas por el ATDA, las funciones especí fi cas asignadas al área se derivan de las funciones de la Secretaría General establecidas en el ROF del AGN; asimismo, indica que no se aprecia duplicidad de funciones con otra unidad organizacional del AGN. La modi fi cación de las funciones del área contribuirá a mejorar el servicio de orientación y atención al ciudadano mediante los diferentes canales de atención y mejorar la gestión de la recepción, envío y archivamiento de documentos de la entidad. En ese sentido, el Área de Modernización de la Gestión opina de forma favorable a la modi fi cación de denominación y funciones del Área de Trámite Documentario y Archivo; Que, mediante el Informe Nº 087-2022-AGN/SG- OPP, la O fi cina de Planeamiento y Presupuesto adjunta el Informe Nº 021-2022-AGN/SG-OPP-AMG del Área de Modernización de la Gestión, el cual lo hace suyo, y solicita a la O fi cina de Asesoría Jurídica la opinión legal respectiva para continuar con el procedimiento. Así, con el Informe Nº 377-2022-AGN/SG-OAJ, la O fi cina de Asesoría Jurídica opina a favor de la modi fi cación de denominación y funciones del Área de Trámite Documentario y Archivo, por contar el procedimiento con sustento técnico y legal acorde a la normatividad especí fi ca; Con los visados de la O fi cina de Planeamiento y Presupuesto, de la O fi cina de Asesoría Jurídica y de la Secretaría General; De conformidad con lo dispuesto en TUO del Decreto Legislativo Nº 120, Ley Orgánica del Archivo General de la Nación, aprobado por el Decreto Supremo Nº 013-90-JUS; el Decreto Supremo Nº 054-2018-PCM que aprueba los “Lineamientos de Organización del Estado”, modi fi cados por los decretos supremos números 131-2018-PCM y 064-2021-PCM; y el Decreto Supremo Nº 005-2018-MC que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación; SE RESUELVE Artículo 1.- Modi fi car la denominación del Área de Trámite Documentario y Archivo – ATDA, contenida en la Resolución Jefatural Nº 144-2018-AGN/J, de fecha 13 de julio de 2018, por la de Área de Gestión Documental y Servicio al Ciudadano – AGDS. Artículo 2.- Dejar sin efecto el numeral 2.1 del artículo 2 de la Resolución Jefatural Nº 163-2019-AGN/J, de fecha 22 de agosto de 2019, y el numeral 1.1 del artículo 1 de la Resolución Jefatural Nº 028-2021-AGN/J, de fecha 30 de marzo de 2021, referente a las funciones del Área de Trámite Documentario y Archivo. Artículo 3.- Asignar al Área de Gestión Documental y Servicio al Ciudadano – AGDS las siguientes funciones: a) Administrar el sistema de archivos institucional en concordancia con las normas del Sistema Nacional de Archivos. b) Plani fi car, organizar, dirigir, ejecutar, normar y controlar y supervisar la gestión documental a nivel institucional. c) Proponer la política de gestión documental institucional, asegurando su cumplimiento a través de las acciones de supervisión y control. d) Elaborar documentos de gestión archivística y proponer lineamientos de gestión documental a nivel institucional. e) Gestionar la Mesa de Partes, la derivación, atención, cumplimiento de plazos de atención y el control de accesos a los documentos, la clasi fi cación de la información, y distribución de la correspondencia. f) Administrar las herramientas tecnológicas que apoyan la gestión de documentos electrónicos de archivo,