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lima. mi~rcolcs 23 de diciemhrc dc loOX cl- Pág. 167785 l Si la comisión lo solicita, arreglar un recorrido por las instalaciones de la entidad, incidiendo en las áreas que serán motivo de examen. La persona designada deberá tener conocimiento suficiente de las actividades y perso- nal para las explicaciones y presentaciones que sean requeridas. 06. De acuerdo con las circunstancias (tamaño de la entidad, dispersión de sus instalaciones, turnos de activi- dades) podría la entidad bajo examen circularizar inter- namente la carta de presentación, requiriendo se preste a la comisión las facilidades necesarias para el cumpli- miento de su trabajo. 07. Es conveniente, para la entidad auditora, designar un coordinador que centralice y coordine todos los reque- rimientos de la comisión de auditoría, así como las devo- luciones de documentos y otros. 08. También se deberá hacer conocer a la comisión los procedimientos en vigor para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehículos y otros equipos, así como los horarios de trabajo y otros. 09. Las comisiones de auditoría no están autorizadas a requerir: l Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad. l Vehículos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades. l Servicio telefónico a larga distancia, excepto llama- das oficiales previamente convenidas. l Alojamiento o alimentación, excepto cuando las condiciones así lo ameriten, en cuyo caso abonarán a la administración el precio regular de los mismos. 10. La fase de planeamiento de una auditoría com- prende el desarrollo de una estrategia global para enten- der la entidad y las actividades que lleva a cabo y la conducción del examen, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar, de modo de permitir al equipo identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales de la entidad. La naturaleza y alcance del planeamiento pueden variar de acuerdo al tamaño de la entidad, el volumen de sus operaciones y la experiencia del equipo en relación a la entidad. ll. La entidad auditada participa en el planeamiento proporcionando a la comisión toda la documentación que le sea requerida, previa solicitud de ésta al coordinador designado. Asimismo, facilitará los servicios de fotocopia- do, cuyas órdenes deberán estar firmadas por el auditor encargado. 12. La entidad facilitará el acceso de la comisión a los registros e informes, proporcionando la información adi- cional que le sea requerida. El acceso a la información contenida en el sistema de cómputo será coordinado y proporcionado vía copias (diskette) o listados. 13. Cuando sea requerida, la entidad dará ala entidad auditada las explicaciones, orales u escritas, que sean necesarias para permitir a la comisión satisfacerse en cuanto a los requerimientos de información. 14. La demora o negativa a facilitar la información requerida significa una limitación al alcance del examen, lo que será merituado por la Comisión Auditora e incluirá este incidente en su informe final. 15. Tratándose de una auditoría de gestión, al final de la fase planeamiento, la comisión de auditoría solicitará llevar a cabo una reunión para comunicar las áreas espe- cíficas seleccionadas para revisión en profundidad y dis- cutir los criterios que serían utilizados en las evaluaciones a efectuar durante la fase ejecución. Durante la ejecución 16. Durante la fase ejecución la comisión auditora profundizará sus pruebas en las áreas o transacciones seleccionadas en la fase planeamiento. La entidad bajo examen deberá continuar facilitando la documentación, informes, registros y explicaciones orales y escritas que le sean solicitadas. 17. Durante esta fase la entidad bajo examen recibirá las comunicaciones escritas mediante las cuales la comi- sión auditora transmite los Hallazgos de auditoria a las/ : lpersonas comprendidas en los mismos para que, en el plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados para su evaluación, 18. LosHallazgos de auditoriase refieren a presuntas deficiencias identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría. 19. Los hallazgos comunicados deberán contener los atributos de Condición y Criterio. 20. La condición está referida a la descripción de la deficiencia identificada, cuyo grado de desviación debe ser demostrado. 21. El criterio está constituido por las normas no cumplidas y son de carácter legal, operativo o de control que regulan el accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observa- ción debe citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma. 22. El coordinador designado por la entidad bajo exa- men deberá coordinar con el encargado de la comisión auditora, a fin de recibir copia de todas las comunicacio- nes sobre hallazgos, de modo que pueda controlar el flujo de respuestas que sean alcanzadas. 23. Tratándose de auditorías de gestión, la entidad auditada deberá comprobar que el criterio utilizado en la redacción del hallazgo sea exactamente el convenido al final de la fase planeamiento. 24. La entidad bajo examen y los funcionarios com- prendidos en los hallazgos de auditorías deben tener en cuenta que éstos sólo pueden ser desvirtuados por: l La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepción de la condición observada. l La demostración de la aplicación equívoca del crite- rio de auditoría. l La existencia de normas específicas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de audito- ría. l La demostración que la responsabilidad por el ha- llazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comi- sión deberá trasladar este hallazgo a tal persona. 25. Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentación presentada ante- riormente no modificará el hallazgo comunicado. 26. Asimismo, todo hallazgo de auditoría no respondi- do será considerado en el informe final. 27. Concluida la fase ejecución, la entidad auditada cautelará que le sea devuelta la documentación examina- da y los equipos de oficina concedidos en calidad de préstamo. 28. La entidad examinada debe entregara la Comisión Auditora la carta de representación que deberá firmar como reconocimiento de haber puesto a su disposición la información requerida, así como cualquier hecho signifi- cativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo. A la recepción del informe 29. Ala recepción del informe final la entidad auditada deberá cautelar que las partes correspondientes de los mismos se distribuyan a los funcionarios comprendidos en las observaciones, para la formulación de los descargos a que hubiera lugar, así como para la implementación de las recomendaciones formuladas. Para este fin, resulta conveniente que la entidad que ha sido auditada. (1 t Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional de Instituto Latinoamericano de Ciencia Fiscalizado- ras - ILACIF, Biblioteca de Auditoría y Finanzas del Sector Publico, Bogotá - Colombia, 1978. (2) The Philosophy of Auditing, R.K. Mautz y Hussein Sharaf, Ameritan Accounting Association, 1968. (3) Normas de Auditoría Internacional de Institucio- nes Superiores de Auditoría, XI INTOSAI, 1992, Washington, Estados Unidos de Norteamérica.