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I.ima. nliEl-colc\ 23 LIC Llicicnlhre dc I YYX tirán un ejemplar del informe especial a la Contraloría General y, a juicio del auditor, al titular de la entidad, siempre que éste último no se encuentre comprendido en los indicios razonables de comisión de delito. Laemisióndelinformeespecial, noeximealauditorde su obligación de recomendar medidas inmediatas, en cautela de la recuperación del patrimonio del Estado. En la preparación del informe especial se tendrá en cuenta básicamente la estructura que tiene el informe de auditoría gubernamental. 01. Las condiciones específicas que se indican a conti- nuación podrían indicar la presencia de debilidades en el ambiente de control. Este apéndice ha sido diseñado para asistir al auditor a considerar cada uno de los factores en el ambiente de control, pero no tiene la intención de abarcarlos a todos. Por lo tanto, el auditor debe considerar otros factores y condiciones que considere que son más relevantes; tales factores son: l Filosofía de la administración y estilo de operacio- nes. l Estructura orgánica de la entidad. l Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. l Monitoreo y seguimiento. l Efectividad de la auditoría interna. l Políticas de personal. l Influencias externas. l Métodos de control sobre cumplimiento de las leyes y reglamentos. l Habilidad administrativa para identificar con rapi- dez los cambios y reaccionar ante las condiciones cam- biantes. 02.FILOSOFÍADELAADMINISTRACIóNYES- TILO DE OPERACIONES l La falta de administración se refle,ja en los controles internos y en el ambiente de control en donde funcionan los controles específicos. l La administración demuestra una actitud agresiva para la toma de riesgos. l La administración denota un puntc B de vista agresivo hacia las políticas contables. l La administración tiene antecedentes de completar transacciones importantes o inusuales cerca de fin de año, incluyendo las transacciones con partes o partidas rela- cionadas.l La administración no está suficientemente involu- crada en revisar la ejecución de la entidad. l Los métodos dr control administrativo son inadecua- dos para investigar situaciones excepcionales o inusuales y tomar acción correctiva oportuna y apropiada. l La administración carece de preocupación y no hace efectivas las políticas de monitoreo para desarrollar y modificar los sistemas de contabilidad y las técnicas de control. l Laadministrariónesresistente:(a~alasrecomenda- ciones de los auditores y/o consultores en temas de conta- bilidad. Cb) a a.justar los estados financieros por balances inadecuados o errores o cc J a formular explicaciones apro- piadas.l La administración de una acción de seguimiento no es oportuna o inadecuada en respuesta a comunicaciones de partes externas, incluyendo quejas, notificación de errores en transacciones o en el comportamiento inade- cuado del empleado. 06. EFECTMDAD DE LA AUDITORiA INTER- NA l La administración es lenta para responder ante situaciones de crisis en las áreas operativas y financieras. l La administración emplea información imprecisa y poco confiable para tomar decisiones en los negocios. l El personal administrativo o profesional es reubica- do con frecuencia a raíz de inesperados procesos de reorganización.l El personal de auditoría es responsable de tomar decisiones operativas para controlar los trabajos de contabilidad bajo auditoría. l El personal administrativo es inexperto para las tareas asignadas. l El personal de la entidad mantierw una tasa alta de rotación. l Los estimados fkmncieros denotan estar signifkati- vamente sobrevaluados o subestimados. l Es dificil obtener evidencia adecuada durante la auditoría, debido a la falta de documentación y respuestas evasivas de la administración.l Las actividades de entrenamiento son mínimas, incluyendo poca o ninguna participación en cursos y seminarios e inadecuado entrenamiento en el trabajo. l Los recursos son inadecuados para dirigir auditorías e investigaciones de manera efectiva. l Las auditorías no están enfocadas en las áreas de mayor importancia o sensibilidad de la entidad. l Las normas con las que se mide el trabajo del auditor son mínimas 0 no existen. 03.ESTRUCTURAORGÁNICADELAENTIDAD l Las revisiones en la ejecución no existen 0 son irregulares. La estructura orgánica es inapropiada para el tarnarío l El proceso de planifkación de la auditoría no existe de la entidad y la complejidad de sus oprraciones. El tipo o es inadecuado, incluyendo poca o ninguna concentra- general de estructura organizacional incluye: ción en asuntos importantes. l La estructura inhibe la segregación de funciones para iniciar transacciones, registrarlas, y mantener su custodia sobre los activos.l Los procedimientos de supervisión y revisión no existen o son inapropiados, incluyendo poca participación en el proceso de planificación, en el monitoreo sobre el progreso, y al revisar conclusiones e informes.l Cambios recientes en la estructura administrativa crean desorden en la organización. l Las responsabilidades operativas no coinciden con la estructura de división de funciones. l La delegación de responsabilidad y autoridad es inapropiada. l Una falta de definición y comprensión de la autori- dad delegada y responsabilidad existe en todos los niveles de la organización. l Personal incompetente en contabilidad o no experi- mentado es responsable del procesamiento de las tran- sacciones. l El número de supervisores es inadecuado o son inaccesibles para el personal. l El personal clave fInanciero tiene excesivas cargas de trabajo. l Las políticas y procedimientos son establecidos en niveles inadecuados. l El sistema de comunicación de políticas y procedi- mientos no es efectivo. l Un alto grado de actividad manual es requerido para obtener, procesar y preparar la información. l Las actividades están dirigidas y controladas por una sola persona 0 un grupo pequeño. 04. MÉTODOS PARA ASIGNAR AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD l Las políticas de la entidad son inadecuadas en relación a la asignación de responsabilidades y delega- ción de autoridad, para asuntos tales como: metas organi- zacionales, objetivos y funciones operativas. l Las descripciones de trabajo del empleado no permi- ten delinear adecuadamente las funciones específicas y responsabilidades. 05. MONITOREO Y SEGUIMIENTO