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PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son propiedad de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las Sociedades de Auditoría, cuyos exámenes practicados contaron con la autorización de la Contraloría General. El auditor cautelará la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cual- quier circunstancia, el carácter secreto de la información contenida en los mismos. NAGU. 3.60 Comunicación de hallazgos de audi- toría Durante el proceso de la auditoría, el auditor encarga- do debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo lijado, presenten sus aclaraciones o comenta- rios sustentados documentariamente, para su evalua- ción y consideración en el informe correspondiente. (Modificada por Resolución de Contraloría N“ 112-97- CG del 20.6.971 Para los efectos de esta normas, los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias o irregula- ridades identificadas como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoría. Elauditorgubernamentaldebedesarrollarsushallaz- gos de auditoría y constarán en los papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados. En los hallazgos de auditoría a ser comunicados, se deberá considerar: Condición y Criterio. La comunicación de los hallazgos de auditoria, es el proceso mediante el cual el audit.or, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, cumple en forma oportuna con dar a conocer a las personas compren- didas en las mismas, estén o no prestando servicios en la entidad examinadas, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados. En la redacción de los hallazgos, el auditor debe utilizar lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratan- do los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicación se efectúa por escrito en forma reser- vada y directa, debiendo acreditarse su recepción. En caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán notificadas a través del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada. La responsabilidad de la comunicación de hallazgos de auditoría y la oportuna evaluación de las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al Auditor encarga- do y al Supervisor de Auditoría. El plazo para la entrega de las aclaraciones o comen- tarios será establecido ajuicio del Auditor Encargado de acuerdo a las disposiciones correspondientes. En la parte introductoria del Informe, se consignará un párrafo sobre el cumplimiento de la presente NAGU, bajo el rubro de “COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA”. Para los efectos de la NAGU 4.40- CONTENIDO DEL INFORME, en su numeral A.4) se tendrá presente lo establecido en este párrafo.Si el titular y/o niveles gerenciales se rehusarán a proporcionar al auditor el citado requerimiento, dicha situación se revelará en el informe de auditoría. NORMAS PARA EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL 4.10 Forma escrita 4.20 Oportunidad del informe 4.30 Presentación del informe 4.40 Contenido del informe 4.50 Informe Especial l , t 1 INAGU. 4.10 Forma escrita Los auditores deben preparar informes de auditoría por escrito para comunicar los resultados de cada examen. NAGU 3.70 Carta de Representación El auditor debe obtener una carta de representación del titular v/o del nivel gerencia1 competente de laNo es propósito de esta norma limitar o evitar la discusión de los hallazgos, juicios, conclusiones y reco- mendaciones con personas responsables de la entidad o del área auditada. Por el contrario, se recomiendan las discusiones de esa naturaleza. Sin embargo, deberá prepararse un informe por escrito independientemente de que se hayan llevado a cabo esas discusiones. Los informes por escrito son necesarios para: a. Comunicar los resultados de la auditoría a funciona- rios de los niveles apropiados de gobierno. b. Reducir el riesgo de los resultados sean errónea- mente interpretados. c. Poner a disposición de las autoridades pertinentes los resultados del examen. d. Facilitar el seguimiento de los hallazgos y recomen- daciones para verificar que se hayan adoptado las medi- das correctivas apropiadas. Los informes de auditoría deben emitirse lo más pronto ~ClOOport~d~informe . . 1 posible a fin que su mformacron pueda ser utrhzada oportunamente por el titular de la entidad examinada y/o funcionarios de los niveles apropiados del gobierno. A fin que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es importante el cumpli- miento de las fechas programadas para las distintas fases de la auditoría. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. El auditor debe prever la emisión oportuna del informe y tener presente ese propósito al ejecutar la auditoría. NAGU. 4.30 Presentación del informe El informe debe ser preparado en lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados. I rEl auditor no debe suponer que el usuario del informe posee conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo. Para que un informe sea conciso no debe ser mas extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere: entidad audkada. / a. Un adecuado uso de las palabras, según su significa- do, excluyendo las innecesarias; La carta de representación es el documento por el cual b. La inclusión de detalles específicos cuando fuere el titular y/o nivel gerencia1 competente de la entidad necesario ajuicio del auditor. auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho signi- En el informe no deben omitirse asuntos importantes, ficativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta ni utilizarse palabras ni conceptos superfluos que lleven la fecha de terminación del trabajo de campo. a interpretaciones erradas. Es importante que el auditor