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Pág. 159818 NORMAS LEGALES Lima, jueves 14 de mayo de 1998 c) Comparar los costos estimados de las Actividades y Proyectos con los costos reales incurridos durante el período de estudio. d) A través de los índices de eficacia, eficiencia y rendimiento, medir y examinar los resultados obtenidos en la gestión del plan de acción y presupuesto. e) Analizar el avance en el logro de los objetivos definidos para el período, así como las desviaciones pre- sentadas y las causas que lo originaron. f) Formular sugerencias para el adecuado monitoreo y la aplicación de medidas correctivas que mejoren la ges- tión del Plan de Acción y Presupuesto Municipal. III. RESPONSABILIDADES 3.1 Del Titular del Pliego De conformidad con lo establecido en el Artículo 5° de la Directiva N° 005-97-EF/76.01, "Directiva para el Proce- so Presupuestario de los Gobiernos Locales" correspon- diente al ejercicio 1998, son Pliegos Presupuestarios cada Municipalidad Distrital de la provincia de Lima y la Municipalidad Metropolitana de Lima. En la Municipalidad Distrital, su Titular del Pliego es responsable de la remisión oportuna de la Evaluación del Plan de Acción y Presupuesto Municipal de la Institución a la Municipalidad Metropolitana de Lima, según los plazos establecidos en la presente Directiva. Para tal efecto, el representante distrital dictará las medidas ne- cesarias a fin de asegurar la confiabilidad, seguridad y oportunidad, de los procesos que requiere la mencionada evaluación. 3.2 De la Oficina de Planificación y Presupuesto La Oficina de Planificación y Presupuesto del Pliego, o la que haga sus veces, es la dependencia técnica respon- sable de la consolidación de la Evaluación del Plan de Acción y Presupuesto, así como de la elaboración del documento final denominado "Evaluación de la Gestión del Plan de Acción y Presupuesto Municipal". Para dicho efecto, se encarga de coordinar, recopilar, analizar y evaluar la información proveniente de las Unidades Eje- cutoras y Jefaturas de Gestión del Pliego, así como de la cabal aplicación de los procesos técnicos señalados en la presente Directiva. Se encuentra facultada, también, para dictar las medi- das complementarias que se requieran, sin desnaturali- zar las disposiciones de la presente Directiva y dentro del marco de las normas legales que regula el Sistema de Gestión Presupuestaria, a fin de agilizar la elaboración de la información requerida. Igualmente, está obligada a prestar la asesoría y apoyo necesario a las diferentes unidades que conforman su estructura institucional, a fin que los procesos que involucra la Evaluación del Plan de Acción y Presupuesto sean fluidos y concluyan oportuna- mente, bajo responsabilidad. A su turno, las citadas uni- dades se encargan de efectuar los procesos necesarios para reunir y elaborar la información indicada en la Sección III. IV. ETAPAS PARA LA EVALUACION DEL PLAN DE ACCION Y PRESUPUESTO MUNICIPAL 4.1 Etapas de la Evaluación La elaboración de la Evaluación del Plan de Acción y Presupuesto Municipal se compone de cuatro (4) etapas, las cuales se deben desarrollar secuencialmente, forman- do parte integrante del proceso de evaluación. Dichas etapas son las siguientes: • Primera Etapa : "Revisión de la Ejecución del Plan de Acción y Presupuesto Municipal" • Segunda Etapa :"Análisis y Evaluación del Ren- dimiento de la Gestión" • Tercera Etapa :"Enumeración de los problemas presentados" • Cuarta Etapa :"Definición de medidas correc- tivas" a) Primera Etapa: Revisión de la Ejecución del Plan de Acción y Presupuesto Municipal En esta etapa se compara la información de Meta Ejecutada proporcionada por la Entidad Municipal, con la Meta Programada; por otra parte, el Presupuesto Ejecu- tado con el Presupuesto de Apertura. Todos ellos referi- dos a un mismo período de análisis (semestral o anual).La revisión de la ejecución del Plan de Acción y Presu- puesto Municipal, comprende los siguientes procesos: 1) Contrastación de la ejecución de los ingresos, (re- cursos recaudados, captados y obtenidos por el Pliego), con las estimaciones establecidas en el Plan de Acción y Presupuesto de Apertura, a nivel de Fuente de Financia- miento y Específica del Ingreso. Asimismo, comprende la contrastación de los recursos recaudados, captados y obtenidos por el Pliego, con las estimaciones efectuadas en el Plan de Acción y Presu- puesto Autorizado. 2) Contrastación de la ejecución de los egresos (com- promisos realizados), con las previsiones establecidas en el Plan de Acción y Presupuesto de Apertura; a nivel Institucional, Funcional Programático, Categoría del Gasto y Grupo Genérico del Gasto. También comprende la contrastación de los egresos ejecutados con los egresos autorizados, a nivel Institucio- nal, Funcional Programático, Categoría del Gasto y Gru- po Genérico del Gasto. 3) Contrastación de la ejecución de las metas ejecuta- das con las metas programadas, por niveles instituciona- les y funcionales programáticos señalados en los párrafos precedentes. b) Segunda Etapa: Análisis y Evaluación del Rendimiento de la Gestión La presente etapa consiste en el análisis y la evaluación del empleo de los recursos asignados, el número de unida- des de medida alcanzado, la priorización de gastos en la ejecución de egresos, así como el grado de cumplimiento de los objetivos. Todo ello con la fundamentación pertinente. Esta etapa supone la coordinación de las diversas dependencias en que se compone la Institución Munici- pal, a fin de que los resultados que se muestren cuenten con los requisitos de confiabilidad, seguridad y oportuni- dad. Dicha coordinación debe ser promovida por el Titular de Pliego, o por quien él delegue, a fin de garantizar la fluidez de la información requerida para el análisis y la evaluación correspondientes. El análisis y la evaluación del rendimiento de la ges- tión del Plan de Acción y Presupuesto Municipal, com- prenden los siguientes procesos: 1) Examen del grado de cumplimiento de metas de las actividades y proyectos, a través del Indice de Eficacia; asimismo, agregación a nivel institucional y funcional programático, de acuerdo con las pautas desarrolladas en la presente Directiva. 2) Examen del grado de optimización en el empleo de insumos para la obtención de metas de las actividades y proyectos, a través del Indice de Eficiencia; así como agrega- ción a nivel institucional y funcional programático, de acuer- do con las indicaciones contenidas en la presente Directiva. 3) Evaluación del rendimiento de la gestión del Plan de Acción y Presupuesto de las Unidades Ejecutoras y Jefa- turas de Gestión de la Institución Municipal, por medio del Indice de Rendimiento. También se considera la eva- luación del rendimiento a nivel de funciones y programas. c) Tercera Etapa: Enumeración de los proble- mas presentados La presente etapa consiste en identificar y explicar las causas de las variaciones observadas en las metas obteni- das, y el consiguientemente nivel de cumplimiento de los objetivos planteados para el período de análisis. Las conclusiones a que se arriben se deben sustentar en los resultados obtenidos con la aplicación de los indica- dores de gestión del Plan de Acción y Presupuesto Muni- cipal que se exponen en la presente Directiva, a nivel Institucional, Funcional Programático de la respectiva Institución Municipal. Los resultados obtenidos por la aplicación de los indi- cadores mencionados, deben explicarse considerando lo siguiente: • Respecto al Indice de Eficacia (ver más adelante), este coeficiente debe tender a uno (1); en caso que el resultado difiriese de este valor, debe señalarse las causas que motivaron tal resultante. • Respecto al Indice de Eficiencia, el criterio de eva- luación es similar al coeficiente anterior; es decir, su valor también debe tender a uno (1); caso contrario debe seña- larse las causas que motivaron tal discrepancia. • Con relación al Indice de Rendimiento, su valor también debe tender a la unidad, como resultado de la interacción de los índices precedentes y la aplicación del Coeficiente de Valuación.