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PÆg. 241247 NORMAS LEGALES Lima, sábado 22 de marzo de 2003 a) Determinar si el sistema de gestión ambiental: 1. Es concordante con los instrumentos de política y los instrumentos normativos indicados en los numerales 4.2 y 4.3.2, incluyendo los requisitos de esta norma; 2. Ha sido adecuadamente implementado y manteni- do; b) Suministrar información sobre los resultados de la auditoría. El programa de auditorías de la entidad, será concor- dante con el Plan Anual de Auditoría Gubernamental que está a cargo de la Contraloría General de la República. La auditoría permite identificar y evaluar si la actua- ción de la autoridad es congruente con los procedimien- tos y acciones planificadas y si el sistema ha sido imple-mentado y mantenido en forma adecuada. Por ello, la auditoría debe ser realizada por personas que la efec- túen de manera objetiva e imparcial y estén debidamen-te entrenadas. La frecuencia de las auditorías se esta- blecerá en función de la naturaleza de la entidad y sus efectos ambientales negativos. El programa y los procedimientos de auditoría pue- den contener: • Las actividades y áreas a ser auditadas. • La frecuencia de las auditorías. • Las responsabilidades asociadas a la realización de las auditorías. • La comunicación de los resultados de las auditorías. • La competencia del auditor.• La forma en la que se desarrollarán las auditorías. 4.6 Revisión por la Alta DirecciónLa entidad debe suministrar periódicamente informa- ción sobre la implementación del sistema de gestión am-biental, resaltando los logros alcanzados, así como los obstáculos que limitan su efectividad. El Director u otro responsable de la entidad debe revisar el sistema perió-dicamente, para asegurar su continua adecuación y efi- cacia. El proceso de revisión debe asegurar que se re- coja toda la información necesaria para llevar a cabo laevaluación y eventual corrección del sistema. Esta revi- sión debe ser documentada. La revisión debe considerar la posible necesidad de formular cambios en la política, objetivos y demás ele- mentos del Sistema, a la luz de los resultados de la auditoría, las circunstancias cambiantes y el compromi-so de mejora continua. Si perjuicio de los informes que le remita la entidad, la Alta Dirección de la institución debe dirigir periódicamen-te la revisión del sistema de gestión ambiental. La revi- sión debe cubrir los diversos aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios desarrollados porla entidad y la evaluación de su desempeño ambiental. La revisión debería incluir, entre otros, la evaluación de la conveniencia de la política y la necesidad de modi-ficarla, la revisión de los objetivos, metas y el desempe- ño ambiental de la entidad y, la evaluación de su eficacia y eficiencia. Asimismo, la revisión debería incluir la evaluación de la mejora continua identificando: • Áreas en las que haya oportunidad de mejorar el sistema de gestión ambiental. • Las causas de las no conformidades o deficiencias.• Las medidas correctivas y preventivas que deban adoptarse. • Cualquier cambio en los procedimientos que con- duzca al mejoramiento de los procesos llevados a cabo por la entidad. • Las oportunidades de optimización de los recursos de la entidad. 5. DifusiónLa entidad debe contar con un programa de gestión ambiental orientado a sistematizar y difundir permanen-temente, a través de medios como la página web de la institución, el Internet, boletines, folletos y otros instru- mentos similares, una descripción clara respecto de:a) Su estructura orgánica, funciones y atribuciones: Reglamento de organización y funciones, manual de or-ganización y funciones, planes estratégicos, diagnósti- cos ambientales, políticas ambientales, plan de trabajo de la unidad, presupuesto, e informes de auditoría. b) El marco legal de las actividades bajo su compe- tencia. c) Las guías, protocolos y otros instrumentos de orien- tación establecidos. d) Sus procedimientos administrativos, describiendo cada uno de ellos, así como los requisitos exigidos paracada uno de ellos. e) Sus instrumentos de gestión ambiental, detallando la siguiente información respecto de cada uno de ellos: 1. Definición. 2. Base legal.3. Contenido. 4. Procedimiento de aprobación, considerando los requisitos establecidos en el TUPA de la institución. 5. Si se han establecido mecanismos expresos de coordinación con otras entidades públicas durante el proceso de su revisión y aprobación. 6. Si incluyen mecanismos de participación ciudada- na. 7. Si se han establecido reservas de información res- pecto de ellos. 8. Si incluyen la presentación de reportes o informes a la autoridad, luego de su aprobación. f) Las medidas de incentivo y sanción dispuestas por la entidad. g) Estudios e investigaciones en materia ambiental, informes de supervisión o monitoreo, relación de empre- sas del sector que cuentan con EIA, PAMA informesambientales u otros instrumentos de gestión ambiental. h) Los mecanismos de acceso a la información, par- ticipación ciudadana, denuncia y queja. i) Reportes de gestión o memorias institucionales. 6. Procedimientos de Acceso a la Información y Participación Ciudadana 6.1 Acceso a la InformaciónLa entidad debe establecer y mantener un programa de gestión ambiental orientado al cumplimiento de losmandatos de transparencia, acceso a la información y participación ciudadana, en base a los siguientes crite- rios: • Toda información generada por la entidad o que se encuentre en su poder es de carácter público, salvo lasexcepciones expresamente señaladas en la normativi- dad vigente. • No debe exigirse expresión de causa para pro- porcionar la información ambiental de carácter públi- co. • Toda persona tiene derecho a acceder a la informa- ción pública, sin discriminación de ninguna índole. • El acceso a la información se puede efectivizar a través de diversos medios: escritos, físicos, magnéti-cos. • Se debe cobrar exclusivamente por el servicio brin- dado y el costo de reproducción de la información. • No es pública la información sobre expedientes en trámite. • Debe designarse al funcionario responsable de brin- dar la información. • Debe habilitarse una infraestructura adecuada para el acceso a la información. • Cualquier persona puede tener acceso directo e inmediato a la información pública en horas de atención al público. 6.2 Excepciones a la publicidad de la informa- ción Las que se determinan en la legislación nacional. En particular: • La información clasificada como secreta por el Con- sejo de Ministros por seguridad nacional.