Norma Legal Oficial del día 22 de marzo del año 2003 (22/03/2003)
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TEXTO DE LA PÁGINA 51
MORDAZA, sabado 22 de marzo de 2003
NORMAS LEGALES
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vos y metas ambientales de la entidad, asi como de las respuestas a las preguntas o inquietudes mas frecuentes que se formulan ante la entidad. Debe evaluarse cual es la forma mas efectiva de comunicacion externa e interna, a efectos de generar un flujo de informacion permanente que contribuya a consolidar el sistema de la entidad. Tambien debe promoverse la coordinacion con las otras entidades publicas con funciones o atribuciones ambientales, a efectos de garantizar el caracter transectorial de la gestion ambiental. Por otro lado, los resultados del monitoreo, auditoria y revision del sistema de gestion ambiental deberian ser puestos en conocimiento de todos los miembros de la entidad, que son responsables directa o indirectamente de su realizacion. Para este efecto, deben identificarse las inquietudes de informacion del propio personal de la entidad, para tratar de satisfacerlas adecuadamente, motivando permanentemente un mayor compromiso del personal, con el sistema de gestion ambiental de la entidad. La comunicacion interna y externa de la entidad debe sustentarse en informacion que: · Promueva la comunicacion en dos direcciones y no solo de parte de la entidad. · Sea comprensible y este sustentada o desarrollada adecuadamente. · Sea verificable. · Sea oportuna. · Sea consistente y permita hacer comparaciones entre un periodo y otro. · Provea una imagen exacta del desempeno ambiental de la entidad. Por otro lado, la comunicacion puede efectivizarse a traves de diversos medios como: · La pagina web de la entidad. · El correo electronico. · Un reporte periodico de gestion. · Presentaciones publicas. · Publicaciones, boletines y similares. · Medios de publicidad pagados. · La designacion de una persona de contacto para proveer informacion sobre su desempeno. · Anuncios en vitrinas, periodicos internos, reuniones, entre otros. 4.4.4 Documentacion del sistema La entidad debe establecer y mantener, por escrito y en formato electronico, la informacion necesaria para: a) Describir los componentes del sistema de gestion ambiental establecidos en el numeral 4.3 y su interrelacion. b) Servir de orientacion acerca de la documentacion relacionada con el Sistema. Se deberia definir, documentar y actualizar, segun sea necesario los procesos y procedimientos operativos de la entidad. Debe tenerse en cuenta que la documentacion del sistema contribuye a que el personal de la entidad conozca los procedimientos y condiciones requeridas para alcanzar los objetivos ambientales de la entidad y facilite la evaluacion de su desempeno ambiental. Por esta razon, el nivel de detalle de la documentacion debe ser suficiente para describir los elementos y componentes centrales del sistema de gestion ambiental y su interaccion, asi como para brindar pautas para acceder a informacion mas detallada sobre el funcionamiento de otros componentes del sistema. La naturaleza y amplitud de la documentacion puede variar dependiendo del tamano y complejidad de la entidad. No obstante, es conveniente integrar esta documentacion a la que corresponde al sistema general de gestion de la institucion a la cual la entidad esta adscrita, a fin de evitar duplicidades que dificulten el acceso a la informacion. La entidad tambien puede considerar la elaboracion y mantenimiento de resumenes de su documentacion
para facilitar su rapido conocimiento o revision. En particular, estos resumenes pueden versar sobre: · La relacion entre su politica, objetivos y metas ambientales. · Los medios para lograr los objetivos y metas ambientales. · Las funciones clave, responsabilidades y procedimientos. · La relacion de la informacion con otra documentacion relevante. · La implementacion del sistema. Se considera informacion relacionada aquella referida, entre otros, a: · · · · cia. Informacion sobre los procesos de la entidad. Organigramas. Normas internas y procedimientos operativos. Planes de contingencia ante situaciones de urgen-
4.4.5 Control de la documentacion La entidad debe establecer y mantener procedimientos de control para toda documentacion relacionada con su sistema de gestion ambiental, a efectos que: a) Pueda ser ubicada. b) Sea revisada, actualizada cuando sea necesario y aprobada conforme a los procedimientos establecidos y las normas legales vigentes. c) Las versiones vigentes de la informacion relevante esten disponibles. d) La documentacion obsoleta sea retirada y archivada diferenciadamente, a efectos de evitar que se haga uso indebido de ella. El archivo de la informacion debe ser ordenado, siendo recomendable establecer un sistema de codificacion, a efectos de facilitar su identificacion y ubicacion en forma sencilla, rapida y efectiva. En general, los documentos pueden estar en cualquier medio legible y de facil acceso, en el cual conste su fecha de elaboracion y revision. La informacion debe estar organizada y conservada por un periodo especificado. Es conveniente observar que: · Se pueda acceder a distintos niveles de informacion (de la organizacion, una division, funcion, actividad o personas de contacto). · Los documentos se revisen y actualicen segun sea necesario y MORDAZA aprobados por personal autorizado MORDAZA de su emision. · Las versiones vigentes de los documentos pertinentes se encuentren disponibles en todos los lugares donde se ejerzan funciones y atribuciones esenciales para el funcionamiento eficaz del sistema. · Los documentos obsoletos MORDAZA rapidamente retirados de todos los archivos de uso. 4.4.6 Control del MORDAZA de implementacion, la revision y correccion de los componentes del sistema de gestion ambiental La entidad debe identificar aquellas funciones, atribuciones y actividades que estan asociadas a los aspectos ambientales significativos definidos en concordancia con su politica, objetivos y metas, segun las disposiciones establecidas en la presente norma. Sus actividades deben ser planificadas y deben ser revisadas periodicamente para asegurar: a) Medidas de respuesta ante el caso que dichas actividades no puedan ser llevadas a cabo. b) Criterios operacionales que orienten su realizacion. c) La continuidad de las actividades de la institucion frente al cambio o rotacion del personal. d) La respuesta oportuna a las comunicaciones y requerimientos de otros organos del Estado.