TEXTO PAGINA: 51
PÆg. 241245 NORMAS LEGALES Lima, sábado 22 de marzo de 2003 vos y metas ambientales de la entidad, así como de las respuestas a las preguntas o inquietudes más frecuen-tes que se formulan ante la entidad. Debe evaluarse cuál es la forma más efectiva de comunicación externa e interna, a efectos de generar unflujo de información permanente que contribuya a con- solidar el sistema de la entidad. También debe promo- verse la coordinación con las otras entidades públicascon funciones o atribuciones ambientales, a efectos de garantizar el carácter transectorial de la gestión ambien- tal. Por otro lado, los resultados del monitoreo, auditoría y revisión del sistema de gestión ambiental deberían ser puestos en conocimiento de todos los miembros de laentidad, que son responsables directa o indirectamente de su realización. Para este efecto, deben identificarse las inquietu- des de información del propio personal de la entidad, para tratar de satisfacerlas adecuadamente, moti- vando permanentemente un mayor compromiso delpersonal, con el sistema de gestión ambiental de la entidad. La comunicación interna y externa de la entidad debe sustentarse en información que: • Promueva la comunicación en dos direcciones y no sólo de parte de la entidad. • Sea comprensible y esté sustentada o desarrollada adecuadamente. • Sea verificable. • Sea oportuna. • Sea consistente y permita hacer comparaciones entre un período y otro. • Provea una imagen exacta del desempeño ambien- tal de la entidad. Por otro lado, la comunicación puede efectivizarse a través de diversos medios como: • La página web de la entidad. • El correo electrónico.• Un reporte periódico de gestión. • Presentaciones públicas. • Publicaciones, boletines y similares.• Medios de publicidad pagados. • La designación de una persona de contacto para proveer información sobre su desempeño. • Anuncios en vitrinas, periódicos internos, reunio- nes, entre otros. 4.4.4 Documentación del sistema La entidad debe establecer y mantener, por escrito y en formato electrónico, la información necesaria para: a) Describir los componentes del sistema de gestión ambiental establecidos en el numeral 4.3 y su interrela- ción. b) Servir de orientación acerca de la documentación relacionada con el Sistema. Se debería definir, documentar y actualizar, según sea necesario los procesos y procedimientos operati- vos de la entidad. Debe tenerse en cuenta que la docu- mentación del sistema contribuye a que el personal de laentidad conozca los procedimientos y condiciones re- queridas para alcanzar los objetivos ambientales de la entidad y facilite la evaluación de su desempeño am-biental. Por esta razón, el nivel de detalle de la documen- tación debe ser suficiente para describir los elementos y componentes centrales del sistema de gestión ambien-tal y su interacción, así como para brindar pautas para acceder a información más detallada sobre el funciona- miento de otros componentes del sistema. La naturaleza y amplitud de la documentación puede variar dependiendo del tamaño y complejidad de la enti- dad. No obstante, es conveniente integrar esta docu-mentación a la que corresponde al sistema general de gestión de la institución a la cual la entidad está adscrita, a fin de evitar duplicidades que dificulten el acceso a lainformación. La entidad también puede considerar la elaboración y mantenimiento de resúmenes de su documentaciónpara facilitar su rápido conocimiento o revisión. En parti- cular, estos resúmenes pueden versar sobre: • La relación entre su política, objetivos y metas am- bientales. • Los medios para lograr los objetivos y metas am- bientales. • Las funciones clave, responsabilidades y procedi- mientos. • La relación de la información con otra documenta- ción relevante. • La implementación del sistema. Se considera información relacionada aquella referi- da, entre otros, a: • Información sobre los procesos de la entidad. • Organigramas. • Normas internas y procedimientos operativos. • Planes de contingencia ante situaciones de urgen- cia. 4.4.5 Control de la documentaciónLa entidad debe establecer y mantener procedimien- tos de control para toda documentación relacionada consu sistema de gestión ambiental, a efectos que: a) Pueda ser ubicada. b) Sea revisada, actualizada cuando sea necesario y aprobada conforme a los procedimientos establecidos y las normas legales vigentes. c) Las versiones vigentes de la información relevan- te estén disponibles. d) La documentación obsoleta sea retirada y archi- vada diferenciadamente, a efectos de evitar que se haga uso indebido de ella. El archivo de la información debe ser ordenado, sien- do recomendable establecer un sistema de codificación, a efectos de facilitar su identificación y ubicación en for-ma sencilla, rápida y efectiva. En general, los documentos pueden estar en cual- quier medio legible y de fácil acceso, en el cual conste sufecha de elaboración y revisión. La información debe estar organizada y conservada por un período especifi- cado. Es conveniente observar que: • Se pueda acceder a distintos niveles de informa- ción (de la organización, una división, función, actividad o personas de contacto). • Los documentos se revisen y actualicen según sea necesario y sean aprobados por personal autorizado antes de su emisión. • Las versiones vigentes de los documentos per- tinentes se encuentren disponibles en todos los lu- gares donde se ejerzan funciones y atribuciones esenciales para el funcionamiento eficaz del siste-ma. • Los documentos obsoletos sean rápidamente reti- rados de todos los archivos de uso. 4.4.6 Control del proceso de implementación, la revisión y corrección de los componentes del siste-ma de gestión ambiental La entidad debe identificar aquellas funciones, atribu- ciones y actividades que están asociadas a los aspec- tos ambientales significativos definidos en concordancia con su política, objetivos y metas, según las disposicio-nes establecidas en la presente norma. Sus actividades deben ser planificadas y deben ser revisadas periódicamente para asegurar: a) Medidas de respuesta ante el caso que dichas actividades no puedan ser llevadas a cabo. b) Criterios operacionales que orienten su realiza- ción. c) La continuidad de las actividades de la institución frente al cambio o rotación del personal. d) La respuesta oportuna a las comunicaciones y requerimientos de otros órganos del Estado.