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PÆg. 241246 NORMAS LEGALES Lima, sábado 22 de marzo de 2003 e) La identificación y revisión de los aspectos am- bientales significativos de los bienes y servicios utiliza-dos por la entidad, debiendo suministrar para tal efecto a sus proveedores, la información relativa a su política ambiental, los procedimientos y requisitos relevantes parasus consultores y proveedores en general. Debe tenerse en cuenta que la implementación del sistema se logra estableciendo y manteniendo procedi- mientos y controles operativos de los diversos compo- nentes del sistema para asegurar que se cumplan efec-tivamente la política, objetivos y metas ambientales de la entidad. En particular, es conveniente controlar: • La formulación de la política ambiental sectorial. • El diseño e implementación de estrategias, planes, programas y actividades. • La elaboración y aprobación de normas. • La elaboración y aprobación de guías de manejo o guías técnicas. • La atención de denuncias. • La respuesta a dictámenes solicitados por otras entidades públicas. • La atención de quejas. • La aprobación de Declaraciones y Estudios Am- bientales. • La aprobación de otros instrumentos de gestión ambiental. • La fiscalización del cumplimiento de las normas y mandatos sectoriales. • La participación en grupos de trabajo e instancias de gestión transectorial. • La facilitación del acceso a la información y la parti- cipación ciudadana. • El otorgamiento de incentivos y la aplicación de san- ciones. 4.4.7 Planes de contingencia y capacidad de res- puesta ante imprevistos La entidad debe establecer y mantener procedimien- tos para responder oportuna y eficientemente ante posi- bles situaciones de urgencia, emergencia o imprevistosy responder a ellas, reduciendo los errores e impactos que puedan estar asociados a dichas situaciones. Debe revisar y actualizar cuando sea necesario, sus planes de contingencia y procedimientos de respuesta, en particular después de una situación en la que haya que tenido que recurrir a ellos. Los planes de contingencia y capacidad de respues- ta ante imprevistos pueden incluir: • El modo de organización y responsabilidades que se asignen específicamente para estas situaciones. • Una relación del personal clave y de contacto en otras entidades relacionadas. • Datos de servicios de emergencia como bomberos, hospitales, servicios especializados de limpieza de sus-tancias peligrosas, etc.) • Planes de comunicaciones o alertas internas y ex- ternas. • Acciones a tomar ante distintos tipos de emergen- cias. • Información sobre materiales y sustancias peligro- sas, incluyendo sus fichas técnicas y las medidas de contingencia apropiadas frente a su descarga acciden- tal. • Planes de capacitación y ensayo. 4.5 Control y acción correctiva4.5.1 Monitoreo y evaluación del desempeño La entidad debe establecer y mantener procedimien- tos documentados para monitorear y evaluar el desem- peño de los funcionarios designados para la implemen-tación y funcionamiento del sistema de gestión, conside- rando tanto al personal técnico, como administrativo. Esto debe incluir el uso de indicadores objetivos y elregistro de la información generada durante el proceso de monitoreo y evaluación, así como su conformidad con la política, objetivos y metas de la entidad.Debe tener un procedimiento documentado para la evaluación periódica del cumplimiento de sus funcionesrespecto de los instrumentos de gestión ambiental de la entidad y la normatividad a su cargo. Las actividades de monitoreo y evaluación del des- empeño deben incluir la revisión del cumplimiento de los objetivos del sistema y del marco legal aplicable a la entidad. Los resultados deben ser analizados yutilizados para determinar las áreas en las cuáles se ha tenido éxito y las que requieren una acción co- rrectiva y mejora. Para ello es conveniente estable-cer indicadores de desempeño objetivos, verifica- bles y reproducibles. 4.5.2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva La entidad debe establecer y mantener procedimien- tos documentados para definir quién está a cargo y es responsable para identificar, controlar y corregir las ac-ciones, situaciones, hechos, documentos u otros ele- mentos que no sean conformes al sistema de gestión ambiental de la entidad, llevando a cabo las accionescorrespondientes para mitigar o atenuar cualquier im- pacto producido y adoptar las acciones correctivas que sean pertinentes. La unidad ambiental debe registrar e implementar cual- quier cambio producido en los procedimientos documen- tados que resulte de las acciones correctivas. Todo hallazgo, conclusión y recomendación deriva- da de auditorías o acciones de supervisión, deben ser identificado e implementado para asegurar la eficacia yeficiencia del sistema de gestión ambiental. 4.5.3 RegistrosLa entidad debe establecer y mantener procedimien- tos para el mantenimiento ordenado, sistematizado yactualizado de los registros correspondientes a la infor- mación relativa a los diversos componentes de su siste- ma de gestión ambiental. La información archivada debe ser legible, identifica- ble y de fácil acceso, considerando distintas modalida- des para obtener información relativa a las funciones,actividades, productos o servicios de la entidad. La in- formación debe ser archivada y conservada de forma tal que pueda ser recuperada fácilmente y esté protegi-da contra daños, deterioro o pérdida. Debe establecer- se expresamente, el período de conservación y destino de la información archivada. Los registros deben estructurarse y mantenerse, de modo tal que sea fácil demostrar los logros alcan- zados en la implementación del sistema de gestiónambiental. Los registros son la evidencia de la adecuada imple- mentación y el funcionamiento del sistema, conforme aello, deben contener: • La política ambiental de la entidad. • Los requisitos legales y otros requisitos. • Los aspectos ambientales y sus efectos asocia- dos. • Los procesos a cargo de la entidad. • Las actividades de capacitación. • Información sobre las actividades de monitoreo y fiscalización. • No conformidades identificadas en el proceso de auditoría. • Información sobre los proveedores. • Resultados de auditorías y revisiones por la Alta Dirección. • Quejas administrativas. • Denuncias. 4.5.4 Auditoría del sistema La entidad debe establecer y mantener programas y procedimientos internos para la realización de audito- rías periódicas del sistema de gestión ambiental, tanto por parte del propio personal de la unidad ambiental, delos órganos de control interno o de los funcionarios de- signados por la Contraloría General de la República, con el objeto de: