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PÆg. 241242 NORMAS LEGALES Lima, sábado 22 de marzo de 2003 adopción de procedimientos focalizados en sus áreas principales o de mayor fortaleza para lograr la imple-mentación del sistema con mayor facilidad. Debe tener- se en cuenta que la reorganización de las funciones de una entidad, bajo la lógica de un sistema, implica modifi-car la inercia propia de prácticas y procedimientos de- sarrollados tradicionalmente de forma distinta. Luego, con la experiencia adquirida, el sistema podrá ser am-pliado y extendido a las demás áreas de la entidad para mejorar integralmente su desempeño ambiental. 4.3 Planificación del Sistema de Gestión Ambien- tal La entidad debe formular un plan para cumplir su política ambiental, en el cual deben incluirse los procedi- mientos para establecer y mantener los componentesde su sistema de gestión ambiental que se enuncian a continuación, debiendo documentarlos, revisarlos y co- rregirlos bajo el criterio de mejora continua: • La política ambiental. • Los aspectos ambientales.• La identificación y acceso a la normatividad y otros requisitos legales que deben ser cumplidos por la enti- dad y por quienes desarrollan funciones que están den-tro del ámbito de su competencia. • Los objetivos y metas ambientales. • Los programas de gestión ambiental.• Aspectos organizativos. • Capacitación y sensibilización. • La comunicación interna y con otras organizacio- nes públicas y privadas. • El control de la documentación. • El control del proceso de implementación, la revi- sión y corrección de los componentes del sistema de gestión ambiental. • Medidas de contingencia y respuesta ante impre- vistos. • Control y acción correctiva. • Mantenimiento de registros y archivos.• Auditoría del sistema de gestión ambiental. • Revisión por la Alta Dirección. • Difusión.• Acceso a la información y participación ciudadana. • Otras materias relevantes para la entidad. 4.3.1 Aspectos Ambientales La organización debe identificar los aspectos am- bientales de sus actividades (competencias y funcio- nes), productos y servicios, y entre ellos, debe determi- nar los que pueden tener efectos significativos sobre elambiente y pueden ser controlados por la entidad. Debe asegurarse que su política, objetivos y metas ambientales, se definan a partir del conocimiento de di-chos aspectos y los compromisos que asuma se sus- tenten en ellos. Es importante tener en cuenta que prácticamente to- das las actividades, productos o servicios que se pres- ten pueden causar efectos positivos y negativos sobre el ambiente. No obstante, para implementar el sistema yobtener resultados consistentes es prudente priorizar los aspectos de aquellas actividades, productos o servi- cios que son más significativos y asumir compromisosque puedan ser cumplidos efectivamente y ampliados progresivamente. La identificación de los aspectos ambientales es un proceso continuo y debe asimilarse a la cultura propia de la entidad, procurando determinar los efectos pasa- dos, actuales y potenciales de la actuación de la entidad,tanto los de carácter positivo, como los negativos. Es importante tener en cuenta que todo aspecto ambiental está asociado a la generación de un efecto sobre elambiente. Este proceso debe incluir la identificación de la posi- ble afectación que el marco legal pueda tener sobre elejercicio de las funciones de la entidad, así como sobre el desempeño ambiental de las empresas o entidades comprendidas dentro de su ámbito de competencias.Asimismo, deben evaluarse los procedimientos existen- tes o que deberían establecerse a fin de evaluar los efectos ambientales de sus actividades actuales y lasque vayan a emprenderse, en el ámbito nacional, regio- nal y local, considerando especialmente el efecto sobrezonas críticas o sensibles y el que se pudiera generar en caso de alguna falla del proceso. Para identificar los aspectos ambientales significati- vos es conveniente: 1. Seleccionar una actividad, producto o servicio (como la aprobación de una política, norma o la adquisi- ción de un bien o servicio.) 2. Identificar sus posibles aspectos ambientales (por ejemplo, la eficacia, eficiencia, oportunidad o pertinencia de la norma o del bien o servicio). 3. Identificar los efectos ambientales de cada uno de dichos aspectos ambientales, considerando los positi- vos, negativos, reales y potenciales (por ejemplo, la ade- cuación ambiental que se pueda alcanzar en el sectorprivado o la excesiva onerosidad de las medidas dis- puestas). 4. Evaluar dichos efectos para identificar su grado de significancia. Debe tenerse en cuenta que la significan- cia de cada efecto va a depender de la naturaleza de las funciones y atribuciones asignadas a cada entidad (porejemplo, la excesiva onerosidad de una medida dispuesta podría ser mucho más grave para una PYME que para una gran empresa). Para evaluar la significancia de losefectos pueden tenerse en cuenta consideraciones como las siguientes: - El ámbito de la afectación - La severidad del efecto - La probabilidad de ocurrencia- La duración del efecto - Dificultad para revertir el efecto - El costo de revertir el efecto- Afectación indirecta del efecto - Afectación de la imagen pública de la entidad 4.3.2 El marco legal vigente La entidad debe establecer un procedimiento para identificar las obligaciones que son exigibles para el ejer- cicio de sus funciones y la adecuada implementación de su sistema de gestión ambiental. Esta información debeincluir las obligaciones o requisitos establecidos en las normas legales y los otros requisitos o mandatos que haya adoptado voluntariamente la entidad, tales comoconvenios de cooperación interinsitucional o directrices técnicas. El procedimiento debe considerar también, mecanismos para facilitar el acceso oportuno a los do-cumentos que establecen los mandatos indicados. También debe documentar los instrumentos legales que proyecta elaborar para completar, complementar omejorar el marco legal que regula su actuación, así como los proyectos de normas formulados por otras entida- des públicas que puedan estar relacionados con susfunciones y atribuciones legales. Para este efecto es conveniente evaluar si la entidad tiene conocimiento pleno de los requisitos legales aso-ciados al ejercicio de sus funciones y atribuciones y si los diversos funcionarios que la integran los compren- den y tienen acceso a las normas correspondientes.Además, con qué procedimientos cuenta para ello y para hacer seguimiento a los requisitos legales y a los pro- yectos normativos que puedan afectar el ejercicio desus competencias. Es necesario incluir dentro de esta información los requisitos que son exigibles a la entidad, que deben sercumplidos por ésta o que ésta debe hacer cumplir, sea que estén plasmados en instrumentos normativos u otros documentos como contratos, convenios, acuerdos, di-rectivas u otros de carácter similar. El procedimiento que se fije para cumplir con los re- quisitos legales debería incluir la sistematización, archi-vo y actualización de la información relativa a los requi- sitos legales que tiene que cumplir la entidad. Al respec- to, es conveniente tener en cuenta que es necesarioidentificar con precisión cuáles son los requisitos lega- les que tiene que cumplir la entidad, identificando incluso los artículos específicos a ser cumplidos y las normasque son potencialmente aplicables. En particular, es recomendable observar tres aspec- tos centrales: