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PÆg. 241244 NORMAS LEGALES Lima, sábado 22 de marzo de 2003 ros. Por ello es necesario que la entidad tenga un proce- dimiento revisable periódicamente, a través del cual seidentifiquen las necesidades de capacitación de su per- sonal, la determinación de subsistemas, estrategias, re- cursos y estructura organizacional interna. No obstante, debe tenerse en cuenta que el sistema de gestión ambiental puede ser implementado por eta- pas, en función del nivel de conocimiento de los requisi-tos que debe asumir la entidad, la complejidad de sus aspectos ambientales de la misma y la disponibilidad de recursos. 4.4.1 Estructura y responsabilidades El ámbito de actuación, las funciones y atribuciones de la entidad deben estar legalmente bien definidos, sien- do responsabilidad de ésta promover las acciones ne-cesarias para alcanzar este objetivo. Para ello, debe revisar, promover la modificación y efectiva aplicación de las normas legales de su competencia, sistematizan-do y difundiendo las normas y documentos pertinentes para su mejor comprensión y acatamiento. La Alta Dirección de la institución a la cual está ads- crita la entidad, debe proveer los recursos necesarios para la implementación, seguimiento, control y revisión de su sistema de gestión ambiental y de las normaslegales de su competencia. Estos recursos incluyen tanto recursos humanos especializados y en número suficien- te, como los de carácter tecnológico, logísticos y presu-puestales. La entidad debe identificar, evaluar, documentar, re- visar y actualizar los requerimientos para cumplir efi-cazmente con sus funciones, teniendo en cuenta su ca- pacidad operativa e infraestructura; el acceso a bases de información; recursos humanos tanto administrati-vos, como técnicos; presupuesto y otros aspectos ne- cesarios. Debe contar con procedimientos para la contrata- ción de nuevo personal, así como con un Manual de Organización y Funciones que determine las funciones y responsabilidades que deben asumir los miembros dela entidad. La entidad debe designar uno o varios representan- tes de mayor rango, que sin perjuicio de sus demásresponsabilidades, asuman funciones, autoridad y res- ponsabilidades definidas para: a) Asegurar que el sistema de gestión ambiental de la unidad sea establecido, implementado y mantenido en concordancia con la presente Norma sobre la GestiónAmbiental Sectorial. b) Informar a la Alta Dirección acerca del funciona- miento del sistema de gestión ambiental, resaltando loslogros obtenidos, así como las dificultades que limitan su efectividad y sobre la necesidad de su modificación. No obstante, todo el personal de la entidad debe es- tar comprometido con la implementación del sistema y en capacidad de dar cuenta, dentro del ámbito de susresponsabilidades, del desempeño ambiental de la enti- dad y su conformidad con el sistema de gestión ambien- tal establecido. Para este efecto, la entidad debe evaluar cómo iden- tifica y accede a los recursos que requiere para el efi- ciente cumplimiento de su política ambiental y sus fun-ciones y atribuciones legales, así como la forma en que los aprovecha y hace seguimiento de los costos y bene- ficios de las actividades que realiza. Es importante que la entidad evalúe sus requerimien- tos para cumplir con sus objetivos y metas, así como con el marco legal vigente, a fin de reconocer sus limita-ciones y desplegar estrategias para agenciarse de los recursos faltantes (humanos, equipamiento, software, bases de datos, entre otros). Deben identificarse las distintas actividades compren- didas en su ámbito de influencia y todas las responsabi- lidades que se han asignado al personal de la entidad,considerando tanto el de carácter técnico, como admi- nistrativo, para determinar si dichas responsabilidades son adecuadas o no, si materialmente el personal podrácumplirlas o si se requiere el apoyo de nuevo personal, sea contratado con carácter permanente o temporal. Asimismo, el análisis de cada una de las actividades dela entidad debe servir para identificar los recursos en general que son necesarios para cumplir eficientementecon las funciones y atribuciones de la entidad. 4.4.2 Capacitación, sensibilización y competen- cia profesional El funcionario responsable del sistema de gestión am- biental debe identificar las necesidades de capacitación de la entidad. Es necesario que todo el personal tanto administrativo, como técnico, cuyo trabajo pueda gene-rar un efecto significativo sobre el ambiente, haya recibi- do una capacitación adecuada. La entidad debe establecer y mantener procedimien- tos para que todo el personal que la integra sea cons- ciente de: a) La política ambiental de la entidad, así como su importancia y los procedimientos y requisitos del siste- ma de gestión ambiental. b) Los efectos ambientales significativos existentes o potenciales, que se deriven del ejercicio de sus funcio- nes. c) Los beneficios al ambiente que se derivan de una adecuada gestión de la entidad. d) Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política y los procedimientos y requi- sitos del sistema de gestión ambiental, incluyendo los relativos a planes de contingencia y respuesta ante si-tuaciones de emergencia. e) Las consecuencias potenciales del incumplimien- to de los procedimientos operativos establecidos, inclu-yendo la posible imposición de una sanción por falta administrativa. La entidad debe evaluar si todo el personal que la integra recibe capacitación en lo relativo a la implemen- tación del sistema, así como a las funciones y atribucio-nes legales de su competencia. Si el personal conoce claramente la política ambiental de la entidad y la utiliza para orientar su trabajo cotidiano, si identifica y registralos problemas hallados, si genera las soluciones debi- das y si verifica la implementación de dichas soluciones, si conoce los efectos que se pueden generar por el in-cumplimiento de sus deberes. Para desarrollar sus programas de capacitación, la entidad puede considerar los siguientes aspectos: • Identificación de las necesidades de capacitación de su personal. • Desarrollo de un plan de capacitación para afrontar las necesidades identificadas. • Verificación de la conformidad del programa de ca- pacitación con los mandatos del marco legal vigente. • Capacitación dirigida a cada grupo particular del personal clave para cada procedimiento. • Documentación de la capacitación recibida. • Evaluación de la capacitación recibida. 4.4.3 Comunicación La entidad debe establecer y mantener procedimien- tos para: a) La comunicación entre las diversas instancias in- ternas de la institución, que estén vinculadas con las funciones y atribuciones de la entidad. b) Recibir, documentar y responder a las comunica- ciones, solicitudes, denuncias y demás información re- levante que sea presentada por otras entidades públi- cas y privadas. c) Tener en cuenta los mecanismos de coordinación obligatorios con otras entidades públicas que establece el marco legal vigente. d) Difundir su política y los otros componentes cen- trales de su Sistema de Gestión Ambiental. e) Cumplir con los mandatos establecidos en las nor- mas de transparencia, acceso a la información y partici- pación ciudadana. A través de los mecanismos de comunicación que se empleen debería darse cuenta del compromiso de la Alta Dirección de la institución con la política, los objeti-