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PÆg. 252716 NORMAS LEGALES Lima, miércoles 8 de octubre de 2003 ANEXO Nº 2 DEL CONVENIO NORMAS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS CONVENIOS DE GESTION 2004 ÍNDICE 1. Marco Legal 2. Proceso de Seguimiento y Control de los Con- venios de Gestión 2.1 De la remisión de información.2.2 De las observaciones a la información remiti- da por la Empresa. 2.3 De la determinación del porcentaje de cumpli- miento de metas. 2.4 Condiciones para otorgar el Bono de Produc- tividad. 2.5 Tratamiento presupuestal del Bono de Pro- ductividad. NORMAS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS CONVENIOS DE GESTION 2004 Una de las etapas clave en el proceso integral de la estrategia de convenios de gestión, cuya esencia se fundamenta en el alineamiento de los intereses de las Empresas con los del Estado, y el pasar de un esquemadonde se miden insumos -presupuesto- a uno que mideresultados, es la etapa de seguimiento y control, puessólo con un efectivo proceso de seguimiento y controlse puede garantizar que realmente se logren los objeti- vos fundamentales de la estrategia de convenios de gestión. El presente documento establece las normas de con- trol para los convenios de gestión correspondientes alaño 2004, que permitan un efectivo cumplimiento de losconvenios, y por lo tanto, el logro de resultados concre- tos definidos a través de las metas de cada indicador de gestión. 1. Marco Legal• Ley Nº 27170, Ley del Fondo Nacional de Financia- miento de la Actividad Empresarial del Estado y normas modificatorias y reglamentarias. • Directiva de Gestión de las Empresas bajo el ámbi- to de FONAFE para el año 2004 y modificatorias. • Directiva de Formulación y Aprobación del Plan Ope- rativo, Convenio de Gestión y Presupuesto de las em- presas bajo el ámbito de FONAFE para el año 2004. 2. Proceso de Seguimiento y Control de los Con- venios de Gestión. El proceso de Seguimiento y Control de Convenios de Gestión se basa en el análisis y evaluación del resul- tado de los indicadores establecidos en los Conveniosde Gestión. El proceso se inicia con la recepción de la informa- ción proporcionada por la Empresa, la cual es evaluadapor las instancias administrativas de FONAFE, dando como resultado final la determinación del otorgamiento del Bono de Productividad. 2.1 De la remisión de información.En los convenios de gestión se establecen dos con- ceptos: frecuencia de evaluación y frecuencia de repor- te de los indicadores de gestión. La frecuencia de evaluación es la frecuencia con la que se analizará el resultado del indicador, presentado através del reporte final y se comparará con la meta para determinar el porcentaje de cumplimiento del indi- cador. La frecuencia de evaluación es anual. La frecuencia de reporte es la frecuencia con que la Empresa reportará a FONAFE, a través de los reportes de seguimiento , los resultados obtenidos para el indi-cador según la forma de cálculo establecida. Esta fre- cuencia será trimestral. • Generación de reportes de seguimiento. La empresa remitirá un reporte de seguimiento tri- mestral, como máximo dos (2) días útiles posteriores ala fecha de cierre de la información en el Sistema deFONAFE, en el período a reportar. Los reportes de seguimiento constarán de: 1. Un cuadro resumen , generado a través del Siste- ma de Información, que incluya el nivel de cumplimientode todos los indicadores; y 2. Un informe detallado que explique las desviacio- nes respecto a la meta, los acontecimientos relaciona-dos al cumplimiento del Convenio de Gestión, e incluya para los indicadores continuos 1, una hoja de trabajo que explique la aplicación de la forma de cálculo en la obten-ción de los resultados reportados. Los reportes de seguimiento deberán dirigirse a la Dirección Ejecutiva de FONAFE y ser suscritos por el Gerente General o equivalente. • Generación del reporte final. La empresa remitirá un reporte final del cumplimiento de los indicadores de gestión, a más tardar a los 15 díascalendario de presentados a FONAFE los Estados Fi- nancieros Auditados del año 2004. El reporte final constará de: 1. Un cuadro resumen , generado a través del Siste- ma de Información, que incluya el nivel de cumplimientode todos los indicadores del Convenio de Gestión. 2. Un informe detallado que explique las desviacio- nes respecto a la meta, los acontecimientos relaciona-dos al cumplimiento del Convenio de Gestión, e incluyapara los indicadores continuos 2, una hoja de trabajo que explique la aplicación de la forma de cálculo en la obten-ción de los resultados reportados. 3. Un informe elaborado por los Auditores Externos de la empresa, que analice el cumplimiento del Conveniode Gestión 2004. El reporte final deberá dirigirse a la Dirección Ejecu- tiva de FONAFE y ser suscrito por el Gerente General o equivalente. • Reportes de seguimiento y final incompletos. Son considerados bajo esta condición los siguientes reportes: • Los reportes que no cuenten con alguna de las partes conformantes del reporte de seguimiento o final; • Los reportes que no cuenten con la firma del Ge- rente General (o equivalente); o • Los reportes que no presentan los resultados de todos los indicadores. Los reportes incompletos serán observados y consi- derados no recibidos en tanto no se remita la informa-ción completa y se aplicarán las penalidades aplicablesa reportes de seguimiento y reporte final no envia- dos a tiempo. • Reportes de seguimiento no enviados a tiem- po. Se aplicarán las penalidades descritas en el conve- nio. • Reporte final no enviado a tiempo. Uno de los requisitos para que FONAFE autorice el otorgamiento del Bono de Productividad a los trabajado-res es que la Empresa haya entregado el reporte finaldel cumplimiento de los indicadores de gestión a mástardar a los 15 días calendario de presentados a FONA- FE los Estados Financieros Auditados del año 2004. La Empresa podrá hacer uso de un plazo adicional de 15 días calendario para cumplir con la entrega del 1Explicado en el numeral 2.3.1. 2Explicado en el numeral 2.3.1.